试论文书档案电子信息化管理与实践

摘 要：传统意义上的文书档案管理，一般以实质载体为主，受到地域、时空的限制，给档案的实体管理造成困扰的同时，也难以发挥对其有效利用的功能。伴随着计算机与信息技术的不断发展，文书档案的电子化、信息化、智能化将会充分适应现代社会的发展进而取代传统管理模式。本文在分析传统纸质文档管理与电子信息化文档管理特点基础上，结合自身工作实际提出文书档案管理电子信息化的具体举措，推进文档电子信息化。

关键词：文书档案;档案管理;电子信息化;有效举措

文书档案管理作为单位档案管理工作的常见形式，是各类档案管理中数量较多的一种。例如，宋庆龄陵园管理处是一个具有一定规模的公益类事业单位，是全国爱国主义教育示范基地和全国红色旅游经典景区。在日常管理工作中形成了请示、报告、会议纪要、通知、通报、大事记、创评材料、年度总结、简报等一系列文书档案。在传统纸质文书的人为管理模式下，程序复杂，管理和查阅流程繁琐，不利于提高工作效率，给管理、利用档案带来不便。同时，受到人力因素的影响，还可能导致文书档案在日常管理工作中丢失、污损、毁坏。在信息技术高速发展的背景下，文书档案管理也需充分吸收先进科学技术带来的管理优势，与时俱进，不断提升文书档案管理的效率和质量。

1 传统文书档案管理之不足

1.1 人工管理和查阅耗时耗力

传统意义上的人工管理方式，都是依靠人力来进行文书档案收集、分类 、编目、存储等操作。随着信息技术的发展，这种管理模式的弊端越来越明显。现以宋庆龄陵园为例展开。一是工作量大。每周的例会的记录、纪要，每月的大事记，各类通知、通告、主要工作任务材料，以及每年数以百计的信息稿件。文书数量繁多，在管理过程中或多或少会造成档案归类错误。二是归类标准把握难度大。同一个会议涉及多项重点工作内容，是以项目分类还是以会议性质分类，都难以将其纳入合适的档案范围。三是在进行查阅的时候会耗费大量精力。由于纸质文书分门别类后，没有统一的目录，即使建立统一的目录，一行一行查找费时费力。四是工作效率低。文书档案作为珍贵的资料文件，有很高的参考和使用价值，每天都会有大量的浏览量和查阅量，这都要耗费大量精力去获取文书档案资料。

1.2 档案资源浪费和损坏现象不可避免

一般的文书档案，尤其是珍贵的文书档案，通常情况下只有一份原稿，这就对文书档案的管理提出了严格的要求。一是同时借阅相同文档的矛盾突出。有些资料，尤其是重要资料各个部门的每个人都有借阅需求，这个时候就会给借阅管理工作带来难度，造成多人同时借用一份文书档案的情况。二是档案被借阅后未按时归还，影响后续借阅造成管理矛盾，影响档案的利用率。关键的问题是，多人频繁对同一份文书档案进行借阅使用，损坏率会随之增加，一旦损坏，造成的后果是不可逆转的，损失将会难以估量。三是传统文书档案，特别是纸质版的文书档案，其耐久性受到造纸原料的质量、植物纤维原料的化学成分和纸张生产过程等因素的影响。另外，自然环境的影响也比较大，传统管理模式对环境具有一定的要求，档案库房的建设都有严格要求。要防光、防潮、防火、防虫、防霉菌，甚至要防有害气体和灰尘。人员的频繁进出，对库房的温度、湿度等存在直接影响，进而也影响纸质的变化。

1.3 管理程序繁杂

传统的文书档案管理模式，涉及的领域和部门也比较多，需要专门的管理人员进行分类存放、审核和编目，工作量繁重，给文书档案管理带来较大的难度。借阅文书档案需要一整套完备的借阅归还手续，需要管理人员进行详细的借阅、归还登记。除此之外，各类文书档案的类别繁多，文书档案形式有很多种，需要定期对档案进行盘库，档案出入台账与库存实物的账目一致。

2 档案电子信息化管理之优势

2.1 促成了办公效率的有效提升

文书档案电子信息化管理，充分利用了计算机信息系统在文字信息处理方面数字化、智能化的强大优势，尤其是对声像等信息资源的处理保存的优越性体现更加显明。利用电子信息技术进行文书档案管理以后，文书档案的管理、借阅、利用、储存变得集约高效。同时也有效解决文书档案管理人力不足的问题，极大的提高相关部门的工作效率，最大化发挥文书档案的利用价值。

2.2 满足了信息共享的有效需求

在传统的文书档案管理时期，单位进行文件资料的信息共享非常不便，造成了大量的档案信息搁置，既浪费档案资源，也给文件信息的查找带来了难度。信息化技术通过档案资料和信息载体的有效分离，易于通过电子信息化实现档案资料的传递和共享，提升了文书档案管理的利用效率，避免了传统文书档案管理在时间和空间上的局限性。同时可以通过分析、归纳和总结，尤其是对同一文档可以建立多关键词分类整理，智能化提升对文档的多方位有效共享需求。

2.3 节约资源，有效推动无纸化办公

无纸化办公以信息科学技术为基础，以计算机技术为载体的现代信息科学技术发展进步的产物。通过网上借阅，不提供纸质档案，减少甚至杜绝了文书档案的损坏、污染和遗失，通过一个用户名、一个密码，进行用户管理，轻松完成借阅、归还，不用频繁复印。结合大数据分析，文档管理走向自动化、数据化、智能化，有效节约人力、财力和物力资源，有效整合档案资源，有效提升办公效率。特殊时期更有利于充分发挥无纸化办公的功能优势，也更需要无纸化办公的优越性。

2.4 更有利于传统纸质文档保存的需要

同纸质版的文书档案管理相比，实现电子化档案管理的优势一是可以为纸质版的文书档案创造安全、可靠、稳定的储存环境，减少人员进出，温湿度稳定保持在有效区间。二是文书档案实现信息化的存储和利用，档案管理人员和借阅人员都可以通过光盘、优盘、硬盘等介质实现文书档案的数据共享，具备了传递迅速、存储方便、稳定性强的特点。

2.5 有效杜绝了安全传递风险

文书档案最重要的意义在于利用，利用就涉及你手我手大家手，但是又很难确保你守我守大家守。以档案管理人员和借阅人员管理使用不慎，造成档案资料传递使用过程中丢失损坏的情况也偶有发生。在传递过程中，时效性会受到影响，甚至会受到天气的影响以及路途不确定隐患影响，易于发生丢失损坏的情况。电子信息化技术的利用，就是针对传统文书档案的弊端改进的最好武器。通过电子文件的信息傳递，在增强了文书档案资料的安全性的同时，还提高了档案资料传递的时效性。

3 档案电子信息化管理重要举措

3.1 积极转变观念，树牢信息化管理意识

随着计算机技术及信息化处理技术的不断发展，档案管理的新理念也不断涌现。在此基础上，文书档案管理也应积极转变观念，顺应时代发展，突破传统文书档案管理的局限性。宋庆龄陵园的特殊地位，使得一些传统文书档案保护同样也很重要，不断转变传统的档案管理思想，充分认识到信息化技术对于传统文书档案的保护作用和对档案管理的极大促进作用和重要意义，树牢信息化管理意识，推动文书档案管理的电子信息化。

3.2 建设信息平台，积极开发档案管理软件

实现文书档案管理的电子信息化，离不开科学的档案管理软件。档案管理电子信息化的运用，加强文书档案信息化管理的资金投入，从思想层面和物质层面给与大力支持。宋庆龄陵园专门开发了OA综合管理网络平台，引入上海中信公司的“光典档案信息资源管理软件”。将档案收集、整理、存储、传递、保密、查询、借阅等涵盖其中，实现文书档案管理功能的全覆盖，满足单位文书档案管理的全方面的需要。通过光典档案软件平台调用电子档案，实现了无纸化办公，实现了管理水平和管理效率的双层提升，促进文书档案管理人员工作效率的提升。

3.3 强化学习培训，提高涉档人员信息专业化水平

提高涉档人员的信息专业化水平，需要注重对文书档案管理人员的培训。宋庆龄陵园采取了多层次分类别的形式进行培训。一是对专业文书档案管理人员进行综合性培训和指导，学习新型电子信息化知识理念，掌握包括计算机信息系统在内的信息设备操作方式，确保熟练掌握文书档案管理电子信息化规程。比如针对“光典档案信息资源管理软件”各个模块全面培训;二是对各部门档案兼职人员进行针对性专项培训，主要是收集档案、整理档案、利用档案模块的培训;三是对全体人员的培训，主要是利用档案模块的培训，使档案管理软件充分发挥作用。通过多层次分类别的培训，让档案管理人员真正意识到规范化、信息化管理的意义，也让全体人员参与其中，确保在实际工作中遵循电子信息化操作流程。

3.4 注重安全意识，做好信息系统的安全管理

文书档案的电子信息化管理需要管理人员建立起强烈的网络安全意识。当今的互联网世界，网络安全存在很多的不确定因素和不安全因素，各种病毒、木马软件会对管理平台造成影响，从而造成文件的丢失损坏。另外文书档案多数是具备保密要求的文件资料，要确保在进行网络传递的过程中的保密工作，不被窃取。管理人员要树立起网络安全意识，构建起囊括科学性、技术性、保密性于一体的管理工作流程，使文书档案管理的文件资料独立于互联网，设置物理隔离层，建立起信息安全保密的防火墙，实现文书档案管理的信息安全。

4 结束语

信息化的提高已经成为社会发展进步的重要标志，各行各业都在贯彻实施信息化战略。档案事业发展也必须主动适应时代潮流，搭上信息化快车，加快现代化步伐。档案电子信息化管理的推进，给文书档案管理工作提供了方便快捷的工作方式，同时也带来了挑战。在机遇和挑战并存的时代，采取科学的管理模式，提高文书档案管理人员的综合素质，锻炼一批掌握网络电子信息化技术的高水平管理人员，不断创新文书档案管理模式，不断提高文书档案管理质量，实现电子信息化技术和文书档案管理的紧密结合，以顺应时代的发展。

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作者简介

韦青松（1976-），女，汉，江苏，大学本科，助理馆员，研究方向：档案管理。