会议空间的智能化管理

真视通

随着信息技术和多媒体技术的飞速发展，以音频、视频和数据为信息载体的多媒体会议已经成为企业加强沟通协作，提高工作效率的一种重要方式。会议空间则是多媒体会议得以顺利召开的基础设施。

会议空间（conference space）指的是可以召开会议的场所及其技术支撑系统，包括会议室，报告厅，多功能厅，礼堂，以及近年来比较流行的huddle room等。

会议空间类型众多，其技术复杂性和需求多样性也在日益增加，因此，需要一套会议空间管理平台（CSMP，conference space management platform，下文简称会管）对其进行统一的管理。根据多年的会管业务实践，笔者认为：会议空间的管理，应该是以会管为核心，以会议流程为主线，以灵活、高效、智能为目标的一体化（软件+硬件）解决方案。

会议空间的智能化管理

会议是企业的一种组织活动，有其特定的流程和规范，因此，会议空间的管理应遵循会议的通用流程，下文将基于会议流程中前后关联的各个阶段，论述在会管的统一调度下，是如何进行会议空间的智能化管理的。鉴于会议室是最常见的一种会议空间类型，以下论述将以会议室为例。

在论述之前，先介绍一下会管的硬件辅助设备（受会管的控制，是会管功能的延伸），典型的有两种，本文称之为“一屏一板”。

一屏，指的是会议信息显示屏（下文简称CID，conference information display），通常置于会议室门口，也可以根据需要置于楼层的电梯口或大堂。除了显示信息，CID也支持触控交互操作。

一板，指的是会议管理面板（下文简称CMP，conference management panel），通常置于会议桌上，或嵌入会议室的墙面。

一屏一板的功能，将在下文的论述中逐一说明。

以下就按照会议的通用流程，对基于会管的会议空间管理进行阐述。流程示意图如下所示：

1.会前阶段

会议预约

预约会议前通常需要查询可用的会议室资源，会管可以图形化地展示所有会议室在任意时段的占用/空闲状态，并提供预约入口，一键预约空闲的会议室。

在实现方式上，既可以在会管（web界面或APP界面）里进行资源查询和会议预约，也可以在会议室门口的CID上预订该会议室（轻触屏幕，点击完成）。

会议通知

会议通知应有多种可选方式，既要支持邮件，短信和APP消息，也应支持和企业已有的办公系统集成，实现定制化的通知方式，如OA，企业微信，钉钉等的消息推送。

会议指引

会议开始前，会管的会议指引功能可以協助与会人有序参会，帮助企业维持良好的参会秩序。会议指引功能是通过CID实现的：

？电梯口或大堂的CID可以显示该层或该楼所有会议室当天的会议安排。

？会议室门口的CID可以展示该会议室当天的所有会议日程，并且标识其当前的状态（占用/空闲/即将使用），一般是用CID上醒目的实时更新的有色灯带来标识。

会议签到

会议的签到管理是会议流程规范化的一个重要环节，传统的纸质签到存在不少弊端，比如，填写繁琐，易丢失，不易辨认，不易统计，漏签，代签等，因此，电子化签到是一个必然的趋势。

利用会管即可实现电子化签到及统计。参会人员可以用APP扫描CID上的二维码进行签到。会管也可以和人脸识别系统，语音识别系统或门禁系统对接，实现更加智能的会议准入和签到。

2.启会阶段

对于使用模式相对固定的会议室，无人值守的自动启会将会极大地减少管理员的工作量，降低误操作概率。通过会管的会议预约设置，当会议开始时间到达时（或提前预设的时间间隔），可以实现对会议室的自动操作，比如，打开会议室的系统电源，开启投影机，调用预设的中控模式等。

3.会中阶段

会议期间，会管可以在一个界面上管控所有会议室的会议相关设备，实现了远程集中管控。当会议涉及多间分布在不同楼层的会议室时，这种远程集控功能就显得尤为便捷，管理员只需一台联网的电脑，足不出户，即可轻松管控企业的所有会议室。

此外，置于会议室内的CMP（也可称之为会议伴侣，是一种受会管控制的平板触控设备）也可协助会议室管理员轻松完成会议保障工作，CMP主要具备如下功能：

？一键式会议操作，如：入会，掉线重连，申请发言，点对点呼叫等。

？一键式中控操作，如：开启设备，切换中控模式等。

？一键式服务呼叫，如：呼叫会议服务（有服务明细项可选），一键报修等。

对于有会议服务人员的单位，可以在会服人员等候间配备一块显示屏，实时显示CMP推送过来的会议服务呼叫信息，以便会服人员提供及时、准确的会议服务。

CMP支持语音识别，可以根据会议室管理员的语音指令执行相应的操作。

4.会后阶段

在会议室的实际使用中，难免会出现会议提前结束或临时取消（会议预约成功后会议取消，但未在会管里执行取消操作）的情况，这些情况都会使会议室空置，造成资源的浪费。为了解决这一问题，会管可以集成智能感知设备（比如红外感知），当会议室里无人达到一定时间（比如15分钟，可以设置）后，自动释放会议室资源，提高了会议室的利用率。

会议室在一段时期内的使用情况，是很有价值的数据，可以帮助企业管理人员评估使用现状，并做出改进的决策。每次会议结束后，会管都会自动生成定制的会议统计图表，可以自动（即时或定期）发送至指定的邮箱。

上文以会议室为例，简要描述了基于会议流程的会议空间智能化管理，具体的技术实现，本文不做详细阐述。

总结

随着IT、AI技术和产品的发展，会管必将和更多的IT系统、智能化系统进行整合，不断改善会议空间的使用体验。由此可见，实现会议空间的智能化管理，是会管的重要设计目标之一，可以极大地提升企业的信息化管理水平。

综上所述，基于会管的后台驱动和调度，会议空间的功能可以灵活组合，按需配置。因此，同一个会议空间只需通过软件的配置，即可适用不同的应用场景，相当于在不同的会议空间类型间平滑切换，这种全新的理念可以称之为软件定义的会议空间或软件定义的会议室，即SDCS或SDCR（software defined conference space或software defined conference room），这也是多媒体会议管理的一个发展趋势。