浅谈档案馆信息化建设存在的问题和对策

白思敏

摘 要：现今社会，国民经济各个行业中都可见信息化技术的身影，信息化技术在行业发展、改革过程中，也起到了至关重要的作用。随着国家对信息化技术的重视性越来越高，作为社会信息核心部门的档案馆，其内部涉及的信息量巨大而隐秘，所以将信息化技术应用到档案馆建设中是必要且重要的一项重大决策。档案管理部门应建立系统化、数据化档案，在档案管理满足现代信息社会需求的同时，加快档案管理信息化建设，推进档案管理的持续进步。

关键词：档案;信息化建设;问题;对策

近年来信息化建设在发展战略的引导下飞速发展，各行各业实施信息化建设中积极探索，为此信息化建设的脚步越走越快。档案馆是集档案信息利用、管理、归集为一体的信息管理的重要部门[1]。将信息化建设合理的运用到档案管理过程中，可以有效的解决档案馆内信息量巨大的这一问题，因此将信息化建设运用到档案馆中意义重大。

1 档案信息化建设内涵

档案信息化建设指的是在符合新时代经济社会发展的需求同时，将信息化技术、网络技术合理的运用到更新和管理档案的过程中。

档案信息化的内涵：其一，满足社会文化、经济需求，就要将信息管理和知识管理充分结合在一起，需要达到这一点要将信息化建设合理应用于档案管理中。其二，档案管理者工作内容繁重，将信息化建设应该到档案管理过程中，可以有效的减轻工作人员繁重的工作，更好的优化和提高档案管理效率，使档案管理在社会中的重要性和关注度也得到应有的提升[2]。其三，依靠信息化建设自身具备的快速、便捷这一特性，可以促进档案管理效率，将实体化管理转化为信息管理。其四，信息化建设应用到档案管理过程中，管理史料和行业不同人才的档案的同时，可以更好的维护历史本来面貌，保存社会应有记忆。

信息化建设应符合国家利益和时代发展，为国家各领域发展提供更完善的知识信息服务，更好的作为信息、知识管理的载体，为推动档案管理的逐步发展尽最大的努力。

2 现有档案馆存在的问题

信息化建设在国家扶植和推动下，在不同领域取取到了骄人的成效，但信息化建设应用于档案馆中时间较短，所以信息化建设在档案管理过程中，没有明确的实践体系，还处于信息化建设的初级阶段，而且在档案管理过程中人才缺失，基础薄弱，也是制约档案信息化快速进步的具体问题[3]。

1）领导不重视档案信息化建设。档案管理不是一种创收行业，较多领导认为不能带来实际经济效益，在档案管理信息化建设中徒增成本、得不偿失，但是人们往往忽略档案管存在的潜在效益，那不是能用经济来衡量的，因此对于档案馆本身就不够重视，对信息化建设也不会积极主动，造成信息化建设进步缓慢，甚至停歇不前。

2）缺少资金支持。档案馆主要依靠国家或者地方的财政补贴，是一个非营利性的机构;档案馆信息化建设需要进行资金的投入，用于購买信息化建设的硬件和软件;为了实现档案馆信息化建设，需要应用外部网络、信息化技术，还需要更新管内的设施，才能实现信息化建设的初级目标，后续还需要不断维护设备和更新技术，这一过程同样需要大量资金投入。信息化建设大多需要设备的支持，比如，很多档案馆中缺乏存档器械，因此档案馆信息化建设的很大一部分阻碍是设备的缺失和老旧，而且，大多档案馆依靠局域网运行，员工依靠权限阅读文件，存储的文件路径不明确，文件存储杂乱、无规律，日后会耗费大量人力查询。如果实行外网，网络化在带给人们生活便利的同时，也要重视网络的安全性，计算机病毒和黑客无处不在，危及到网络安全，同样，内部防御也不可忽视，需要保证平台系统的正常运行。因此，信息化建设需要持续投入资金，以满足信息化建设对于设备和网络安全的需求。

3）管理人才缺失。就目前来看，我国档案管理人员大多处于年龄较大，学历普遍不高等情况，其主要原因是，由于档案管理工作社会地位不高，造成薪资水平较低，不能吸引具有专业知识的年轻人。具体调查，目前基层管理人员具备信息管理知识的人员不足三成，近45岁的占总比例的七成。

4）区域性明显。总体来讲，经济发展较好的地区，政府对于信息化建设较重视，投入力度较大，信息化建设配套设施较完善，比如，北京、上海、广州等地。而我国中、西部经济较落后的地区，政府不太重视，设施不完善，阻碍了档案管理信息化的前进，所以发达地区信息化技术更完善[4]。

5）无法满足资源共享。档案管理根据公众的不同需求，需要开展资源共享以满足信息化建设的公开、透明的目的。但是工作人员落后的思想，限制了档案信息公开。落后的思想盲目了思维，片面的理解档案信息化为档案数字化，只认识到档案数字化可以方便、快捷的查询档案，但是，如果不实现信息共享，在查询档案过程中不能及时查询档案信息，不能有效的发挥信息建设化的重要作用。

3 解决档案管理问题的对策

1）加强信息化建设。信息飞速发展的今天，使档案发挥它原有的价值，应该实现共享档案资源。这一目标必须依托在档案信息化建设的基础上。首先对于不同类型档案进行数字化存储，确保快速查找档案信息，实现文件、档案一体化管理的同时，提升档案管理的工作效率。可以借助网络信息的快速、便捷的特性，实现档案资源共享，数字化存储的新方式，可以在预防档案损坏和老化上起到有效预防。

2）完善安全管理体系。实现档案信息资源共享后，需要搜集更多的档案，将档案信息最大化的利用，资源共享的同时，信息安全问题也日渐突出，网络上病毒和黑客无处不在，需要制定更完善的安全体系保证资源时刻安全，体系分为信息使用和储存的安全。提升安全意识的同时，通过密钥管理、加强用户身份认证的同时，使用网络防火墙，监控网络系统，数据库时常杀毒、备份，以此达到保障电子档案的安全。

电子档案制作过程中，分工明确、责任明确，电子档案在资源共享过程中，只能采用只读形式，有明确的方法，防止在查看过程中修改、删除档案，如需修改由工人员自行完成，修改记录、内容、时间，备份在案，方便查阅。

3）建立高质量的数据库。将档案转变为数字化档案，存储在档案管理指定的平台上，即为数据库。制作满足人们网络阅读习惯，符合计算机读取数据信息的标准和传输标准，高质量的数据库可以满足以上所有需求。考虑档案未来发展，选择更完善的软件，建立更高质量的档案数据库，满足未来档案管理的需求。建立后的档案数据库，应及时进行维护，定期更新，确保数据库安全的同时也保障其信息量充足。

4）增强人才培养的力度。将信息化建设引入档案管理过程中，需要档案管理人员掌握管理档案知识的同时，也应该熟悉计算机，比如熟练操作计算机、将文字档案转变成数字档案、建立资源共享平台并维护等等内容[5]。档案局可以在招聘时提高门槛，提升新招聘人员的专业技能，同时对原有档案管理人员进行相应的培训，学会、掌握并实践，提升管理人员专业技能和自身素质。但同时，档案管理人员需要对本职工作有责任心，两者相结合，才能让档案管理在信息化建设中稳步发展。

4 结束语

社会经济发展中档案馆的重要性越来越突出，将信息化建设应用到档案管理过程中，有利于提升档案管理的效率，现今，档案信息化建设取得了初步的成效，但是还有很多问题制约着信息化建设的前行，因此，应该结合档案管理现有的问题采用科学合理的办法，推动档案信息化建设越走越快。

参考文献

[1]丁玥.浅谈高校档案的信息化建设[J].百科论坛电子杂志，2018，000（019）：738.

[2]刘汝.档案馆信息化建设存在的问题和对策[J].建材与装饰，2018，000（005）：171-172.

[3]张绍滨.浅议中小城建档案馆信息化建设的现状与对策[J].城市建设理论研究（电子版），2019（8）.

[4]张宁.航空档案专题数据库建设存在的问题及对策研究[J].机电兵船档案，2019.

[5]李玉芳.论档案馆信息化建设应注意的几个问题[J].卷宗，2019，009（007）：89.