探究现代信息技术在档案管理中的优化策略

姜影

摘 要：本文说明了利用现代化信息技术手段对档案管理进行优化的重要意义，提出了当前事业单位档案管理中存在的问题。本文还指出，利用现代信息技术对档案进行优化，应运用网络技术手段增强数据处理能力，实施软件精细化管理提升查询速度，以及建立起智能的管理体系实现资源共享。

关键词：信息技术;档案管理;数据安全

一、引言

因为档案记录着众多重要而机密的信息，是对单位核心信息的整合，所以对其进行管理时保证工作质量十分重要。当前，事业单位档案管理中仍然存在一些不足，而现代化信息技术的出现，使档案管理方式的更新和优化成为了可能，使单位在进行档案管理时更科学、更高效。

二、利用现代化信息技术手段对档案管理进行优化的必要性

档案管理关系着用人单位许多重要信息的机密性和安全性，如果不能对档案实施科学有效的管理，不仅无法确保档案存储安全，造成信息散佚、资料不全，在用人单位需要为决策提供参考依据时无法提供支持，还有可能造成泄密，威胁用人单位的信息安全，也威胁集体和个人的利益[1]。當前的档案管理工作中还存在一些问题，如果不能及时解决这些问题，就会给单位经营留下许多隐患，不利于单位的建设和发展以及管理。当前的档案管理工作在管理技术和管理质量方面还有很大的上升空间，充分利用这些上升空间，采取一定的可行性政策，对现在的档案管理中存在的不足加以优化，就能从很大程度上提升档案管理的科学性。运用现代化信息技术手段对档案管理进行科学优化，既是时代发展的客观要求，又是提升档案管理质量的明智选择。采取这种优化方式，可以使档案管理工作更符合单位发展的需要，适应国家现代化发展进程。

三、当前档案管理中存在的问题

（一）数据庞杂

近年来，我国经济飞速发展，国家建设日新月异，体制也日益完善，随着时代和国家的发展，各事业单位也在努力进行自身建设，争取成为推动国家全面建设的助力之一。事业单位由于自身特点，拥有大量复杂的档案信息需要进行管理，这些档案信息既是事业单位的关键机密，也是事业单位重要资源的信息化体现，是事业单位隐性的宝贵财富，更是单位的重要责任。档案信息呈现出数据庞杂的特点，如果不使用科学先进的管理手段，就会成为一项难以尽善尽美的任务。因为档案的信息量大，构成又比较复杂，所以在传统的档案管理中，档案信息显得不够条理清晰，而是表现出繁杂的特点。

（二）查询不便

在传统的档案管理方式下，信息量大，信息的类别划分等方面的管理又不够科学和精细，所以在需要对档案信息进行必要的查询或是对档案信息进行日常了解时多有不便，查询结果显示的信息有时不够全面，有时又不够精准，查询的方式也不够智能，想要在大量的档案信息中获取所需要的信息，往往需要一定的查询和筛选时间，既浪费了许多时间和精力，又无法保证查询的效果，存在诸多不便之处。这些查询时候的困难，都降低了对档案管理质量的评价，也是档案管理工作难以满足单位工作和发展需要的重要原因之一，急需对这一方面的劣势进行优化和改进。

（三）管理手段不智能

在比较久远的档案管理时期，档案的管理方式主要是靠人工进行收集和整理归纳，然后将所有的档案信息分门别类，通过纸质文件方式进行存储和管理。但是，这种存储方式非常不便捷，而且不安全，非常容易受到主观和客观的影响。例如，如果档案室防潮做得不好，档案受潮，就会导致阅读不便，若是遇水淋湿，后果也很严重，尤其是万一发生火灾，几乎会给档案管理带来毁灭式的打击。后来，随着科学的发展、技术的进步，档案的管理不再完全依赖于纸质化管理，而是采用计算机软件等手段，实现信息化和数字化存储，但即使运用了这些技术，在过去一段时间里，档案管理的手段依然不够智能，管理技术仍然不够先进，管理的精细程度也稍显不足，对档案的存储功能虽然达到了要求，但对技术化的手段利用仍然不够充分，对档案信息的分析不够深入，管理的科学性方面也有很大的进步空间[2]。

（四）缺乏专业的档案管理人才

当前，档案管理之所以不能令人满意，还有一个重要的原因是缺少专业的档案管理人才。现在的管理人员虽然具备档案管理方面的专业知识，工作也尽职尽责，但一些单位缺乏对其相关技术手段的专业培训，致使一些档案管理人员无法将信息技术与档案管理相结合，使得工作手段的先进性受到制约。

四、利用现代信息技术对档案进行优化的策略

（一）运用网络技术手段，增强数据处理能力

这是一个信息化和技术化时代，技术的更新和日益完善为许多工作方式的优化提供了可能，档案管理工作就是其中的受益者之一[3]。使用现代化信息技术手段，运用最新的网络信息技术，可以轻松地管理海量信息，便捷地处理数目可观的数据，使数据信息处理化繁为简，化难为易，化机械为智能，不仅督促人来适应科技，更使科技服务于人，体现现代化信息技术对档案管理工作的重要性。使用网络技术手段，不仅可以对档案信息进行存储，还会在存储的同时，对这些信息进行必要的备份。通过网络信息技术，传统的档案文件变为数据信息，能够实现在需要时在网络状态下随时随地进行存储或传输。运用网络技术对这些档案信息实施管理，还可以在一定程度上降低人为因素的影响，使档案信息具备更高的准确性。经过信息化数据化手段处理的档案信息，分析结果更加科学、全面和深入，具有更高的参考价值，在用人单位需要作出一些相关决策时，这些科学可靠的分析结果能够为用人单位提供一定的参考依据，帮助用人单位作出对单位发展更加有利的决策。

（二）实施软件精细化管理，提升查询速度

过去的档案管理存在一定的粗放式特点，对档案管理得不够精细。作为重要的信息整合工作，想要发挥档案管理的最大作用，必须按照单位建设和时代发展的客观要求，细化管理工作。在信息化和数据化时代，许多管理工作的效率和质量提升都是依靠新科技手段来实现的，具体的表现就是针对各行各业不同岗位的管理软件的出现和广泛应用。这些管理软件是为适应时代发展而出现的，根据不同职责，具有不同特点，能够满足不同需要，虽然有些软件的发展还不够完善，整体上却都在追求实用性、智能性和人性化，力求为使用者减轻工作压力，提高工作效率。现代化的档案管理方面也有这种适应档案管理需要的专业软件。选择适合单位具体情况的软件，充分享受新科技带来的便利，利用现代化和数字化信息技术手段，变革传统的档案管理模式，是档案管理人员的明智选择，也是顺应时代要求的必然选择。通过这些管理软件，可以对档案信息实施精细化管理，在软件上随时更新档案信息，或者根据条件智能筛选所需要调取的信息。在专业的档案管理软件上，可以随时实现对信息的修改和存储，也可以随时调出信息进行传输，大大节省了以往工作人员的工作时间。

（三）建立起智能的管理体系，实现资源共享

利用现代信息技术手段，开展档案管理工作，并非是要全盘推翻原有的管理模式，而是对以往管理体系中存在的不足进行弥补和修整。为达到管理体系更加智能的目的，就必须在工作中积极采用新方法，开拓新思维，用互联网时代的思维和视角去看待固有问题。例如，在现代档案管理中，管理部门可以创建局域网，针对内部进行管理和交流，建立起符合单位情况和发展要求的通信机制，将档案管理体系建立得更加智能化，发挥信息技术在档案管理中的最大作用。应将档案信息利用云计算和云存储建立专业的数据库，实现对档案信息的智能化管理，并且在必要时顺利进行资源共享。

（四）加强对档案管理人员的技术培训

在档案管理方面，单位应主动聘请技术人员或者在档案管理方面有先进经验的人才，对本单位的档案管理者进行档案管理培训。一位优秀的培训讲师曾经说过：“在工作中，没有什么是通过学习解决不了的问题。如果学习之后发现还是不能解决问题，那就说明学习的程度还没有超过问题的难度。”在培训中，不仅要学习如何应用档案管理软件，还要了解当前先进的档案管理理念，以及如何使用技术手段提高档案管理水平。只有档案管理人员的素质提升了、专业知识丰富了、管理意识跟上时代步伐了，档案管理工作才能得到更好的提升，实现智能化、科学化。

五、结语

档案管理在事业单位工作中占据着十分重要的地位，它能将单位中大量复杂的信息进行整理、归纳、分类和存储，以备在必要时提供参考。优质的档案管理不但可以确保档案的机密性和安全性，而且可以使档案信息更加规范，保证其完整性和专业性。因此，事业单位应充分利用现代化手段，提升档案管理质量。

参考文献：

[1]沙莎.现代信息技术对事业档案管理的影响及优化策略探讨[J].中国高新区，2018（13）：244.

[2]刘舒.事业单位人事档案管理工作优化研究[J].办公室业务，2020（1）：148-149.

[3]康海涛.新时期事业单位档案管理工作的创新及优化[J].中外企业家，2020（5）：148.