从内控五要素着手探析商铺租赁企业的内控管理

金红桥

摘 要：企业内部控制是指企业为了保证经营合法合规、有效进行和资产的安全、完整，防止发生和纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、会计信息真实可靠合法、完整而制定和实施的政策、措施与程序。内部控制管理活动贯穿企业经营活动全过程，在企业经营管理中扮演越来越重要的角色，发挥越来越重要的作用。本文以FK公司为例（以下简称公司），借鉴行业内成功经验，结合并运用《企业内部控制基本规范》内控五要素简要介绍和分析商铺租赁企业内部控制内容，存在问题，解决办法。

关键词：企业内部控制基本规范;商铺租赁企业;管理

FK公司是一家主营各类商铺的开发销售和租赁、传统商贸批发零售、电商、仓储冷链配送、物业管理服务的综合性的现代化大型省级物流园区。截至2019年，整个园区共进驻全国各地经营业户近千家，荟萃全国各地名优农特副产品。企业一直倍受当地政府重视支持，享有较高声誉，公司享有税收减免、财政补贴等地方政府扶持政策。商铺租赁业务是公司本部的主要经营来源。但是，公司作为一家从集体企业转型的私营企业，股权单一，典型的家族型企业特征明显，内部控制形同虚设，企业效益近年来一直欠佳。在经营中公司内部控制上存在的缺陷逐步显露，归纳起来主要问题如下：

一、内控环境

控制环境是内部控制的基础。公司现状：一是公司管理层、员工对内控意识较为薄弱，也没有制订和完善成文的内控各项制度并有效执行。二是组织机构设置不合理，治理结构不健全：组织结构特点是股东以自然人为主，占多数股权，管理上存在集权特征，家族式企业管理.3文化建设不够重视：内控制度的贯彻执行有赖于企业文化建设的支持和维护。FK虽明确了公司经营宗旨理念，但公司上下对企业文化内容以及对内控建设中作用知之甚少，缺乏相应的激励约束机制，干好干坏一个样，职工队伍松散，没有凝聚成合力。以上情况说明公司控制环境基础薄弱，整体控制环境面临失效的风险，这将影响后续控制活动的实施。解决思路：

公司应根据自身实际情况完善内控环境：一是吸收社会资本，合理股权结构。推行员工持股计划。二是改变唯亲是任;三是规范法人治理结构，完善以董事会为核心的公司治理机制。建立决策、管理、监督各机构权责明晰、相互制约的关系.四是在文化方面：重视内控文化，建立适应企业长远发展的机制，包括企业精神、价值观念、企业目标、企业环境等，形成有自己特色的经营理念。五是建立业绩考核制度，完善量化考核，将企业内控制度的建立以及是否有效实施等列入管理层及员工绩效考核指标、依据。为配合内控建设顺利推进，去年公司财务部联合市场部等部门在对租赁业务全面疏理基础上，特制定出台员工考核评分表，着重在商铺租赁内控管理各环节制订详细的考核内容和评分标准，自实施以来已取得良好效果。

二、风险评估

风险评估主要包括风险控制目标、识别手段、风险评估排查等。公司管理层风险意识存在欠缺，没有建立风险评估机制。经营管理层虽具有一定的风险防范意识和识别能力，表现在在某些重大项目投资、管理决策上。但在日常经营管理上对潜在的经营风险和财务风险防范上存在一些突出问题，缺乏必要的风险防范控制。表现在：

（一）经营风险未加以识别防范

市场环境一直在变化，租户经营情况也在变化，公司一直面临欠租空租等带来的经营上的风险。这些风险客观存在但管理层往往是等发生了才意识到风险的存在，平时却很少或没有采取措施加以防范。

（二）合同风险控制不够完善

租赁合同是一个重要履约文件，企业应结合自身特点，多层次多方位严谨科学的制定整理出合适的租赁合同条款，并由公司多个部门多方位进行审核、修订，避免因合同条款约定不周而造成的一些履约纠纷。以往公司对“营改增”后合同租价含税不含税、提前开票交税问题、履约保证金缴纳等由于对租户违约风险考虑不周或租赁合同约定不清造成的合同履约纠纷较多，合同风险较大。今年受疫情影响，国税总局出台扶助中小企业税率优惠政策，因此合同中涉及租赁价格时需要关注这税率的变化。

（三）财务风险凸显

公司没有健全融资决策分析机制，公司财务风险评估体系不完善融资比较随意不严谨目前公司负债率居高不下，而且融资结构不合理，财务费用是一笔沉重的经营负担，直接影响企业经营利润。解决思路：

1、建立、健全基于风险管理的内控制度，加强风险防范控制

强化对风险的识别、评估和应对措施。将风险管理纳入内控体系建设，重点加大对合同风险、市场经营风险、决策风险以及财务风险的监督控制。经营风险不容小觑，采取各项严格的控制措施，如加强市场日常巡逻工作等，防范控制经营各项风险。

2、完善合同条款，减少合同违约风险

着重针对租赁经营中的风险关键点、争议点，在合同上加以明确如包括租金支付、租赁期限、租金計算及递增机制、担保方式、违约责任等。去年以来，公司根据以往合同执行上存在的诸项漏洞，对租赁合同文本进行多次修订完善统一，减少租赁经营风险。

3、改进财务风险评估体系

财务部应结合公司内控制度，完善财务部门内部控制，加强对出租业务事前、事中、事后的财务监督控制，防范各项财务风险。当前阶段，财务部门在公司投融资决策管理上配合公司高层，从财务风险识别、评估、控制三个方面研究并尽快制订出一套风险评估体系，并协助高层采取有效的财务风险管理措施，化解风险。

三、租赁业务控制活动

控制活动是为保证企业目标能按计划进行和实现而采取的一系列政策和程序。企业应根据内控目标，结合风险应对策略，综合运用控制措施，对逐项环节实施有效控制。例如授权、会计控制等。作为一家提供租赁服务企业，FK公司在租赁业务关键活动控制点上缺乏系统规范的内控制度和程序，突出表现在：

（一）商铺租金定价不规范、租金随意性大

减免租金授权、执行不当。公司市场经营部在租金定价上，没有一套科学合理的租金定价方法，事前也未作综合评估，导致租金定价或高或低。再者，对商户租金的减免决定权全凭市场部经理其个人和客户的关系。

（二）租户评级体系不健全

对租户进行评级和筛选有助控制租赁经营风险，是租赁内控的一个重要内容。而公司在租户资信评级上缺乏完善的风险管理机制，也没有建立客户信用档案管理体系。公司经营部门为完成出租率等考核指标，在租赁流程上经常会弱化或绕过该项环节，对客户信用评估依赖自身判断，由于这方面控制制度存在缺陷导致的结果将是为后期埋下隐患，增加租赁经营风险，如租金遇期、单方面解约等事件的发生。

（三）应收账款监控及催收制度不健全

公司缺乏健全的应收账款监控及完善的催收制度，财务部门没有建立商铺收租台帐，也没有及时定期与市场部门核对销售帐，对租金物业费等应收款确认没有按合同严格执行，租户漏交、欠缴情况时有发生，使企业蒙受经济损失。

（四）公司财务会计系统控制不规范，不相容职务和岗位之间职责权限不明确

例如，業务繁忙时，本着大家庭的原则，出纳既当收款员又是开票员，采购物品时采购员既采购又办理入库等。对商铺租金、水电费、物业费等以现金、微信等方式收款环节上没有采取必要的监控措施。例如水电物业费金额不大但量大，由于存在职责分工缺陷，部分款项没有及时确认收入，可能存在舞弊行为发生的风险，如挪用或贪污等。解决思路：

1、建立租赁定价体系完善规范定价流程

建议成立定价小组，成员包括市场财务等部门人员。定价小组应综合分析租赁市场趋势，横向对比租赁价位，参考租户等级分情况决定租赁单价、免租期、租赁年限等租赁条件，再结合公司经营阶段的需求，在出租率和租金价位上寻求平衡点，最终对定价做全面评估并制定出当期的租赁底价。同时根据市场变化，及时调整。年初，为应对新冠疫情，帮助商户度过难关，公司积极相应政府提出的租金减免的号召，同时在具体办理减免租金的审批条件、程序上严格按公司制度执行，加强授权控制，实行三人签批，采取打分制法，向重点优质商户、需要培植但经营暂时困难且信用良好的商户倾斜，坚决杜绝以往搞人情特殊化的做法，严肃公司内控纪律。

2、健全租户评估体系

公司可以从商户经营所在行业、财务经营状况、守信记录、租赁面积等多维度对租户进行评分，根据评分结果综合划分租户级别。对不同级别租户给予不同的政策及关注度。鼓励吸纳优质租户，减少经营风险。

3、建立完整的催收制度，全面监控应收账款

现在做法是财务部门建立应收租金台帐，对应收账款进行全面动态监控，市场部对照内控要求严格按照催收制度执行，确保每一笔租金有效到账，月（季）末财务部和市场部门联合盘点空租房，采取相应措施，提高出租率，避免经营损失。每月末，财务部与市场部定期逐户核对应收账款余额。财务部于租期到期前一个月打印缴款通知书给市场部，市场部负责发送并提示各租户交租。对租户租金逾期分情况按规定相应处理，包括收取违约金、执行断电、发送律师催款函、单方解除合同通知等，控制欠租风险。

4、强化企业销售与现金收款、采购与付款等环节内部控制活动

年以来，公司加强财务部内控建设：一是在现金收款环节明确工作人员职责，合理分工，做到不相容岗位之间互相监督和约束。指定专人定期与客户核对应收帐款等往来款项，并指定专人及时开具有连续编号的收款凭证，收款员会计人员实行不相容职务分离。二是加强对出租业务和收款业务的会计系统控制，保障财务报告的可靠性完整性。对相关职务相分离，如授权与执行、执行与监督、执行与核算、保管与核算等。进一步完善授权程序，加强授权审批控制制度，对三重一大实现“双签”制，集体决策审批，避免个人独断专行，判断失误以及舞弊行为发生。三是对现金收款、采购等关键岗位人员制定了岗前培训、强制休假、定期岗位轮换等制度。

总之，在具体控制活动方面，去年来公司结合公司实际，借鉴人家但绝不照搬照抄，坚持全扫描不留死角但同时又兼顾控制成本，整体优化并突出重点，对租赁业务关健环节控制活动作了规范和完善并加以有效实施，内控作用得到充分发挥。

四、信息与沟通

信息与沟通是有效获取和传递与内部控制相关信息，确保内控实施的重要条件。目前公司租赁信息化程度较低，租赁相关的各项表单、指标统计都依靠人工结合EXCEL计算制作，工作效率低，工作准确率不高，既使熟练使用财务软件但也存在数据链接性、整合性不够等弊端。财务会计信息处理滞后，传递不及时，这就导致了财务信息与内控措施不能够同步，未能向公司管理层及时反馈经营数据，无法起到严谨的监控作用，甚至会引起公司决策失误不当等风险，成为公司发展一大瓶颈问题。解决思路：

信息化管理是必然趋势。公司从长远考虑应尽快建立租赁信息化管理系统。行业内，可借鉴的如一些企业自主开发了房地产租赁ERP、SAP系统等。逐步建立完整的房屋租赁信息库、承租人信息管理档案。租赁信息化体系的建立能大大提高工作效率，快速准确处理数据且方便日后查询，便于审查监督，减少或消除人为操纵因素，减少错误风险。而且全方位实时监控整个租赁流程，有利于管理层及时掌握经营状况并及时应对，实现内控流程与信息系统的有机结合。公司的管理层还应加强与员工沟通，亲临业务一线现场，建立企业内部的信息沟通制度。

进一步完善财务会计电算化，规范财务管理和账务处理，及时将经济事项入账，为内部控制及时提供财务数据提供有效支撑。今年以来，公司管理层对财务部提出的加快推进数据信息化处理建议予以高度重视，并在财力方面给予大力支持，此项工作正在推进中。

五、内部监督

监督主要是对控制活动的监督，包括日常的管理和监督。建立并实施审计监督是内控监督机制的一个重要部分。公司尚未设有内控专职部门，财务部作为公司内部监督部门，并配置专人负责内控监督管理工作，同时财务部门负责牵头其他部门配合制定企业各项管理制度，这明显不符合职责分工原则、内审机构独立性原则，再加上管理层对内控工作不够重视，从财务部门抽调的内控专职人员缺乏专业胜任能力，缺乏独立性，内部监督作用没有发挥。解决思路：

首先，公司应加强对内控工作的重视，应专设内控部门，保障内控部门独立开展内审工作。同时加强对内审人员培训，提高专业胜任能力，加强监督力度，查找公司目前租赁工作上的更多问题并解决之。重新梳理，以往由财务部兼任内控监督工作现全部移交专设的内控部门管理负责，实现职责明确分工，保证内审独立性，达到制衡目的。

再者，从公司长远发展考虑，公司应采用内外部双重审监的审计监督机制。审计监督包含了外部审计和内部审计。而内部审计是对企业经营的一个有效评价和监督，是内控制度的一项重要组成部分。鉴于公司目前人财力考虑，公司应大力发挥内部审计部门的监督职能，对公司整个市场商铺租赁、物业、市场管理、物流配送批发零售等运营各环节进行日常监督，部分重要环节应突出重点，进行专项监督，如零售业、物流配送业的销售配送环节、每月水电物业费的现金收款以及采购付款审批等，最终实施全方面的监督，杜绝防止各环节差错和舞弊行为的发生。定期对各业务单位经营情况出具经营审计报告，做出客观评价，对存在的问题提出限期整改，减少公司经营风险，充分发挥内审的“诊断医生”作用。每年聘请外审部门对公司年报、内控方面问题进行专项审计，并向管理层提供建议。

六、结语

本文通過对FK公司商铺租赁工作的梳理和回顾，参照其他单位的先进经验，总结了商铺租赁内部控制中存在的问题，并尝试性提出了一些解决思路和方法。在今后内控工作上公司应坚持内部控制五项要素互相协调配合、整体有效推进，在企业发展中重视内控工作的重要性，企业才能达到外塑形象，内强素质之目的。也希望通过此文能在优化自身工作的同时，也能给同行业内控工作提供一个参考。

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