计算几技术在档案管理中的应用

朱仰臣

摘要：信息技术与网络科技的发展，使我国计算机技术得到更加广泛的应用，其提高了档案管理的水平与效率，现今，档案管理人员逐渐意识到计算机技术对档案管理的重要作用，所以本文针对计算机技术在档案管理中所面对的问题，进行了研究与分析，并提出相应的可行性建议，以提高档案管理的安全性与时效性。

关键词：计算机技术;档案管理;安全性

中图分类号：G270. 7

史献标识码：A

文章编号：1005-5312 （2020）15-0287-01

一、引言

计算机技术推动着世界经济的发展，在我国事业单位的各项管理体制中，档案管理是事业单位的核心，为日常工作的开展提供便利。与传统的档案信息管理模式相比，计算机技术在档案管理中的优势逐渐显现出来，其储存容量大和搜索信息快，以及使用成本低，可以为企业减少成本支出，所以，研究人员应该对相关领域进行积极探索，不断的提高计算机技术水平，实现资源共享与信息共享。

二、计算机技术在档案管理中存在的问题

虽然计算机技术只是一种辅助工具，多数档案馆依旧主要依靠人工记录的方式，但是这些纸质档案容易出现受潮与变质的问题，造成信息出现漏洞，导致重要资料丢失，由于没有合适的数据档案库，以至于没有发挥档案管理系统的作用，导致档案管理效率缩水，降低了档案信息管理的质量与水平。

應用现代化信息技术，可以直接进行信息储存和查阅资料，提高了档案管理效率，同时降低了档案管理的成本与费用，但是计算机技术应用在档案管理尚处于探索阶段，有以下几点不足之处：第一，电子档案对于纸质档案来讲，虽然更加方便整理，但随着科学技术的发展，计算机技术的多元化，电子档案的储存环境的变得更加复杂、多样，电子文档可以轻松的处理一些简单的文字信息，但是当相同的档案信息放在不同的数据库中，会产生不兼容性，出现无法使用的情况。第二，很多单位的各部门之间缺乏及时信息交流、沟通，导致管理模式和制度都存在着众多差异，很难完成管理档案的协调性工作，所以增加了统一标准的难度。第三，档案信息的安全性问题已经成为网络信息化的重要阻碍，同时而对黑客、电脑病毒以及人为的泄密盗取数据等问题，都为档案的安全性埋下重大隐患（1）。

三、计算机技术在档案管理中的应用改革

（一）实现文档统一，避免分离

计算机技术将信息文件转变为数据方式进行储存，其通过电子数据的模式进行传递，并用多媒体信息将图片与声音等综合信息储存，凸显了计算机技术的自动化与媒体化的特点。为了实现文档统一，档案管理人员应该具备思维策略，制定规范系统的工作制度，并且建立科学的档案管理模式，确保档案有序的进行。为了实现档案信息化与数字化的管理，可以通过数据库、高速扫描，还有数据压缩等技术手段，避免管理人员因为缺乏管理经验无法反映其个人工作能力，防止出现断档的情况。为了发挥档案的作用和提高档案管理的质量，以及避免重复性工作，在单位各部门之间实现文档一体化，应该改变之前的档案分离管理问题，树立从源头做起的意识，对档案有一个完整规划，通过网络实现一体化管理模式。

（二）制定相应的制度

计算机技术的应用在一定程度上解决了档案管理的漏洞，但尚未设定完整的管理制度，好的管理是成功的一半，所以，必须及时完善各方而的管理制度，做到任何一个环节都有法可依和有章可循，确保现代化管理的高效性。电子文档的来源途径包括计算机技术人员、数据录入人员、信息管理人员等，文档的来源途径众多，所以必须制定相应的制度，解决电子文档的归档问题，同时督促归档人员的自觉性。单位日常工作制度应该把电子文件归档制度列入其中，并且加入信息管理工作程序中。此外，由于电子文档容易被修改，所以应该采用双轨制归档，做成两套内容相同的档案，将重要的电子性文件制成拷贝文档，提高电子文档的安全性，与此同时，管理人员需要保护电子文档的原始信息，深入各个工作环节，掌握电子文档的接收与储存等，也可以把电子文档设置成只读文件，提高其安全性与可靠性②。

（三）解决信息化管理中的安全问题

计算机档案管理系统的安全控制第一环节就是控制访问入口，核查访问者的身份，并对其进行身份验汪，如果访问者已经注册，就允许进入系统查找所需要的资料。虽然计算机技术的发展为档案管理工作提高了便携性，但也带来了安全隐患，管理人员可以根据资料级别进行网络设置，例如：一级档案不需要联网，二级档案连接局域网，三级档案可以联网等设置。同时，加强法律宣传，提高档案管理者的法律意识，目前，国家已经制定《中华人民共和国档案实施办法>等，增强了行政部门的执法力度，所以依法治档已经成为档案管理工作者的主要手段。

四、结语

总而言之，在科技高速发展的背景下，信息化与档案管理的融合，充分说明了国家信息化产业的崛起，通过借助计算机技术，增加了对文件档案的管理，促进了档案的科学化。特别是借助高效率的管理模式，不但降低于企业的经营成本，还实现了资源共享，为人力资源的管理提供了便利，也为档案管理实现了创新与发展。

注释：

①张彩书，探析计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].中外企业家，2019 （30）：103.

②土雅喆，计算机技术在文件与档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2019 （10）：135.