浅谈工程建设企业如何做好疫情防控期间档案管理工作

高华

2020年注定是不平凡的一年，抗击疫情，这是全民的战斗，是没有硝烟的战火。疫情防控工作产生了大量翔实多种形式、各种载体的文件资料。这些文件资料真实记录了防控工作的历史，也是未来的经验借鉴、工作查考和科学研究的基础资料。疫情的突发性和疫情档案的复杂性使我们意识到疫情防控档案专题收集不同于常规档案收集，如何在做好疫情防控的情况下，创新工作方式，强化工作举措，对我们档案工作者提出了新的要求。

一、疫情期间档案工作面临的问题

（一）对疫情档案收集工作的重视程度不够。疫情防控形势严峻，公司上下全部精力都聚焦在疫情防控上，各级领导、各类人员根本无暇顾及此项工作，重视疫情防控，忽视档案工作的情况还存在。

（二）疫情档案收集人手不够。用最少的人员最大限度地做好疫情防控工作，是疫情防控工作期间的常态。由于各级疫情防控组织一人多职，导致安排布置档案收集任务时很难做到第一时间得到响应，再者由于归档人员缺乏档案专业知识，文件收集范围、归档质量势必受到影响。

（三）对疫情档案收集的必要性缺乏认识。部分文件形成人员认为疫情工作资料有“时效性”，疫情过去了就没用了，对收集工作不积极、不主动，不可避免产生部分资料散失、遗漏、损坏。

（四）除常规文件资料外其它形式的资料收集难度大。疫情期间企业创作出大量文学、绘画、书法等作品，多以自媒体形式发布，分散于网络中;疫情第一线工作人员形成的第一手资料留存在个人手中，没有集中统一保管;标语、出入证、工作证等实物资料存在不同程度损坏。

（五）对突发公共卫生重大事件档案收集工作可借鉴的经验很少。

二、疫情期间做好档案工作的措施及建议

（一）要高度重视、统筹兼顾。档案工作者应及时领会上级关于疫情防范工作的指示，学习领会相关文件和工作要求。档案工作者应以对社会负责，人民生命安全高于一切的态度扎实做好防疫防控工作，筑牢全体人员的思想防线。档案管理部门应指定专人将疫情工作中直接形成的具体保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的真实记录和正在进行的疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害的防治工作具有重要查考和借鉴价值的，要统筹做好疫情防控档案的收集工作，确保第一时间得到有效收集和安全保管。

（二）明晰职责、压实责任。按照《重大公共卫生事件档案管理规定》，明确各组织机构的收集归档职责，将责任直接压实到人头，开展归档范围确认与备案，形成《疫情防控档案归档确认表》。档案馆确定专人为公司疫情档案收集联系人和归档人，跟踪指导公司疫情防控工作领导小组和疫情防控重要职能部门（单位）的疫情档案收集建档工作，确保疫情防控档案资料形成与收集归档工作责任落实到位。

（三）要認真履职、推进防控。档案部门在疫情防控工作中，要自觉扛起责任、脚踏实地、主动作为，统筹做好疫情防控期间档案工作。要加强日常管理，认真履行职责，综合考虑各方面因素，积极采取有效措施，保障正常运转。疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对工作查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值，各级档案部门要充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、办公网、短信、微信、移动客户端等适宜方式，加强对疫情防控材料收集归档工作的业务指导，积极争取将档案工作纳入防控工作的总体部署，做到疫情防控档案应收尽收、应归尽归。在档案收集工作中，要反对形式主义、官僚主义，切忌作风飘浮、不切实际，防止增加疫情防控工作负担、消耗基层干部的疫情防控精力。疫情防控期间的档案业务交流、一般性查档和政府公开信息服务等，可以通过网络和电话等方式进行，尽量避免人员聚集，减少不必要的人员接触。

（四）是开展全面隐患排查。

档案部门应严格执行档案安全管理各项规章制度，牢固树立档案安全底线意识，始终绷紧安全这根弦。开展全面的隐患排查，做好每日检查记录，确保疫情防控期间档案库室、档案实体、档案信息的安全。

加强标准化档案馆库建设和设施设备配备，坚决消除安全隐患，加大对档案的综合性保护，健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，从人防、物防、技防各个方面把档案安全防范落在实处。坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，完善档案安全制度，强化安全教育和检查。

保障实体档案安全。加大对档案的综合性保护，确保档案保护“八防”到位，坚决消除安全隐患。坚持保护与开发并重的原则，加大对破损档案的抢救修复和保护力度。

加强档案信息安全管理工作。档案馆要建立档案信息管理系统安全防护体系，推进系统安全等级保护和分级保护工作。加强安全技术研究与防范工作，加紧建立档案信息容灾系统和灾难恢复机制。

完善档案安全应急预案。针对可能发生的突发事件、自然灾害和紧急情况，各单位特别是海外企业要制定保护及抢救档案的应急预案，对应急管理机构与职责、人员、技术、装备、物资、救援行动及保障等作出明确具体的安排，要考虑应急预案的完整性、科学性、针对性和操作性 ，所建立起来的应急预案要能覆盖各种类型的突发事件，确保重要档案在受到危害时得到优先抢救和妥善处置。