浅谈新形势下的高校财会档案管理

(西华大学计划财务处 四川 成都 610039)

在高校管理中财务管理是重要的组成部分，其管理内容是对资金进行筹集、核算和监督。而高校财会档案①是指高校在进行经济业务事项中接收或形成的，记录和反映高校资金运动的，具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表等各种形式的资料，也包括通过计算机等电子设备形成的、传输和存储的电子财会档案。财会档案作为高校档案重要的组成部分，主要功能是记录和反映学校经济业务事项的重要历史资料，是进行审计、财务检查工作的重要基石。积极有效提升高校财会档案管理水平是对高校财务提出的新要求，同时也是提高高校财会档案管理工作的重要课题。文章从高校财会档案管理工作目前存在的问题入手，进一步分析产生问题的原因，并从提升高校财务人员财会档案管理能力水平；增加操作技能培训；配备专业人员管理会计档案；加强财会部门与档案管理部门的沟通等方面作一些针对性的探讨，最后提出强化高校财会档案管理能力的举措。

一、高校财会档案管理的内涵

高校财会档案是高等院校记录资金活动的凭证和依据，也是高校档案资料的重要组成部分。高校财会档案的主要特征有专业性、技术性和保密性，它在高等院校改革和发展事业中具有举足轻重的作用。

(一)高校财会档案的内容

高校财会档案是指高校在进行经济业务活动中接收或形成的，记录和反映高校经济业务事项的，具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表等各种形式的资料，也包括通过计算机等电子设备形成的、传输和存储的电子财会档案。具体包括以下几种：

表1 财会档案的分类

(二)财会档案管理人员的特性

高校财会档案管理人员作为高校财务部门的一员，除了需要具备财务核算理论知识，还需具备相应的档案管理理论知识。从事高等院校的财会档案的管理人员需要具备财务会计的相应证书及档案管理能力。

(三)高校财会档案管理工作的主要特点

1.专业性

专业性是高校财会档案管理工作重要特征之一。具体从高校财会档案包含的内容形式上来论述：高校财会档案内容主要以财务核算报销的专业凭证和原始票据。例如会计凭证类、银行对账单、会计报表类、薪金发放表、固定资产明细账等为主。另外还有财务专业票据存根如非税收入通用票据、资金往来结算票据、非税收入一般缴款书等等。

2.真实性

在高等院校的各项教育体制深化改革的过程中，每进行财务报销一笔经济活动或经济业务事项都会使与之相关的有效的原始票据和凭证真实准确的记录在案。另外财会档案之间都有相互的联系，所以财会档案具有不能改动的特性，这就直接决定在任何时候产生的与经济业务事项有关系的活动凭证都是真实可靠的。高等院校的财会档案就是反映了整个高校的全部资金活动往来的证据。

3.合法性

在进行财务核算报销时，涉及大宗采购或政府采购时，都会要求经办人提供合法的经济合同。这也构成了高校财会档案的重要组成部分。因此在进行高校财会档案管理工作时，需要依据相应的法律法规，具有合法性的特点。

二、高校财会档案管理存在的问题

(一)财会档案管理制度体系不健全

目前随着高等院校教育管理体制改革的逐渐深入，高校的档案管理工作体制建设逐步趋于健全。但是高等院校没有能够及时适应新形势下财会档案管理工作要求，未完善财会档案管理工作制度体系。如高等院校目前没有建立制度明确规范财会档案的立卷、归档和保管等时间和范围。根据《会计档案管理办法》规定，单位当年形成的财会档案，在会计核算年度结束的时后，可以暂时由本单位财会部门保管一年。一年保管期满后，原则上应由财会部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财会部门往往为了方便查询，财会档案会在财会部门保管一年以上，通常是不按期向学校档案管理部门移交，或者直接将财会档案留在财会部门。

(二)规范财会档案管理的意识不强

目前高等院校的管理层对于规范财会档案管理工作的不重视，没有成立档案工作委员会和财会档案管理工作小组，在实际的管理工作中没有明确会计档案牵头组织、业务指导部门及相关业务处理参与部门等，最终导致没有形成党委统一领导部署、各司其职、专人管理、齐抓共管的管理格局。

(三)财会档案管理工作管控不严

鉴于财会档案真实、完整、可用和安全的特殊性，高等院校应对其归集、整理、保管、移交和使用等阶段实施严格管控。(1)档案归集阶段。在财务报销中，报销人员未按规范整理和粘贴好原始票据，导致经过财务审核和出纳支付后单据仍然不整齐。(2)档案整理阶段。每月因各种原因未能及时将稽核后的会计凭证装订，就不能做到按月清点；另外会计账簿等其他资料也不能及时归集、分类、整理，按年清点。(3)档案保管阶段。财会档案不能做到分类库柜存放，对保管过程中的防火防盗防损等工作不重视，另外对存放的电子档案没有开展不定期的检查。(4)档案移交阶段。没有设置财会档案盘查期，对未装订的财会档案没有进行逐一登记。(5)档案利用阶段。在实际管理工作中，没有设置财会档案调阅审批制度，未形成“接单—登记-调阅-清点-移交-签字”的规范流程。

(四)财会档案管理工作专业性人才缺失

提高高校财会档案的管理能力的组织保证是设置独立财会档案管理机构。根据《会计法》及《会计档案管理办法》规定，任何单位原则上都要设置财会档案管理机构来进行档案管理的工作。人员是组建财会档案管理组织的重要保证。但目前我国许多高等院校的管理工作是财会档案管理工作是有财务会计人员兼任。

(五)财会档案鉴定销毁上存在困难

为了减少财会档案的管理成本，高校财会档案管理工作中关键的一个工作是财会档案的鉴定销毁工作。但是在高等院校实际管理工作中，鉴定和销毁保管期满的财会档案工作得不到充分的重视，这就导致容易出现“无人来销、无人敢销”的尴尬局面。在高校财会管理工作中出现“无人来销、无人敢销”现象的原因：(1)保管的财会档案数量巨大，开展档案销毁工作需花费大量的人力物力，这无形中增加了档案的管理成本，加重了高等院校的管理负担；(2)鉴定销毁财会档案没有存在可操作的标准。《会计档案管理办法》中对会计档案的保管期限作出了明确的规定，但是高校财会档案是学校资金活动中形成的记录经济业务活动的执行和完成情况和明确相应经济责任的书面证明、原始资料，其重要性让审批者往往不能轻易凭保管期限满了就来作出鉴定销毁的签字。会档案保管期限明细详见表2会计档案保管期限一览表。(3)学校属于公益性事业单位，对于职工存在大量未能及时清缴的债权债务。尽管未能清缴的债权债务是年代久远也不能作为坏账核销，而是需要长期挂账，学校保留清偿权利。会计凭证作为追偿长期挂账的原始证据就不能轻易销毁。

表2 会计档案保管期限一览表

三、高校会计档案管理存在问题的原因

1.高校注重教学、科研的投入，对财务档案工作重要性认识不足，重视不够，对财务信息化建设普遍投入不足，没有形成会计档案资源信息共享、电子会计资料保管系统。

2.缺乏创新意识，思维固化，对档案建设重心没有及时向信息化建设转移，会计档案利用价值低。

3.因编制体制的原因，财务人员结构配备不合理，人员专业也仅限于财务方面，未曾培养具有双重能力的复合型档案管理人才。

4.会计档案销毁艰难导致档案管理成本不断加大。

四、加强和完善高校会计档案管理的对策

(一)业财融合大势所趋，财会档案离不开你我他

1.强化领导管理意识，建立完善的档案管理体系

在日常工作中应加强会计档案管理工作的领导，同时还应建立全面的会计档案立卷以及保管查阅等相关管理制度，进而有效保障会计档案的完整性，同时防止散失和毁损。在一定程度上财务档案管理水平的高低是相对于高校的综合管理水平具有重要影响。同时对高校财务以及档案管理工作的好坏也具有重要影响。我校管理层高度重视财务档案管理工作，广泛宣传会计档案管理的重要性，树立良好的制度执行意识。具体管理体系可设计为由财务部门副处长主管，专职会计人员担任会计档案的管理工作，制定部门财务档案管理规章制度，建章立制与学校档案部门共同管理财务档案，按期转移以往年度财务档案，服从档案管理部门的指导。

2.加大学校内部档案管理部门和财会部门沟通力度

在档案管理工作中，学校档案馆具有一定的专业性。财会部门应加大向档案馆业务操作技能的学习与交流。

(二)术业有专攻，打造财会档案工作专业团队

1.加强会计人员财会档案管理及操作技能培训

高等院校应结合本校实际情况，对相关档案管理人员进行定期的理论培训，培训形式可以多样化。在理论学习的基础上，以继续教育和业务培训为手段，提升财会档案管理人员的业务操作能力水平。最终目标是打造“学习型、创新性、服务型”财会档案管理工作队伍，具体要求是对内提高团队素质，对外树立良好的工作形象，大力提高档案管理工作服务水平。

2.整合人力资源，对财会档案的管理实现专人化

随着新形势下高等院校发展规模不断壮大，单位财会档案数量也大量增加，配备专人管理财会档案就显得尤为重要。高等院校的会计管理机构应整合现有人力资源，争取实现对档案管理工作专人化，这样就保证了财会档案管理流程的顺畅及一致性。

(三)立规矩已成方圆，制度流程了然于心

1.梳理档案管理流程，重点完善归档整理流程

对于高校财会档案管理工作应结合实际情况和财务工作的特点，制定出相关的流程和规范。另外在财务档案形成过程以及整理归档中，建立健全质量保障体系，针对财务档案实施过程进行全面检查，这样才能确保财务档案的完整性和准确性。高校财务部门应配备专业人员对财务档案进行管理，同时建立健全集中的管理机制，保证高校财务管理融入学校档案管理中，在真正意义上维护学校财务档案的完整性。

2.优化财会档案管理流程，实现档案信息化管理

目前“大数据”、“云平台”支撑着国家治理体系和治理能力现代化，这就要求通过聚合广度信息、挖掘深度数据、传递偏平网络，最终能够达到决策科学化、管理精细化。借助“大数据”、“云平台”等信息技术工具推动会计档案由传统纸质档案转变为电子化档案，并通过云端存储工具实现电子档案的远程访问和管理，提升存储的档案信息利用效能，实现随需访问档案信息。具体操作是高等院校可以借助影像识别系统对各类原始凭证影像化，在“大数据”、“云平台”的信息技术的应用基础上构筑财会档案数据库。最终实现财会档案的数字化、网络化，能够档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，高度共享、使用便捷，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“信息库”，释放会计档案资源的巨大潜能，为广大师生提供便利、为学校改革与发展提供决策。信息化建设以及成为我国社会主义现当代化建设的重要组成部分，高校作为人才成长和培养的重要场地，需要顺应时势加强财务档案管理信息化建设。

五、结语

随着高等院校改革的不断深入，当前高校财会档案管理工作处于不断的改革与发展中，这将给高等院校财会档案管理工作提出更高和更深层次的要求。这就要求高等院校管理层与财务工作者务必与时俱进，转变传统的管理观念，从实际出发，强化学习引领，善于综合运用现代化技术，不断健全高等院校财会档案管理体系，科学有序地展开财会档案管理工作，从而大力提升高校财会档案管理水平。

【注释】：

①会计档案管理办法