试论档案管理工作中数字化技术的应用

邱立珉

摘   要：档案管理是企业的基础性工程。引进数字化的技术，对于提升管理的水平和质量、更好地发挥档案管理的重要价值有重要作用。在实践中应结合企业的实际情况，切实做好数字化技术的应用工作和问题反馈工作，这样能使数字化技术更好地融合于档案管理工作中，使企业档案管理工作能够适应新时期社会经济的发展需要。

关键词：档案管理;数字化;应用

随着社会经济的发展和科学技术进步，档案管理办公自动化程度越来越高，数字化技术在档案管理中的应用成为一大趋势。尤其是对于一些档案管理规模比较大的企业来说，建设数字化电子档案可以使档案的利用效率大大提升，使其实际应用更加便捷和迅速。数字化技术的应用可以在减少工作人员工作量的同时，使档案管理工作更加有条理。

1    当前企业档案管理工作存在的问题

1.1  管理人员业务素质有待提升

对于大多数企业来说，档案管理工作在长期发展的过程中，已经形成了管理人员相对稳定、管理工作相对稳定的局面。但是，在新的社会经济背景下，信息化技术获得了更大的发展空间。这样会导致一些管理人员专业素质薄弱、思想意识滞后的问题凸现出来。由于企业档案管理工作比较繁琐，需要工作人员保持认真的工作态度。如果工作人员不能充分认识到档案管理工作的重要作用，就会直接影响工作效率和企业的发展。

1.2  数字化技术应用水平比较低

企业档案管理属于一项综合性的工作，比较复杂和繁琐。尤其是在具体的管理过程中，容易出现各种各样的问题。如果管理人员不能够及时、有效地做好信息的收集工作，那么就容易使档案工作出现纰漏。档案管理人员自身数字化技术应用水平和能力有限，采用的是传统管理方式，这会严重影响数字化技术的应用效果，导致企业档案管理工作出现问题，甚至直接影响企业的实际运营。

1.3  企业重视不足

企业档案管理出现各种各样的问题，究其根本在于企业对其重视程度不足。由于企业对于档案管理工作不够重视，所以在经费预算上会比较少，这样，在一定程度上会影响企业的档案信息化建设工作。同时，档案管理人员的薪资待遇较差，工作的态度和效率也就受到较大影响。缺乏必要的经费支撑，企业的档案管理工作质量和水平难以得到有效提升，数字化技术应用难度会大大增加，档案管理工作效率难以得到提高。

2    如何更加有效地在档案管理中应用数字化技术

2.1  做好档案的统筹规划工作

对于企业来说，做好数字化技术的应用工作对于企业档案管理有非常重要的作用。企业应该做好统筹规划的工作，进行合理的分配，有计划地开展档案数字化管理工作。首先，应该对原始的档案进行有效的规划、整理和分类，对于一些机密文件做好数字化加密处理。同时，应该注重原始信息的完整性和健全性，保证数字档案信息的安全性，避免档案流失。最后，应该做好各个部门的档案信息的整理和资源分配工作，切实保证各类档案在开展数字化技术应用后能够顺利归档，方便后期应用。

2.2  做好档案室的建设和维护工作

对于数字化档案来说，档案室也应该做好定期维护工作。档案室具有一定的特殊性，应该避免档案出现流失的情况，尽力做好数字档案储存的保障措施。对于数字化档案来说，应该安排专人做好定期维护检查工作，做好检修的記录工作，切实保证在第一时间消除各种安全隐患，防止数字档案出现丢失的情况。

2.3  提高档案管理人员的专业素质

在企业档案管理工作中应用数字化技术，还应该注重档案管理人员专业素质的提升工作。当前，许多档案管理工作人员缺乏必要的安全意识，在开展具体的工作中，不能够严格按照相关规范和要求来开展工作。这样就会给企业档案管理工作带来严重的安全隐患。所以，企业应该尤其注重管理人员的专业素质问题。首先，应该做好数字化技术档案管理专项人员培养工作，合理分配档案管理资源。档案管理部门应该牵头建立一支专业素质过硬的人才队伍，有效解决当前档案数字化技术应用中存在的问题。其次，应该做好管理人员的保密和安全教育，培养良好的保密意识，切实维护企业的利益。

2.4  提高数字化档案管理的安全性

数字化技术在企业档案管理工作中的应用，还应该尤其注重安全性的问题。对于企业来说，档案信息就是企业的生命，是企业发展的重要保证。首先，应该避免由于工作人员的操作失误出现的信息泄露问题，针对不同保密等级的档案信息，应该设立防火墙，应用加密技术，隔离档案信息。其次，做好网络监控系统建设，从而更加有效地阻挡外部网络的入侵，最大限度地杜绝档案信息泄露的情况，切实保证企业档案信息的安全性，发挥档案信息对于企业发展的重要价值和作用。

3    结语

综上所述，对于企业来说，档案管理工作涵盖的范围比较广，并且直接关系到企业的自身利益。所以，这就需要在开展档案管理的过程中，本着严谨的工作态度。同时，应该注重强化信息意识、安全意识以及法律意识等。在企业档案管理工作中应用数字化技术，能够更好地保证档案管理的规范化，档案的时效性和应用性也得到了很好的增强。因此，企业应该注重相关管理人才的培养以及先进科学技术的应用，切实发挥数字化模式下档案管理工作的重要作用。

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