国有企业办公室文秘的能力素养要求与提升路径

摘 要：辦公室是国有企业的重要部门，其承担着内部协调、外部对接、公文发布等众多职能，是整个企业稳定运行的神经中枢。办公室文秘，是承担国有企业内外对接、上传下达工作的重要岗位，其主要工作内容涉及公文写作、宣传报道、总结汇报、综合管理等多个方面，故而其能力素养要求应包括学习研究能力、沟通协调能力、保密管理能力等几个方面。因此，国有企业办公室文秘应当加强理论学习，注重实践运用;收集处理信息，合理运用工具;掌握公文规律，提高写作质量，以不断提升综合素质，以期为企业的健康发展提供强有力的支撑。

关键词：国有企业;办公室;文秘工作;能力要求

随着我国经济进入新常态，国有企业的发展也面临着越来越多的市场挑战，对于人才的素质和能力要求越来越高。办公室是国有企业的重要部门，其承担着内部协调、外部对接、公文发布等众多职能，是整个企业稳定运行的神经中枢。办公室文秘，作为承担办公室职能的重要岗位，既要关注领导干部的工作安排，又要对内、对外开展良好的互动沟通，还要注重相关信息和资源的保密性，是一个对个人综合素质与能力要求较高的工作岗位。在国有企业集团化和股份制改革的背景下，企业往往拥有较多的业务板块，开展内外部沟通的工作也逐渐增多，亦对办公室文秘的能力提出了新的要求。只有立足于办公室文秘的工作内容，掌握其核心的能力和素养，不断提升自身的专业水平和综合素质，才能够更好地服务于企业，以促进国有企业的高质量发展。

一、国有企业办公室文秘的主要工作内容

（一）公文写作与管理

公文是国有企业内部进行正式沟通的重要形式，办公室文秘不仅要对上级公文依照程序下发，而且还要组织撰写企业内部公文。其中要求最高的撰写公文，在公文写作过程中，办公室文秘不仅要从企业的全局出发，全面地表达通知、文件的内容，还要兼顾政策、法规、上级文件的一致性。此外，办公室文秘还要管理各类公文。根据公文的类别、项目、时间，对公文进行整理和归档，以保障所有公文可追溯、可检索[1]。

（二）宣传报道

宣传工作是国有企业行政管理的重要内容，其目的在于准确地传达上级政策，宣传企业的文化和管理动作，凝聚全体员工的思想，提升企业的品牌影响力。办公室文秘是宣传报道的主要参与人员，其不仅要参与到宣传内容的采写、拍摄、编辑等工作，还需要对企业的相关宣传平台进行维护。尤其是随着新媒体的发展，越来越多的国有企业开通了微信公众号、官方微博等相关账号，在新媒体宣传中，办公室文秘需要紧紧围绕公司的相关政策和新闻进行内容编写，通过一定的活动与互动开展新媒体运营，以提升企业整体的品牌传播。

（三）总结汇报

办公室文秘的工作与企业领导干部的工作安排密切相关，领导干部的定期综合性总结汇报材料往往需要文秘进行起草和编写。总结汇报的材料一般涉及到企业整体的运行情况，因此，办公室文秘需要立足于企业的发展实际，对企业整体各个板块、各个部门的经营情况进行整体梳理和统筹，尽可能地展现企业的经营成果，并对下一步工作安排进行展望。如企业的年度经营汇报工作，往往是由办公室作为统筹部门，人力资源部、财务部、战略发展部等主要职能部门作为参与部门展开工作的。在这一过程中，办公室文秘不仅要对整体工作进行安排，还需要深入了解各个部门的工作内容，开展跨部门的协同合作，以提升报告的质量。

（四）综合管理

除了公文写作、宣传报道和总结汇报之外，办公室文秘还要承担一定的综合管理工作。其包含了公司公文系统维护、IT设备管理、会议安排、会议室管理、办公采购管理等多个方面。综合管理工作要求办公室文秘能够对具体的工作流程和细节进行把控，站在公司整体角度，从公司利益出发，做出合理化的安排[2]。在这一过程中，涉及到资源分配、行政审批等相关事项，需要协调多个方面的利益，在企业的相关管理规则之下，有序开展工作。

二、国有企业对办公室文秘的能力素养要求

（一）学习研究素养

办公室秘书主要职责是协助领导工作，因此其需要更广的视野和更高的站位，要从全局出发，做好领导的帮手。在企业经营中，领导往往有众多需要处理的公务，也有众多需要进行内外部联系的事项，办公室秘书需要准确获取领导的相关工作内容，协助其开展材料处理、公文撰写、沟通联系等工作。由于办公室文秘所学专业往往是文学类、经管类专业，如果不进行深入的学习研究，难以把握企业管理的各个方面，对于企业的相关政策、文件也需要通过不断学习，提升认知。因此，对于办公室文秘而言，学习研究能力是一项重要的能力，办公室文秘需要站在领导的角度思考问题，要能够对企业的发展进行全局性把握，只有这样，才能做好领导的助手和参谋，辅助领导进行决策。

（二）沟通协调能力

办公室作为国有企业的中枢部门，承担着信息内外部流通、上传下达的重要任务。在我国国有企业不断发展壮大的背景下，集团公司会存在总部领导机关、分公司领导机关、支公司领导机关等多级管控的组织架构，信息的互动与沟通对于企业工作的开展至关重要[3]。在这一过程中，办公室文秘就需要注重发挥自身的信息优势，在沟通协调方面不断提升自身的能力。在外部沟通方面，其需要掌握沟通规律，注重宣传自身的业绩和成果，树立起良好的企业形象和品牌;在内部沟通中，应当做好上传下达，对下级组织能够准确传达相关文件和政策精神，对上级组织能够实时反映相关基层动态，保障企业内部上下齐心，共同发展。

（三）保密管理素养

办公室是信息的集中区，办公室文秘往往会掌握众多企业内部的信息或者保密信息，这对于办公室文秘的保密管理能力提出了较高的要求[4]。在工作中，办公室文秘往往知道较多的企业内部管理信息，因此，其应关注企业的保密制度，不断提升自身的职业道德，对于应当保密的内容，做到“守口如瓶”，坚决不说。对于一些涉及保密的文件、资料，应当严格按照相关保密制度，进行加密与存档处理，杜绝各类泄密事故的发生。

三、国有企业办公室文秘素养的提升路径

（一）加强理论学习，注重实践运用

为了进一步做好领导的好帮手、好参谋，更好地服务于企业发展，办公室文秘应当加强理论学习，从政治理论、专业理论、调研素养等方面着手，全面提升自身的知识水平和服务能力。在政治理论上，应当牢牢抓住党和国家的政策方针，对企业内部的相关学习材料和案例进行深入学习，明确企业的总体发展规划、发展愿景，在公文写作和汇报总结中，注重通过党和国家的政策理论工具指导实践，以更高的政治站位服务企业发展。在专业理论上，应当进一步增加企业主营业务方面的相关知识储备，对企业的具体业务过程和专业领域深入了解，在内外部沟通与公文写作中积累相关的知识和经验，从而实现“站在领导的角度”对企业的经营与发展提出自身的建议，辅助领导决策[5]。除了理论学习之外，还需要注重实践与调研能力提升，因为只有通过深入基层的调查研究，才能发现企业存在的问题，不断改善管理制度，才能真正实现企业的高质量发展。

（二）收集处理信息，合理运用工具

当今社会是一个信息化的社会，越来越多的信息通过各种途径传播，信息化的技术和工具层出不穷。办公室秘书作为统筹全局的管理人员，应当不断增强自身收集信息、处理信息、运用信息化工具的能力，充分借用现代化新兴技术的力量，提升企业的管理水平。在收集信息方面，应当对国家的政策方针、行业的前沿动态、标杆企业的管理动作、企业内部的管理实践等进行有意识的学习和整理，站在管理者的角度收集信息，保持对政策与市场的敏锐度，从而为企业的相关管理决策提供参考。在信息处理方面，办公室文秘应当具备高质量的信息处理能力，对报纸、杂志、网络媒体等多元化的信息“去伪存真”，提取其中的关键信息进行解读，根据企业内部管理情况，输出相关的研究报告、政策解读、发展建议等相关成果。在信息化工具的使用上，办公室文秘应当在学好用好office办公软件、专业办公软件的基础上，不断加强对数据化、可视化数据的学习和使用，例如通过检索工具提高内容检索的精准度，通过数据库工具开展内部档案的电子化管理，通过移动办公工具提高流程审批效率等[6]。

（三）掌握公文规律，提高写作质量

公文写作与报告撰写是办公室文秘的基本职责，也是对个人综合能力要求较高的工作内容。在公文写作能力的提升上，应当通过不断学习相关知识，掌握公文写作的规律，在行文风格上，不断提高写作的准确性、凝练性。一方面，应当不断提升自身的写作能力和表达技巧，通过适当的文字和语言，表达相关的观点、通知和意见，准确传达相关内容;另一方面，应当杜绝“假大空”的公文，追求凝练简洁的公文语言，通过接地气的表达方式，全面客观地进行分析与論证，使相关公文内容实事求是、有针对性[7]。除此之外，公文写作与表达的重要目的在于分析问题和解决问题，因此，应当在写作过程中，注重客观分析与论证，提出有利于企业发展的新思路、新理念、新动作，在党和国家政策的引领下，为企业高质量发展带来新活力。

参考文献

[1] 宁赞桥.浅析新形势下国有企业办公室秘书的职业要求[J].办公室业务，2012（23）：6-7.

[2] 王涛.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展[J].山东社会科学，2015（S2）：193-194.

[3] 陈育芳.浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养[J].太原城市职业技术学院学报，2012（10）：14-15.

[4] 费勇军.浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径[J].山西经济管理干部学院学报，2020（1）：7-10.

[5] 吴俊.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展的研讨[J].现代企业文化，2019（5）：119-120.

[6] 高驰.提高办公室文秘工作质量刍议[J].现代企业文化，2019（8）：117-118.

[7] 周燕萍.探讨办公室文秘工作效率的提高策略[J].智库时代，2019（25）：269-270.

作者简介：盛铭（1987- ），女，土家族，湖南常人，中级经济师，硕士，研究方向：教育人力资源管理、办公室业务。