企业文书档案管理的规范化探讨

陶亚梅

摘 要：如今，我国社会主义市场经济体制得到了不断的完善，在整个发展进程中，文书档案管理工作受到了各界人士的广泛关注。在开展财务与业务活动过程中，均会产生大量的文书档案，若文书档案管理工作可以有序而高效的开展，就可提高企业的工作效率。因此，为促进企业的进一步发展，需要结合实际情况来优化文书档案管理体系，打造更为高效、科学而规范化的运行环境。对此，本文就企业文书档案管理的规范化展开了相关的分析与研究。

关键词：企业;文书;档案管理;规范化

企业在开展财务管理、人事管理等相关工作时，文书档案等相关文件的收集、整理、归档与管理工作是十分关键的，在企业运行过程中，可加强对文书档案的规范化管理来获取大量的有效信息。文书档案中记录了企业的基本发展历程，可以从客观角度反映出企业管理的规范性与合理性，在对文书档案实施管理时，必须给予一定的技术支持，因此，企业需要紧跟时代的发展步伐，结合企业的具体发展需求，制定更为科学的文书档案管理机制，对企业的文书档案管理实施规范化的管理。

1 影响企业文书档案管理的主要因素

1.1 观念因素

文书档案管理工作并不是文书资料收集完毕后构建相应的档案目录就可以啦，具体来讲，文书档案管理就是对文书档案开展收集、整理、归档等处理，以便为后续档案提取提供重要前提[1]。文书档案前期的收集和整理工作是比较繁杂而琐碎的，其会耗费大量的时间和精力，还要对整个过程开展系统而科学的设计。当前，文书档案管理工作存在重藏轻用的基本思想，就是档案管理人员把大量精力放到文书档案资料保管与整理方面，其在文书档案资料价值挖掘方面存在着诸多的不足。

1.2 人为因素

通常情况下，诸多企业都未设置专项文书档案管理部门，也未配备专业的文书档案管理人员，且负责此项工作的主要是秘书，其没有专业背景、技能培训背景与学历背景，不仅不具备相关的文书档案管理知识，也未意识到文书档案管理对企业发展的价值，对文书档案管理技术的实际应用情况也漠不关心。另外，由于文秘本职工作为的文书处理，尽管和档案管理密切相关，但是，并不是档案管理工作的所有内容，因此，诸多企业档案管理工作仅仅停留于收好公文层面[2]。

1.3 技术因素

当前，诸多企业对文书档案管理工作的基本认知不足，内部档案管理模式仍旧使用手工管理方式，其在整理、查阅、储存与收集等方面的操作相对繁琐，保管难度高、效率低下、失误率高，再加之文书档案信息化管理程度低下，使得文书档案资料无法共享，也会降低文书的实际价值。

2 企业文书档案管理工作规范化的主要措施

新时期，为推动企业的进一步发展，做好文书档案管理工作十分关键，其充分记录着企业的基本发展历程，这对于企业日后的发展具有重要的意义。对此，我们针对企业文书档案管理工作规范化的相关措施展开研究，主要表现为以下几个层面：

2.1 强调文书档案管理的信息化建设

当前，文书档案管理的信息化建设是提高档案管理质量的重要途径。文书档案管理人员需要及时引进先进的计算机系统，及时分析档案管理每个环节实现信息化建设的可能性，以实现文书档案管理的规范化[3]。新时期，文书档案管理规范化是一项系统化的工作，要求企业工作人员给予高度的重视，增强工作人员的归档与建档意识，以此为基础，全面推动文书档案朝着电子化、信息化方向发展。当前，伴随着计算机技术的逐步发展，基本上实现了无纸化办公，其取代了传统的文书档案管理模式，对此，文书档案管理人员需要充分利用好计算机网络技术，进而提高文书档案管理质量与管理效率。

2.2 实现文书档案管理各个环节的标准化

对公文制发程序进行不断的规范，可以让文书档案管理每个环节都能实现规范化、标准化与统一化。公文是文书档案的前身，因此，公文制发质量直接影响着档案的质量，且也决定着档案管理的规范性。因此，在制发公文时，需要把各项标准问题落至实处，以提高公文质量，其可为文书档案管理规范化提供重要基础。其一，确保公文的尺寸、纸张都能满足一定的标准;其二，积极审查公文字迹，确保公文的字迹要清晰，同时，在制发公文时，最好使用不易褪色的墨水、优质的纸张和笔种，主要是为了后期保存;其三，加强对公文签发手续的审查，保证该手续要满足审批权限，及时检查抄送单位、主送单位、公文主题、落款与日期等内容。

2.3 注重文书档案管理团队建设

文书档案管理工作主要通过人来完成，为保证文书档案管理效率，应强化文书档案管理团队的合理化建设，其是文书档案管理规范化的核心内容。具体来讲，文书档案管理团队的合理化建设需要从以下几个层面出发：其一，不断提高文书档案管理人员的综合素质。领导层需要组织培训、鼓励自学，以提高文书档案管理人员的专业实力，让管理人员能够充分了解文书档案管理工作中的每个环节与要求，以此为基础，创新文书档案管理模式，从而实现文书档案管理的高效性。同时，加强文书档案管理团队的思想建设，不断增强档案管理人员的主动服务意识，在筛选档案管理人员时，必须要选择行为端正、专业能力强、正值可靠的人员，还要注重对管理人员的专业化培训，时刻关注管理人员的基本生活与工作，旨在从根本上调动员工参与的积极性与主动性。

2.4 构建完善的档案管理制度

在文书档案管理过程中，其核心内容为记载已然发生过的事件，结合事件的基本特点与属开展资料管理工作，还要确保档案资料的完整度与安全性[4]。但是，在文书档案管理过程中还存在着诸多的不足，诸多企业在文书档案管理过程中仅仅设置档案管理部门，要求该部门直接收集文书档案资料，但是，文书档案资料比较多，管理人员很难及时而有效对相关的文书档案进行归档处理，因此，存在着档案资料比较繁杂的情况，还有很多工作人员在工作过程中未能正确认知档案管理工作，档案遗失时常发生，导致此类问题发生的主要原因是档案管理制度不够完善。对此，为推动企业的进一步发展，应不断提高文书档案资料的管理效率，这就需要不断完善与优化档案管理机制。档案管理工作相对复杂、种类繁杂是文书档案极其显著的特点，若企业推行档案管理工作时未依照相应的规章机制，其工作也就不够规范，若想不断提高文书档案管理水平，企业需要结合实际工作来构建文书档案管理的相关标准与基本准则，对管理人员的基本工作行为进行严格的规范，以塑造优质的企业形象，从而推动企业的进一步发展。

3 结束语

综上所述，伴随着时代的不断发展与进步，企业文书档案管理工作也变得愈发重要。与传统的管理工作存在著不同，现代化的企业文书档案管理工作对企业发展所发挥的作用越来越大，为促进企业的可持续发展，必须要先确保文书档案管理工作的高效开展。推进文书档案管理工作时，管理人员需要对文书档案管理有一个正确的认知，在本职工作中不断的总结经验与教训，从而不断的提升自己，进而实现企业文书档案管理的规范化。

参考文献

[1]盛雪艳，王坚.创新企业文书档案管理工作探讨[J].兰台世界，2019（S1）：156-157.

[2]龚爱华.电力企业文书档案管理中存在的问题及应对措施[J].企业改革与管理，2017（12）：29.

[3]乐梅.浅析电力企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（19）：102.

[4]何彦.关于文书档案管理工作的规范化思考[J].办公室业务，2016（01）：107.