大数据背景下高校档案管理信息化建构探讨

杨培决

摘 要：随着信息技术的发展与影响，高校档案管理也逐渐完成了信息化建构。大数据背景下，信息化管理已经成为必然趋势，但是由于高校档案信息内容较多，在实际管理与建构期间也遇到较多困难与问题。本文结合当前高校档案管理信息化建构发展现状进行分析，研究有效提升档案管理效率的信息化管理方法，期望能够通过经验与管理内容的总结与优化，完成高校信息化技术管理与进步的发展目标。

关键词：大数据;高校;档案管理;信息化建构

计算机技术与互联网技术的改革与发展促使大数据时代的来临，作为新世纪比较先进的技术类型，大数据已经逐渐被应用推广到各个行业当中。尤其是一些数据共享建设内容，其作用效果直接提升了人们的工作效率与技术发展水平。高校作为教育发展基地，需要管理的档案资料也比较多，想要切实完成信息化管理与发展目标，需要根据高校发展现状进行合理改革与优化，充分发挥大数据的技术效果的同时，促进高校信息技术水平的不断发展与提升。

一、高校档案管理现状

大数据背景下，高校档案管理已经运用信息技术管理相关档案内容，不仅制定了相关工作流程以及相关规章制度，对于档案安全管理也做出了一定的管理计划。但是多数高校由于高校建设资金与自身信息化技术发展水平限制，应用的信息技术管理手段与方式还比较落后。为了保障工作准确性依旧延续传统纸质文件的管理方式，双系统的管理方式虽然工作质量得到了有效保障，但是也为档案管理人员带来了巨大的工作任务量与工作压力。其中，信息安全更是高校师生统一担心的实际问题，信息化技术虽然方便了高校档案管理，但是想要保障信息安全水平，也需要高校管理者与相关技术人员做好相应的技术处理工作。

二、大数据背景下高校档案管理信息化建构策略

（一）合理运用信息技术，完善档案管理内容

大数据的主要应用就是利用云计算应对多个数据端口，并用其数据整合与分析能力，总结人们需要的相关数据与内容信息。在实际应用期间，云计算技术本身的优势较为突出，不仅能够实现高度的虚拟状态，对成本的要求也比较低，人们直接借用互联网就能够直接获取相关信息，实际操作方式也比较灵活，基本能够实现每个用户的具体需求，属于相对个性化的定制服务。合理利用信息技术完善档案管理工作，能够有效解决档案信息储存量较大问题，同时利用数据分析功能，加强信息数据处理与整合。其中，电子标签的功能利用，直接将档案信息植入到芯片中，有效实现档案数据自动化管理的同时，也发挥了方便、快捷，信息处理效率稳定的技术优势，在实际工作管理期间，结合高校的发展需求，智能化分析、汇总需要的数据类型与内容，相对于传统时期数据统计、校对、整理，不仅工作效率有效提升，工作质量也取得更好的进步。

（二）统一工作管理方式，加强人员培训管理

现代化信息管理系统已经成为发展的必然趋势，在高校档案管理期间，应用信息技术已经成为高校发展的必然趋势。在实际档案管理期间，很多教师由于本身的技术水平与对于计算机的掌控能力不足，导致实际工作期间并不能快速掌握信息化高校档案管理方式。为了保障高校档案信息的稳定管理，加强人才技术的引用与培训，能够有效强化档案信息管理部门的工作有效性。首先，积极招聘、培养档案管理人才，现代化技术的发展已经不同于传统工作时期，工作人员的技术处理应对能力以及相关的自我的提升意识已经成为未来工作发展的主要原则，在实际招聘期间，除了测评员工的工作能力与技术水平之外，也需要考核其职业素养，避免由于员工的工作认知不到位，影响档案信息管理工作效率;其次，根据当前档案信息管理部门员工的实际工作水平与工作能力开展个性化技术培训，照顾新老員工的个体差异性，避免老、新员工由于学习与工作能力不足，对于现代化技术处理方式不适应，或者由于工作经验不足不了解档案管理工作内容，影响信息管理效果;最后，强化员工的法律以及责任意识。在实际工作期间，档案管理中的各项信息与学生的未来发展息息相关，除了高校实际需要运用的信息内容，依旧相关法律法规做好相应的信息化管理与安全处理，能够有效保障相关档案信息的质量要求。

（三）完善管理体系内容，提升工作服务效率

信息化技术的应用基本已经推广到高校各个岗位，但是在高校档案管理期间，依旧存在工作服务效率低下的问题。导致该现象的原因较多，一方面可能是由于相关的技术处理与管理不到位，档案管理工作人员在实际工作期间，对于工作内容与工作目标的不清晰;另一方面可能是高校技术发展正处于改革发展阶段，从传统工作模式向现代化管理方式转化需要一定的时间与改革过程，尤其是档案管理服务，应对大量的信息数据，如何正确处理与分类，并应对不同的信息数据需求者，也需要档案管理技术人员根据实际情况做好细化分析，避免工作质量问题，影响档案信息管理的优化与发展。

三、结束语

大数据背景下，高校档案信息管理方式已经得到不同程度的优化与改良，在实际工作管理期间，合理应用信息技术，加强工作人员的技术培训，做好相关宣传与知识推广工作，能够有效提升档案管理工作效率。针对档案信息安全管理，严格依据相关法律执行工作任务，加强员工的职业素养培训，避免员工由于责任意识不清晰，影响高校档案稳定管理与发展。

参考文献：

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