数字化技术在事业单位档案管理工作中的运用研讨

李宏

摘 要：随着我国进入到信息化时代，信息技术和通信技术都得到了快速的发展，数字化技术也在档案管理工作当中得到了有效的应用。事业单位在开展档案管理工作时，也需要能够有效地适应数字化时代的发展趋势，提升自身的信息化建设水平。本文针对数字化技术在事业单位档案管理工作中的运用进行分析，介绍了数字化技术的特点，探讨了数字化技术了在事业档案管理工作当中的重要作用，并提出具体的应用对策，希望能够为相关工作人员起到一些参考作用。

关键词：事业单位;档案;数字化管理

事业单位的档案管理工作对于其相关工作的开展以及单位组织的构建等都具有十分重要的作用，也是对事业单位人员调动和信息保存的一项重要手段。无论任何一个单位和组织，在具体的发展过程当中都需要完善自身的档案管理工作，并结合不同事业单位自身的发展需求来有效的制定出相关档案管理工作的策略，将数字化技术充分地应用于档案管理工作当中。而在事业单位的各项工作开展过程当中，档案管理工作是一项重要的基础，可以为其他工作的开展提供重要的依据。而通过应用数字化技术来开展档案管理工作，可以有效的提升档案资料的检索效率，而且还能够节省档案的存储空间。因此，事业单位在新时代背景下需要加强对数字化技术的有效应用，并构建数字化档案，以此来解决自身在档案管理工作当中所存在的相关问题，确保档案管理工作的有效开展[1]。

1 数字化技术的特点

数字化技术是计算机技术和信息技术的重要基础，在各个领域当中都具有十分广泛的应用，而且还具有独特的优势和特点，因此对于提升社会的生产力也具有重要的意义。数字化技术在其应用中所具有的特点，具体表现在以下几个方面。首先来说，数字化技术所采用的载体具有虚拟化的特征，其主要通过相关的信号来对信息进行储存和加工，并有效地进行传输。而对于这些信号，其所存在的载体往往为一些具有较大容量的计算机内存，可以通过相关的服务器和光盘等来有效的进行储存。对于这些数据信息我们无法直接进行感知，需要借助计算机等相关媒体来有效的进行查阅。所以对于相关的信息用户来说，数字化技术具有虚拟化的特点。其次，其对于信息具有快速处理能力。数字化技术不仅具有虚拟化的特征，而且还能够高速的处理相关信息，并对其进行有效的传输，对于统一特征的信息可以以较快的速度来进行具体的筛选和整合，再通过相关的网络技术来实现信息数据的有效传输，这与档案管理信息化发展的相关要求相符合。而通过借助相关的平台，还能够使信息采用多元化的方式来进行传输，从而进一步的实现信息共享[2]。

2 数字化档案管理分析

1）数字化档案管理的意义。档案管理的数字化建设具体来说，是通过电子形式的文档来有效地替换传统的纸张材质文件，对于档案进行记录时也由原本的人工录入方式逐渐的转变为计算机录入，从而统一和标准地对档案进行管理。而对于相关的图像、视频等数据信息，也可以采用由1和0所组成的数码序列来进行具体的记录，并将其在存储磁盘当中进行刻录。通过数字化档案管理可以有效的促进事业单位的档案管理工作开展，这也是档案管理工作的一种全新发展形式。

2）数字化档案管理现状。在事业单位的档案管理工作当中，由于缺少相关的现代化管理工具，进而导致自身管理效率较低。具体来说，目前虽然多数事业单位都在不断的完善自身的数字化管理模式，也对数字化档案管理系统的建设加大了重视，但在具体的管理过程当中没有得到有效的规范，往往缺少相关的计算机设备和软件，进而导致数字化档案管理工作无法得到有效的开展。这也使得一些事业单位虽然已经树立起了数字化管理理念，但缺少相关的硬件设施配合，因此无法有效的提升管理工作的效率。

事业单位进行数字化管理时，计算机检索是十分重要的一个环节，其最大的特点在于突破了以往人工手动检索的方式，进而使查找的效率得到了极大的提升。然而现阶段，事业单位在该方面所采用的技术还不够完善和成熟，进而导致检索效率相对较低，这也对事业单位数字化档案管理的建设产生了影响，无法有效的提升其工作效率。

在事业单位的档案管理工作当中，具体可以分为文书档案、基建档案和人事档案等三部分内容。而采用传统的档案管理方式在开展工作时往往效率较低，而且对于一些资料进行查找时也十分费力。而数字化管理具有十分显著的优势，可以提高查阅效率，缩短查找时间，并提升其经济效益。具体来说，通过应用数字化管理模式，可以有效地节约人力资源，而且还能够提高工作人员的自身效率，对档案资料等的利用率也得到了明显的提升。相关工作人员在对档案进行翻阅时可以更加的简单方便，而且用户也可以通过计算机获得相关的信息，使档案的利用效率得到了极大的提升[3]。

3 档案数字化管理的对策

1）建立完善的档案管理系统。数字化档案管理工作的开展主要是通过相关的计算机设备来进行，而相关的管理工作也具有较强的综合性，因此在具体的工作中需要构建出完善的数字化管理系统。事业单位应该根据自身的实际情况来合理的制定相关管理系统，而且在系统当中还需要具体包含设备的型号选择、档案整理、系统管理、软件开发等相关内容。档案管理系统属于事业单位开展数字化档案管理工作的一项主要形式，可以通过建立起具体的平台或网站，从而有效管理相关档案数据。

2）档案管理工作责任的合理分配。将纸质档案转化为具体的电子文档的过程十分复杂，这主要是由于事业单位自身也在不断的开展相关事务，因此其所产生的档案资料也在不断的增加，这样一来在对档案资料进行分类时，需要更加的详细和明确。传统纸质档案管理时，相关的工作人员往往需要对档案进行归档和保存，但这样一来也增大了其工作压力和工作量。对此，需要对档案管理工作进行合理的规划，通过应用数字化技术可以有效的解决相关的问题，使档案的管理和保存过程得到简化。在具体的工作中，相关档案管理人员可以对档案资料进行编辑和分类，并由专门的人员来参与具体的规划工作，确保能够规范档案的上交格式。

3）档案管理工作的标准化。事业单位在开展数字化管理工作时，一方面需要对目前已有的档案资料进行扫描和录入，并建立起具体的档案管理系统，将不同的檔案类别进行区分。而另一方面还需要根据事业单位的实际情况，统一规定档案的提交格式和提交时限，这样可以更好的进行录入和管理。加强对数字化档案管理工作的标准化制度建设，可以更好地对档案来源、类型、存档位置等进行规范和约束，使相关管理部门能够严格按照具体的标准来有效的开展相关工作。

4）保证档案的安全管理。数字档案和传统文件档案相比也具有一定的特殊性，因此事业单位需要建设出具体的数据库，并采用相应的设备来有效的保存和备份档案，根据档案的重要程度来对其保护级别进行确定，并进行有效的处理，以此来确保档案管理的安全性，避免档案在管理过程当中出现相关的安全问题[4]。

4 结束语

综上所述，在事业单位档案管理工作当中，通过应用数字化技术可以有效的提升档案管理工作的效率和工作质量。而目前数字化管理模式已成为档案管理工作的一项必然发展趋势，事业单位也需要对此具有一个正确的认识，并能采取有效的对策来不断的完善信息化建设，合理有效的运用数字化技术，提高档案管理水平。

参考文献

[1]田文婧.数字记忆视角下的事业单位档案管理工作效益提升[J].兰台内外，2019（14）：10-11.

[2]窦颖.谈数字化档案管理在事业单位中的应用[J].办公室业务，2018（17）：80.

[3]许琳.数字化档案管理在事业单位中的应用分析[J].中国高新区，2017（17）：208-209.

[4]张立平.数字化技术在事业单位档案管理中的应用[J].兰台内外，2016（06）：28.