档案智能管理的特点与智能服务模式分析

成雁甲

摘 要：档案资源属于社会知识资源的一部分，在新的社会经济发展形势下，公众对档案资源的利用需求显著提升，只有坚持档案管理现代化发展，才能满足实际利用需求。但是从现代化技术在档案管理过程中的应用情况来看，还存在许多不足，需要尽快加以改进。

关键词：档案智能管理;智能管理特点;智能服务模式

引言：众所周知，档案工作是非常重要的企业管理组成部分，对档案的真实记录，直接反映了一个单位历史发展和现实情况，是各行业非常重要的无形资产。在当前新形势下，传统的档案管理体系，已经无法满足市场发展的需求，应当对档案管理与服务模式不断进行创新，做好内部资料整合工作，使工作效率得到提升，确保人事管理工作的有序高效开展。因此，对我国的档案管理与服务模式创新工作开展研究，具有非常重要的现实意义，对于促进档案工作有序健康发展有重大作用。

1档案智能管理系统改进意义

很多具备机密性的档案一旦丢失、一旦泄密，将会对各方利益带来威胁，所带来的损失是无法弥补的，所以单位必须重视起档案管理的重要性。首先，积极开展档案智能管理系统更新换代，能够有效促进单位的管理水平。《全国档案信息化建设实施纲要》当中明确指出：“积极推进档案数字化进程，加强对珍贵、重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平。”为了积极响应当前社会发展趋势，各个单位都积极开展了信息化办公、无纸化办公，并构建出信息化办公网络，在先进档案智能管理系统的支撑下，可以为单位各个领域工作提供精准、高质量信息，促使整个单位工作运行速度提升，强化单位管理水平。其次，档案智能管理系统优化工作增强了档案使用价值。除了单位日常管理工作需要档案信息之外，单位的经营发展更离不开档案信息。档案信息当中记载了单位经济、文化、管理等各个层面的历史数据。在智能化数据挖掘技术的融入之下，可以结合单位自身情况，挖掘出对单位日后发展有用的档案数据信息内容，切实有效地促进单位日后可持续发展。最后，档案智能管理系统优化可以提升档案信息安全性。在信息化时代的当下，“得信息者得天下”，档案管理内容中涉及了诸多机密档案，其中涵盖了单位战略发展思想、单位核心机密，若出现信息泄露问题，将会给单位带来严重损失。优化创新档案智能管理系统，能够强化档案智能管理系统的安全保障，避免档案机密信息泄露与丢失问题，保障好单位切身利益。

2档案馆智能管理系统的特点

（一）档案管理的数字化。在档案数字化基础上进一步进行数据化资源建设，可以更好地与全社会信息技术应用的实际工作面相对接，更好地适应不同类型、不同背景、不同年龄、不同地区的用户需求，以更加智能的技术和方法适应大众的使用习惯，为个性化档案信息服务打下智能化的信息资源基础。（二）档案管理的及时性。档案管理的及时性，就是要求在档案数据化各单元运作时，能够迅速将数据传输并导入中心数据库，同时高效率地对档案信息进行数据采集、数据筛选和数据挖掘。（三）档案管理的保密性。档案的管理属于涉密性质的工作，在档案数据库整合过程中，要严守涉密工作规程，对档案内容进行安全保密处置。这要求在档案馆智能管理系统研发和选型之初，先期建立完备的涉密工作流程，确保档案数据的安全性。

3新形势下档案管理存在的问题

3.1档案管理制度有待完善

某些单位建立之初，相关人员对单位各项制度进行了规范化处理，档案管理制度也不例外。当前社会的发展形势发生了较大的变化，但单位依然采用传统的管理模式，无法与社会发展需求相适应，如此就干扰了单位档案管理工作的秩序。传统的档案管理制度中明确了负责人及工作流程。但在单位结构调整的过程中也增加了多个部门，如依然采用传统的管理机制和管理制度，则无法保证档案管理的效果。

3.2人员专业素质参差不齐

档案管理属于一项系统性、专业性非常强的管理系统，需要档案管理人员有扎实的专业知识和较强的责任心和较高的综合素质。但是，目前很多的档案管理人员呈现身兼数职的情况，还有很多因为福利待遇无法达到要求而对工作产生懈怠。档案管理人员在开展工作的时候，只是根据传统的经验整理文件资料，对专业的档案管理知识比较缺乏，早保管、整理、分类文件档案的时候，没有严格按照要求进行操作，甚至没有及时对档案进行立卷、归档，档案管理工作效率较低。

4加强档案管理和服务的有效途径

4.1构建现代化档案管理体系

在档案信息管理的技术创新过程中，需要对档案管理体系作出相应的调整和改进，构建基于档案信息管理云平台的高效工作流程，确保各项档案管理工作有序开展。以档案归档工作为例，在传统技术条件的限制下，由于部门之间的信息管理系统无法顺利对接，仍需要采取人工方式完成档案收集和归档工作。在统一的云管理系统支持下，档案归档工作可以直接在网络环境下完成，应减少不必要的人工操作步骤。同时利用信息管理系统，对档案归档工作流程进行记录，包括操作人员信息以及归档的时间节点等，确保档案管理工作流程的可塑性。在此基础上，落实档案管理工作责任，通过开展相关监督检查工作，确保档案归档的及时性和准确性。此外，如果涉及多部门间的档案管理工作，为避免出现职责交叉和冲突的情况，可以直接通过网络渠道开展沟通，提高各部门之间的工作协调性。

4.2强化智慧档案服务的综合集成设计

目前，一些档案馆已经提出了智能档案信息基础设施、应用体系和信息资源开发利用体系的体系化建设思路。从根本上讲，基础设施体系、应用体系和资源开发体系均属于档案服务综合集成设计的重要内容。在此基础上，强化综合集成设计还包括政策法规、标准规范、人才资源的集成方面。

4.3完善档案管理人员培训

首先要引进及培訓优秀人才。聘用能够熟练应用信息技术的专业档案管理人才，改善档案管理的水平，同时单位内部也需加大培训力度，组织开展档案信息化管理培训，创建信息化知识和技能平台，以传统工作模式为基础，不断发展创新，真正实现档案的智能化管理。其次，在事业单位内部，需营造浓厚的专业理论知识学习氛围，让工作人员重点学习档案的数字化、智能化及现代化管理，从而使管理人员正确看待档案管理的作用。另外，购进先进的设备，创新档案管理工作模式，在日常管理工作中全方位利用信息技术。再次，工作人员之间要积极沟通和学习工作经验。新一代的档案管理工作人员应向经验丰富的档案管理人员学习，在工作中及时发现并纠正自身不足。

结束语：总之，实现档案智能管理与智慧信息服务是新时代智慧档案馆建设的重要方向。档案管理工作深度融入和适应智慧社会发展广覆盖、多样化、多途径的信息服务需求环境，建立与时代同步的智慧档案服务体系，构建智慧档案服务模式，能够汇聚档案的智慧资源，最大限度地满足档案用户的现实需求。同时，通过档案智慧服务，对拉近档案与利用者之间的距离，充分发挥档案信息资源的价值和作用具有重要的现实意义和深远的历史意义。

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