完善医院办公室文书档案管理工作对策研究

马伟建 李春艳

摘 要：文件档案管理是医院办公室系统重要的基础性工作，办公室文书档案的管理工作在医院发展中起到了重要作用，是各项工作顺利开展的保证。针对文书档案的综合性、专业性、保密性、阶段性等特点，分析其在医院的管理模式、人员管理等相关角度问题，提出医院文书档案管理工作应注重规范化管理，要抓好抓细抓实人员能力和文书质量，切实提升医院办公室文书档案的信息化管理水平，促进医院进一步发展。

关键词：办公室;档案管理;完善;对策

1 医院办公室文书档案管理中存在的问题

1.1 档案管理制度不健全。档案管理需要专门的管理制度

目前，在我国医院的管理工作中，各医院一般都按照卫生部制定了较为健全的管理制度和各部门工作职责，然而文书档案管理的制度、职责却相对不健全，还没有一个统一的建档管理制度，一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步地改进和完善，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走。

1.2 办公自动化程度不高

档案信息检索一直是档案管理的难题，如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需信息，是传统档案管理的难点之一，而医院目前的档案管理自动化程度也是普遍不高。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决数据的查询和共享。办公自动化系统可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。

1.3 档案文书存档利用率不高

目前相当一部分医院文书档案管理意识不强，认识不到文书档案工作在医院管理中的重要性和必要性。然而，办公室文书档案管理是医院档案管理的重要组成部分，对各项工作的开展都具有十分重要的作用，不仅涉及医院本身历史的记录和实力的提升，更关系到社会百姓的健康。

1.4 文书档案管理人员在技能和素养方面有所欠缺

文书档案管理是一项流程缜密且细致的系统工作，但相当部分文书档案管理人员专业技术水平有限，个人素质有所欠缺，思想认识程度不够，无法根据系统内部需要对各种文书档案进行电子化保存和数字化处理，无法满足高效率、信息化、电子化档案管理体系建设的需要，导致无法构建完善的管理机制。

2 完善办公室档案管理工作的对策

2.1 正确认识档案管理工作

档案是历史和发展的真实记录，汇集着重要的信息。文书档案管理，则是单位管理工作的重要基础。文书档案立卷工作是档案管理工作的一项主要内容，其质量好坏直接关系到文书档案质量的优劣，对档案管理质量起着决定性的影响，因此，要实现案卷质量的规范化、标准化，必须抓好文书档案的立卷工作。而很多医院对文书档案的管理工作却没有给予充分重视，对档案管理投入严重不足，导致文书档案管理人力、物力缺乏，文书档案整理归档质量和技术创新得不到保障。为改善这一现象，医院领导应提高认识，对医院档案归档工作给予审度重视，加大人力和物力投入，从而快速提升医院文书档案管理。

2.2 强化文书档案质量管理

各行业有不同的文书档案管理标准，医院应该结合自身工作实际和行业内标准，及时制定科学有效的管理标准，以便从容实现文书档案的收集、整理、统计、保管、检索和利用。在文书档案进行归档、利用时，若出现错误信息或信息核对不实，管理人员应及时寻找相应责任管理部门，对信息进行核实和整改，避免造成日后档案查询时的信息错误，保证档案的安全管理。随时为医院业务需要和科学研究提供及时准备的依据，为医院的精神文明建设和发展建设积极服务。

2.3 实现自动化管理，加强档案的开发利用

伴随网络技术、信息技术的快速发展，办公室文书档案管理工作有了新的要求，早日实现办公自动化成为管理工作的新目标。这要求医院信息科、设备处等部门必须要充分发挥信息技术和先进设备的优势，建立系统完善的信息化管理体系，利用先进的办公系统和网络资源，积极开发更多的信息资源，争取在提高文书档案管理效率的同时，也能实现管理模式的创新和工作效率的提升。此外，工作人员还可以通过OA办公系统和建立微信群保障沟通的即时性和及时性，使网络技术和信息技术实现资源的共享，并对先进的管理经验和方法进行传播，以此为强化文书档案管理工作的质量和效率提供有利的条件，为文书档案管理工作的与时俱进提供支持和保障。可以及时充分利用档案信息资源向医院及上级主管部门提供各种数据信息，为医院经济审计、项目建设、质量评价、医护教研和论文的撰写等提供信息资料。

2.4 提升管理人员的业务素质

文书档案管理是一项系统细致的工作，而办公室人员是开展文书档案管理工作的主体，管理人员从档案的收集到整理、保管、统计、提供利用等，都需要付出艰辛的劳动，是一项单调、乏味、枯燥的工作。文书档案工作应选派业务技术熟练、政治觉悟高、个人素养好、工作踏实一丝不苟、并有责任心的党员同志负责。同时还必须按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。文书档案管理员要自觉地掌握计算机知识理论的运用能力，使自己能熟练使用各种现代信息工具，具备良好的信息获取能力。为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，要努力拓展新领域学习新技术新知识，主动引导利用者获得更多的档案信息，经常到医院各科室进行业务管理指导，指导各科室认真按文书档案规范行文，通过边学习、边实践，不断提高医院档案管理质量。

3 结束语

医院文书档案管理工作是一项系统工程，是一场技术革新，需要引起医院管理层的高度重视、积极投入和精心管理，需要醫院各部门各科室密切协作，需要文书档案管理人员提升水平、提高修养，以此，共同为医院领导决策、教学科研等工作，为医院更好更快发展提供坚强的信息保障和牢固的基础保障。

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