文书档案管理面临的问题与解决对策

林小钰

摘 要：随着我国全球化经济的不断融入，市场经济竞争机制的不断加强，我国社会经济出现巨大的竞争压力。对此，相关企业和有关单位也应该充分意识到这一点，不断提高自身的工作质量，通过内部管理发挥自身的优势，从而提高竞争力。而在实际的管理工作之中，文书档案管理显得尤为重要。文书档案是企业、事业单位、各个机关、社会团体在进行自身的发展和领导建设过程中出现的相关文件。良好的管理能够充分发挥文书档案自身的指导优势，直接影响着企业、事业单位、各个机关的整体发展，是企业未来发展、建设的根本动力。基于此，相关管理人员应该引起重视，充分意识到文书档案管理的重要意义，与时俱进，利用当前的技术优势和环境优势不断在传统文书档案管理的基础上进行完善。对此，本文首先叙述文书档案管理的特点，随后简要说明文书档案管理面临的问题，最后详细阐释优化文书档案管理的相关对策。以此来供相关专业人士交流思考。

关键词：文书档案;管理;问题;解决对策

随着近几年来我国经济的持续发展，我国在这样的经济基础上不断完善相关社会工作和科学技术，对于我国社会发展带来巨大的影响效果。而计算机信息技术作为当前时代影响最为深远的科学技术，其所带来的技术效果充分作用于我们的社会生活之中，并对各行各业、各类人群带来巨大的影响效果。而文书档案管理作为档案管理的重要组成部分，是企业、事业单位建设、管理的重要资料文件。这样的管理工作也受到信息技术的不断影响，正以科学化、信息化、专业化的方向不断发展。也基于此，传统的文书档案管理不能够满足当前的社会经济需要和社会运转效率，极不利于企业、事业单位以及相关社会团体的管理和发展，因此应该积极进行优化和改善，打造新时代的文书档案管理体系，提高管理效率和管理质量。

1 文书档案管理的特点

1.1 内容承载形式较为多样

文书档案管理是管理对象的一系列关键资料进行收集、储存，对于企业、事业单位相关组织、团体的实际管理质量和发展规划影响巨大。而这样的管理，涉及企业、事业单位发展、建设、落实工作的各项记录。具体涉及行政管理内容、财务管理内容、人事管理内容、科技管理内容等多个方面，因此文书档案管理的整体内容量是极大的。其次，文书档案管理的不仅仅是文本资料管理，其随着时代记录方式的不断更新，还包括红头文件、录音材料、视频材料、相关合同、相关协议等多个类型，因此文书档案管理不光内容丰富，其承载的形式也是极其丰富的[1]。

1.2 强调保存，记录“历史”

文书档案管理多为企业、事业单位的工作落实、发展历程、重大事件、人事、重要物品为管理对象。而其进行管理工作的实质就是保存好与之相关的各类资料、文件，将其记录、归檔，并安全地存放到相应的储存室内，以便进行后期的翻阅利用。因此，在进行文书档案管理时，极度重视管理的整体性和安全性，要保证收集阶段、整理阶段、编码分类阶段、储存阶段四个阶段都能够完整、完全地完成。由于文书档案的重要效果就是记录企业、事业单位以及相关组织的发展历史和各项工作细节内容。缺少一点细微的相关材料就不能够发挥出文书档案原有的价值，极不利于对其的管理和利用，因此保存的安全性和收集的完整性是文书档案管理的重要核心。

2 文书档案管理面临的问题

2.1 管理设备和技术应用效果不佳

随着我国信息化技术的不断深入，我国对于档案信息管理的要求愈来愈高。而传统的档案管理方式是不能够达到当前的工作要求和效率的，是难以保证实际的档案管理质量的。对此，当前的档案管理工作应该积极进行创新，努力跟上时代的发展需要，不断提高档案管理的信息化程度。但是，在实际的管理过程中，部分企业和事业单位自身的管理设备和管理技术应用都较为滞后，有的企业知道当前的信息化需求，也购置了一些信息化产品辅助工作。然而，这只停留在对档案的储存、导入工作之上，在对其进行收集、编码、分类工作时，还是大量依靠人工进行。没有充分地将信息技术和信息设备应用到实际的文书档案管理工作之中，不能够满足当前社会的文书档案管理信息化需要[2]。

2.2 相关管理人员素质还需提高

文书档案管理当前随着信息化水平的提高，其价值和意义显得愈来愈重要。但是，在实际的文书档案管理工作中，相关工作人员的档案管理素质却不够高，大部分企业和事业单位的文书档案管理人员都是兼职状态，大都是其他岗位的工作人员，只是在存放相关资料的时候临时成为文书档案管理人员。从根本上来说，大部分工作人员和企业都是将文书档案管理看成是简单的文件资料收集，虽然知道其实际具有一定的利用价值，但是没有设立专门的工作人员进行信息化管理。其次，还有的企业和事业单位虽然设立了文书档案管理人员，但是部分企业高层和单位领导对于该项工作还是不够重视，较为忽视这一岗位带来的价值和意义，这也使得实际的文书档案管理工作很难开展。最后，我国对于档案管理人才的培养也有很大的漏洞，从数量和质量上都难以满足当前的社会需求，极不利于后期的档案信息化管理体制的建成。

3 优化文书档案管理的相关对策

3.1 积极加深信息化程度

当前，随着信息化技术的不断普及，我国社会已经完全融入于信息化技术之中，各行各业都离不开信息化技术的支持。而文书档案管理作为企业档案管理的重要工作内容，其自身也应该积极利用信息化技术，辅助其日常的档案管理工作，提高工作效率和质量。对此，相关企业、单位和组织团体都应该积极认识到信息技术自身的技术优势，充分利用其自动化、智能化的效果。不能够只是单纯地采购相关设备进行简单工作，应该充分利用起来，让信息技术和设备融入于实际的文书档案管理工作之中，以此来减轻人员负担，提高工作效率。其次，相关工作人员还应该提高自身的信息化意识，积极培养自身的信息化技术、设备操作运行能力，能够真正掌握信息化技术的要求，积极应用其进行文书档案管理工作[3]。

3.2 加强重视力度

企业管理层和领导的重视，是进行一切工作落实的基础，只有领导层方面得到重视，才能够通过相关的规范来约束实际工作情况，构建完善的文书档案管理工作体制，提高工作效率和工作质量。对此，相关领导应该积极制定相应的规章制度，将《档案法》牢牢深入到实际的档案管理工作之中，通过良好的引导促进企业、单位文书档案管理质量的提高。其次，还应该积极进行宣传活动，让工作人员能够意识到文书档案管理的重要意义。这样会更大程度地让企业员工意识到档案管理的延伸影响和实际价值，利于工作人员提高工作责任心和热情。最后，企业还应该建立完整的管理体系，奖惩分明，在员工出现文书档案管理错误时能够及时指出，利于档案管理工作的稳步进行[4]。

4 结束语

综上所述，随着我国经济的不断发展，我国信息化技术也在此基础上逐渐成熟发展，极利于我国社会的信息化发展。而文书档案管理作为企业、单位的重要管理内容，对于我国社会发展也有巨大意义。基于此，相关企业、单位应该引起重视，积极利用信息化技术进行文书档案管理工作，构建完善的高质量管理体系，提高文书档案管理价值。

参考文献

[1]穆梅.单位文书档案管理面临的问题与解决对策分析[J].卷宗，2019（1）：32-32.

[2]蒋文洁.浅谈文书档案管理面临的问题与解决对策[J].中外企业家，2019，634（08）：125.

[3]谢王艳.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务，2018，000（007）：178-179.

[4]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2019（16）：68-69.