关于办公室工作精细化管理的探讨

摘 要 随着科学技术的快速发展，企业科学管理、创新管理步伐加快，规范化、精细化管理对企业提升办公室管理质量具有较大促进作用，不仅能够降低管理成本，促使办公室管理达到预期目标，对于个人来说精细化管理的实施，也利于养成自我管理的良好行为习惯对于个人工作效率的提高也有重要意义。因此，本文介绍了办公室管理的特点以及精细化管理视角下的办公室管理的必要性，分析了办公室管理质量存在一些问题，同时提出了精细化管理视角下办公室管理的策略，以期提高办公室工作的效率和质量。

关键词 办公室工作;精细化;管理;分析

1 办公室管理特点

1.1 约束性与规范性

办公室管理在通过实施严格的规章制度达到预期目标，确保管理工作顺利实施。主要是规章制度起到约束与规范的作用，能够规范管理人员的行为，从而提升管理效率，以此适应企业发展需求。

1.2 政治性与原则性

办公室管理工作要求管理人员在管理期间应遵循一定原则，并且应具有较高的政治观念，只有这样才能使管理工作向正确的方向发展，才能提高其责任感与使命感，并且注重自身知识积累与综合素质的提升。

1.3 无私性与连接性

因为管理的目标主要是以企业利益为重，所以工作人员在此基础上应遵循廉洁自律、公私分明原则，才能够提高办公室管理效率。因此办公室管理具有无私性与连接性特点，需要管理人员提升自身思想觉悟，抵御各种利益诱惑，这对办公室管理质量的提升具有较大促进作用。

1.4 服务性与奉献性

办公室工作人员具有重要的服务属性，服务领导、服务企业、服务其他部门等，办公室工作管理处于承上启下、上传下达、沟通协调、枢纽桥梁、综合性的“窗口”， 既要方方面面、全方位、开放型、处理好关系，又要适应工作的千头万绪，把握好轻重缓急，做到不遗漏、不误事，出成绩时大家可能都是无名英雄，坚守岗位积极奉献以更高标准、更高要求，更好地做好办公室工作[1]。

2 精细化管理视角下的办公室管理的必要性

在精细化管理视角下，办公室管理是企业发展过程中的重要部分，这在一定程度上体现了企业科学发展理念。从微观角度分析，办公室管理应当端正管理态度，细化管理过程。这不仅仅是一种管理理念，也是健全企业文化一部分。企业办公室管理规范化、精细化以及个性化管理对企业提升办公室管理质量具有较大促进作用，不仅能够降低管理成本，提高工作人员工作效率，并且通过管理化结构、精细化结构、个性化层次三层管理模式相互制约与补充，使管理效率与质量得到提高。除此之外，通过不断学习实践细化管理内容，为构建规范、高效的管理机制与体系，落实企业持续发展观念，实现办公室管理质量的提升，这对企业未来发展具有一定重要性。

3 精细化管理视角下办公室管理存在的问题

3.1 权责不统一

一些企业在办公室管理的过程中，会出现权责不统一问题，致使在管理期间产生冲突，主要因为管理人员责任意识偏低，在解决管理问题的过程中，很难寻找到有效的管理方法，只是将管理问题汇报上级。此外，不同部门之间没有高效的沟通与交流，并未明确办公室管理人员自身工作范围，导致岗位职责无法确定，以至于出现互相推诿现象，从而难以提高办公室管理质量。

3.2 对办公室管理认识不足

我国较多企业在办公室管理的过程中，将重心放在提高质量方面，在一定程度上忽略了工作人员自身管理水平，并且对管理具体内容认识不足，导致管理质量无法得到有效提升。此外，一些管理人员以消极心态面对管理工作，对管理中的一些问题与要求很难以积极心态解决，导致在管理期间懒散情况的发生，不但阻碍了办公室管理顺利实施，而且对整个企业的发展产生较大影响。

3.3 管理意识偏低

在办公室管理的过程中，一些管理人员管理意识有待提升，主要体现在很难实施一些管理制度，即便实施，力度也无法达到要求，其主要原因便是管理人员管理意识普遍较低，管理者普遍认为，办公室管理只需将日常工作做好即可，从而在工作中存在懒散行为，导致管理期间出现不同问题，严重影响不同部门之间的正常沟通与交流[2]。

3.4 管理制度不完善

管理是严格的“爱”，对提高办公室精细化管理质量具有较大促进作用。然而，在实际管理中企业管理制度不完善，会导致管理效率无法得到有效提升，致使面对管理问题很难将责任具体到人，同时奖罚制度不明确，这在一定程度上降低了管理工作人员的工作积极性。

4 精细化管理视角下办公室管理策略分析

4.1 制度化推动精细化

企业应在精细化管理的基础上提升管理水平，落实精细化思想，以此使管理人员从思想上认识到管理的重要性，这也需要以科学的制度管理作为保障。此外，在办公室管理的过程中，还应定期或不定期分析与总结日常管理经验，并形成一套规范化的工作制度，这对提高办公室管理人员精细化水平具有较大的促进作用，比如在办公室会议管理的过程中，需要将会议目的、会议申请以及意义等环节归纳成一套会议管理体系，为后续会议管理质量的提高奠定良好的基础。

4.2 强化协同意识，应用流程与标准化理论

我国企业办公室管理需要不同部门之间良好的协同与配合，只有这样才能实现办公室精细化管理，对此，需要各部門工作人员具有较高的协同化意识，并且在此基础上注重投入与产出关系，同时严格控制管理成本，以此确保办公室精细化管理工作效率与质量。此外，还应将精细化管理理念融入管理中，并对不同管理工作进行合理的分解，对分解后工作顺序实施梳理，确保不同工作环节之间的衔接性。

4.3 完善企业文化大力培育精细化文化

企业文化是企业发展过程中较为重要的部分，能够提高工作人员的积极性，并增强其归属感，因此进行办公室管理工作时应该融入文化建设，开展相关文化活动，宣传办公室管理精神，并通过会议、年会的方式对管理价值观念进行充分解读和宣传，从而提高工作人员的归属感与凝聚力。办公室精细化管理氛围，能够带动每一个人对于工作的精细化要求。反过来，每一个人都按精细化管理对自己要求，形成一种良好风尚，也将大力促成整个办公室管理的精细化，同时对于个人职业生涯和规划具有积极效应。办公室精细化与个人精细化互为促进。

4.4 构建岗位目标责任制度

在办公室管理的过程中，首先需要明确管理责任与目标，构建岗位目标责任制度，对工作任务制定严格的标准，使工作人员在日常工作中根据标准进行管理。对于一些程序化较强的工作，应当界定工作责任与目标，使每个工作环节责任落实到人，同时对工作目标实施总结，以此使办公室管理模式更加细化。

4.5 應用办公室自动化系统

当前，科学技术日新月异，互联网不断发展，企业要想提高办公室精细化管理质量，应当应用办公室自动化管理系统。此外，办公室精细化管理的主要目标是明确工作责任，通过规范化管理，将成本控制在一定范围内，以此实现企业经济效益。根据企业实际发展情况，在对办公室职能分配的过程中应根据不同特点，赋予办公室在企业中的枢纽角色。除此之外，将信息技术应用到办公室管理中，能够使各种信息及时传递，并且可将烦琐的管理工作难度降低，为办公室管理质量的提升奠定良好的基础。

4.6 量化管理科目

我国企业在进行办公室管理的过程中，实效性与延续性很难较好实现，处于一种模糊状态。办公室管理人员在管理期间，一般情况下根据自身经验管理，在一定程度上对管理量化不够重视，很难使管理科目进行有效量化。为此，首先需要改革传统管理模式，再对管理科目进行实时性量化，同时详细划分管理任务，以此为管理精细化和管理质量的提高提供依据。在办公室管理的过程中，相关部门应当有效配合，并对工作流程实施革新与优化，从而提升办公室管理水平。

此外，因办公室管理具有较高的针对性，在实际管理的过程中，首先明确岗位职责，对临时管理任务需要指派专业管理人员负责，这在较大程度上能够确保办公室管理工作的有序进行，以此为办公室管理质量的提升奠定良好的基础，这对企业整体管理效率的提高具有较大促进作用。

5 结束语

综上所述，我国企业在精细化管理背景下，办公室管理存在一些问题，为此需要构建合理的岗位目标责任制度，并且在此基础上实现办公室自动化管理。同时，还应提高办公管理人员服务模式意识，形成浓郁积极氛围，细化管理内容，最大程度保障企业高效运转，同步实现个人价值。这在较大程度上能够确保企业正常运行。此外，管理人员还应认识到提升办公室管理质量对企业未来发展的重要性，逐步使管理模式向精细化管理方向发展，只有这样才能提升办公室管理效率与质量，为企业未来发展奠定良好的基础。

参考文献

[1] 许研.浅议精细化管理在办公室内务工作中的应用[J].现代经济信息，2019（30）：111.

[2] 王文栋.浅析国有企业办公室工作的精细化管理[J].商情，2019 （2）：155.

作者简介：

龚海丹（1991-），女，广西兴安人;学历：本科，职称：助理政工师，现就职单位：资源县水利电业有限公司，研究方向：文秘。