新时期政府机关档案管理策略探究

程相斌

摘 要：档案管理是政府机关重要工作之一，其工作主要覆盖了社会公共各项事务，其管理质量直接关系到整个社会信息的流通及社会的安稳。通过分析现阶段我国政府机关的档案管理不难看出，因为没有引起重视，加之缺少人才的支持，所以很多工作的开展均无法和科技进步的步伐同步，也未遵循政府信息公开的要求。对此，本文笔者结合自身工作实践，简要分析了新时期政府机关档案管理存在的问题，并提出了具体应对策略，以供参考。

关键词：政府机关;档案管理;信息化

档案是一种文件材料，由机关、组织和个人形成于社会活动中，其作为一项原始记录，主要作用为以备查考，形式包括文字、图表、声像等。从总体上来说，现阶段政府机关的档案工作情况较好，但因为各单位档案管理水平一，部分单位还有一些问题存在，让档案规范化管理受到影响，因此，对档案管理部门与其他职能机关来说，当务之急都是将机关档案管理做好，让其更好地服务社会。

1 新时期机关档案管理存在的问题

1.1 没有从思想上重视档案

现阶段，之所以我国档案工作开展受阻，其中一个很大因素就是政府机关单位尚未对档案管理工作引起重视，未了解其重要性，影响档案管理的成效[1]。有的机关领导并未真正意识到档案管理工作的价值，机械的进行着保管和记录，没有真正重视档案管理，未将其纳入机关单位日常工作任务中。而之所以会这样，主要是因为档案管理不能将可观的收入带给所在单位或机关，因此一味地忽视档案管理，仅对其做简单的保管。如此，错误的认识严重制约了档案管理质量，使之和时代发展脱节。

1.2 档案管理信息化程度不足

随着信息化时代的来临，信息技术、互联网技术日益普及，均提供了非常好的机会给档案管理工作，使之更加完善，获得更好发

展[2]。信息化时代，机关档案中产生了大量电子文件，传统信息保管载体已经无法承受大规模的信息资源，而扫描技术、光盘技术、缩微技术等先进网络技术的出现，提高了档案管理效率。通过对这部分技术予以利用，能够在合适的载体中储存领导的讲话、单位的活动、政策文件和一些重要视频资料，让信息储存的容量大大提高。然而大多数机关单位往往因改革力度较低，档案管理信息化、数字化并未落实到行动上，档案资料大部分还是为纸质的。随着时间的流逝，很多纸质资料都会有不同程度的磨损、损毁情况出现，而一旦损毁则修复起来难度非常大，资料应有的价值便慢慢丧失，安全隐患大量存在。

1.3 档案管理人员素质有待提高

近年来，政府机关投入了非常多的精力到档案管理的硬件设施上，显著改善了档案工作环境，但却并未严格配备档案管理人员，且管理人员专业素养严重滞后，无法满足现代档案管理工作需求。具体表现在，第一，我国高等院校档案管理专业开始时间较晚，缺乏专业的档案管理人才，无法让市场需要得到满足。第二，大多数政府机关并不重视档案管理人才的选拔，把关不严，或者从其他部门抽调一些人，有的甚至是职工家属或离退休人员，这些人员大部分没有档案专业知识，且相关工作经验也缺乏，不知如何搜集、整理、保管档案资料，进而大大影响了档案管理效果。第三，档案管理人员未接受相关培训，机关档案管理人员工作较为稳定，时间一长，他们就会有职业倦怠感出现，工作上不思进取，不想主动将自身档案管理知识、能力提升。

2 新时期提高机关档案管理工作水平的措施

2.1 提高机关单位的档案管理意识

日益深入的政治体制改革，越来越重视档案管理。对此，政府机关应强化自身档案管理意识。第一，机关领导应真正认识到档案管理工作的必要性，高度重视档案部门的组建与发展，设立稳定的资金，创设优质的管理环境。第二，强化档案部门领导管理意识，各大会议中反复强调档案部门的价值。同时，档案部门领导应重新定位自己的职责，将档案管理的意义正确认识到，系统学习档案管理知识与技能，并积极向其他档案部门学习，借鉴有益的做法，进一步强化自身档案管理能力。第三，增强档案管理人员管理意识，促使其真正意识到档案管理的重要价值，想方设法增强自身专业技能，为单位档案管理工作可持续健康发展贡献自己的力量。

2.2 提高档案管理的信息化水平

進入信息化时代，传统的档案管理已无法让机关工作的需要得到满足，因而今后机关档案工作的重点内容就是怎样实现档案工作的数字化管理[3]。政府机关也应对档案数字化的重要性有一正确认识，发挥数字信息技术的优势，将档案资料数字化、信息传递网络化与信息资源共享化顺利实现，切实提高档案管理能力，有力地促进档案管理信息化水平。第一，把档案信息数字化，高效辅助档案管理工作的开展。换言之，则是使用计算机对档案二进制代码进行有效识别，并以数字代码进行储存，将数字信息转换为文本文件格式、图像文件格式，音频文件格式或视频文件格式;第二，在数据库管理平台录入已转换的数字信息，并将其转化为机读数据，让数据库存储的数据更加准确，在系统软件的支持下，为档案的检索与应用提供便利;第三，数据库档案的安全防护。档案管理人员应保密电子档案，基于不同类别设计不同安全登记，利用各种有效措施，如密钥、杀毒软件等预防外部侵入，使电子信息的安全性得到保护。第四，对机关现有档案设施进行改善，增加档案管理设备，如配备数码相机、扫描仪等硬件，购买信息化需要的软件管理系统等，有效满足档案数字化建设需求。

2.3 加强专业知识培训，提高整体素质

新时期，若想将政府机关档案管理工作做好，则最重要的一点就是加强培训机关管理人员的专业知识，在具体培训过程中，进一步强化档案管理人员综合素养。须知，确保政府机关档案管理工作顺利开展的一项重要环节就是人才队伍建设，所以政府部门应真正意识到档案的价值，立足于档案工作现状制定科学合理的人才培养战略，定期开展形式多样的培训活动，邀请专家亲自到现场指导，重点讲解档案管理实践中典型问题，提高培训的实效性及针对性。同时开展档案管理总结经验大会，积极向优秀前辈请教，以主题会议的方式引导管理人员真正意识到档案工作的价值，有步骤、有计划地改变档案管理人员的思想，促使其全身心投入到档案管理工作中。除了加强技能培训外，还应借助现代化科学信息技术，搭建网络一体化模拟平台，让档案管理人员展开模拟试验，将理论知识与实践经验完美地融合，熟练掌握各种档案管理信息化软件，进一步提高档案管理效率及质量。

3 结语

总之，政府机关的档案管理人员一定要对新时期的档案管理发展趋势做到了如指掌，并将自身思想观念积极转变，不断提高自身的综合实力。同时，还需把先进的信息化档案管理模式引入，优化、完善原有的档案管理制度，从而为之后的档案管理工作提供有效参考，以良好的基础助力新时期政府机关档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1]王克伟.新时期的机关档案管理工作分析[J].劳动保障世界，2016（15）：47.

[2]乐嘉昌，孙明瑞.新时期机关档案管理工作的实践与思考[J].中国档案，2011（02）：44;49.

[3]喻晶.新时期环境下机关档案管理工作[J].中外企业家，2014（23）：191.