大数据时代提高电子档案管理安全性的分析研究

张宇红

河北省承德市围场满族蒙古族自治县委组织部

随着信息技术的持续发展，档案管理信息化、电子化应用也越来越普及，这给档案的管理使用带来了便利性。像一个硬币的两面，随之而来的是电子档案的安全保存和使用问题。本文主要从电子档案的特点，面临的安全问题与对策分析等几方面加以论述，以达到规范管理的目的。

一、电子档案的特点

按照档案管理规范保存起来，具有参考凭证价值的、封装起来的电子文件就是电子档案。由于具有电子化、信息化的特点，因此电子档案的管理主要为确保长期连续可读性、存储载体性能安全性及信息内容的原始真实性。

（一）电子档案要确保长期连续可读性

纸质档案保管根据资料内容的重要性不同分为10 年、30 年和永久档案，具有保存期限长的优点。相较而言，电子档案则需要依靠软件（存储及管理系统）硬件（硬盘等存储载体）的配合才能正常读取利用。为了保证电子档案信息的长期可读，解决长期储存问题，需要建立相应的定期保障机制，确保电子档案随着软硬件等系统设备的升级随时能够实现调阅查看。

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（二）电子档案要确保存储的安全性

电子档案不同于纸质档案，采用U 盘、硬盘等就能复制拷贝的设备进行存储。而各单位的档案一般都是对于单位发展具有高价值的文件，确保其安全性、不外泄为重要核心要务。一方面是储存环境的要求，电子档案长期保存的温度应控制在17℃-26℃之间，相对湿度控制在35%-40%之间，最好放在设置自动恒温恒湿的空气调节装置的库房内。另一方面，电子档案存储载体应直立排放，以满足避光、防尘、防变形的要求，并做到远离强磁场等。

（三）电子档案内容的真实原始性

对于一些较为特殊的电子档案，必须以扫描文件、复印件等原始形式进行真实显示。可以是保存原始档案的电子图形或者是原始档案资料的缩微品，以保证其真实性。

二、电子档案管理的问题

目前电子档案文件的保管、管理、使用中存在着一些问题，主要为以下几个方面：

（一）电子档案的原件真实性欠缺

纸质档案的原始性和真实性容易得到识别和确认，而电子文件档案哪怕修改之后都不在档案中体现，任意一个时期都可以进行相关信息的修改、删除等操作，并且不容易被发现。此外，由于电子档案的载体和存储介质的可分离性，也使得电子档案原始性和真实性有所欠缺。

（二）电子档案安全问题突出

受网络技术发展的影响，网络很容易遭受到黑客的入侵。而行政事业单位的档案更具有高攻击价值，容易遭受到各类安全问题。电子档案类信息的传输依赖于网络，在整个过程中，很容易受到泄密、篡改和伪造，加上电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵，网络安全问题不容忽视。

（三）电子档案保存期限易受硬件设施影响

随着信息技术的持续进步，电子档案管理用到的软件、硬件以及服务系统在不断迭代更新。受此影响，电子档案的存储载体也在变化，电子档案数据容易发生丢失或者损坏，因此，信息数据保存期限问题值得关注。

三、电子档案管理的对策

电子档案的特性，决定了它在保存上不同于纸质档案。面对以上问题的对策也必须有效应对，促进档案管理的持续发展。

（一）建立规范统一的电子档案入档、使用标准

面对档案真实性问题，要不断增强对电子档案信息内容的原始性和真实性的保障。一方面做好相关规章制度的制定，并严格执行，打下良好基础；另一方面结合单位实际情况，科学制定电子文件档案基本结构标准，从电子文件档案的形成、收集、整理、归档、利用、统计等各个过程去规范电子文件档案。此外，要在单位积极宣传，营造大家支持档案管理的良好氛围。

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（二）进一步加强电子档案的立法工作

强化电子档案的立法工作，确保电子文件档案的法律效力，使电子文件档案具有充分的证明力，实现电子档案的合法化、科学化、规范化。对于侵害电子档案安全的各类行为予以严厉打击，同时采取硬件加密、系统升级等多种形式确保电子档案管理和使用的安全。

（三）采取多种手段管理存储电子档案

1.保证电子档案的真实性和原始性

在电子档案形成初期，应对每份电子档案实行备份，存储媒介至少保存2 份以上，才能更好地保证电子档案的真实性和原始性。

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2. 电子档案管理电脑要做到专机专用，以保证电子档案的安全性和独立性

避免以磁盘、光盘等为介质的存储载体变形或损坏，致使存储信息丢失或无法读取，或由于违反操作程序造成存储于计算机中的电子文件遭到破坏或删除。

3.实行重要档案分布式双机备份，以保证电子档案的真实可靠性

电子档案的管理是一门科学的艺术，如果管理不好，将会造成档案信息的泄露。因而，必须采取有效的措施和方法，对其进行严格管理，持续提高其安全性。