如何高效组织电视电话会议

【摘 要】 在政府工作效率提升的主观要求下，在互联网应用技术迅速发展与普及的客观背景下，电视电话会议越来越成为政府工作中的一种重要会议模式。本文针对目前电视电话会议中存在的问题进行分析与探讨，从五个方面提出高效組织电视电话会议的方法，为提升政府电视电话会议的办会质量提供理论参考。

【关键词】 电视电话会议 政府 工作效率

今年，由于新冠肺炎的突至，减少人员聚集可以有效控制病毒的传播和扩散，最大限度的减少人与人之间的直接接触。但同时也出现了一个现实问题：人们虽然可以在一定程度上减少非必要性的聚集，如大型商演、婚礼庆典、民间集会等等，但很多在职人员无可避免的要参加一些工作会议，这就使得电视电话会议这种无需直接接触却可面对面交流的会议模式成为了不可缺少的沟通工具。

一、电视电话会议系统的积极作用

（一）在现代互联网技术突飞猛进的今天，电视电话会议通常以视频会议的形式开展。这种会议系统可以突破空间和时间的限制，在有效避免人员聚集的情况下实现人与人之间面对面的沟通，这一点在疫情防控的非常时期，是保证政府相关部门间协调沟通的有利工具。

（二）在大力提升政府工作效率的今天，通过电视电话会议，参会人员可以及时获得工作信息和反馈，缩短工作决策周期。会议时间上不受限制，无论是否在工作时间八小时内，只要网络和系统支持，参会人员可通过一台电脑甚至一台手机随时参与会议，节省“走流程”的时间，这一点对于政府工作效率的提升，有着重要作用。

（三）在全力构建节约型政府的今天，电视电话会议可以减少资源浪费。因电视电话会议可以实现远程参与会议，无论是原始会议模式所需要的会议空间、还是参会人员路途来往时间以及差旅费用，都可以降低甚至清零。原始的会议模式无可避免的要发放资料，存在一定程度的纸张浪费现象，而电视电话会议可以实现电子文档共享，降低了政府的行政成本。

二、电视电话会议应用过程中存在的问题

目前，电视电话会议系统已经相对成熟，硬件设施和软件服务基本能够满足日常应用需求。但在应用过程中，仍存在一些问题：一是会议环境网络稳定问题;二是会议内容安全问题;三是会议系统相应功能问题;四是突发情况紧急预案问题;五是会务服务专业性问题。

（一）会议网络稳定问题。互联网发展至今更新了数次，网络速度从2G发展到如今的5G，大大提升了数据传输速度。然而，高速不等于稳定，我们在日常使用网络过程中，常常能够遇到信号忽然丢失的情况，容易导致参会人员错过会议重要内容。

（二）会议内容安全问题。电视电话会议系统需要网络支持，而网络是一个开放的环境，黑客攻击、信息泄露、数据被盗都是很常见的问题。尤其在政府工作会议上，无可避免的会出现许多敏感涉密信息，一旦出现信息泄露，有可能造成无法挽回的损失。

（三）会议系统应用功能调试问题。目前电视电话会议系统主要支持的功能就是多点沟通，参会者可以收到其他会场的声音、影像，还可以发送电子演示内容，基本满足日常需求。但图像采集镜头相对固定，类似云台、操控转向方面的功能较少，无法捕捉到每一个参会人员的细节。人员之间的沟通也是公开的，无法做到两个参会人员之间点对点私密数据传输，容易导致信息沟通不畅。另外，在视频及音频输入方面，高分辨率的摄像机以及调音台、PC音箱和麦克风之间的回音控制，对操作人员有着较高的专业性要求，这一点相对欠缺。

（四）突发情况紧急预案问题。停电、网络断开、共享屏幕点错文件、音视频播放出错、杂音等等，都会对电视电话会议产生干扰甚至中断。

（五）会务服务专业性问题。电视电话会议的会务服务主要包括会议环境、办会质量、办会效率。这三点目前做的还不到位。

三、高效组织电视电话会议

我们可以从目前存在的这些问题入手，多方面去为参会人员提供一个现代化的、科学的电视电话会议环境。

（一）稳定的网络系统。会议期间大量的数据交流与传输会引发网络不稳定的情况出现。为了尽可能的降低这种情况对会议产生的不良影响，可以考虑从两个方面着手，保证会议质量。一方面，网络带宽的选择、设施的配置、参会人员使用的终端设备，都应选择现有条件下最高标准的配置，这样在一定程度上可以降低网络信号不稳定的现象发生几率。另一方面，因客观原因无法保证网络信号畅通时，就需要做两手准备。首先是会前备份，如会议日程及内容不涉密，可以考虑提前将会议材料发送至参会人员信箱，这样既可以使参会人员做到心中有数，会议进程中有的放矢，同时也可以有效避免因网络不稳定而错过的重要会议内容。其次是会后备份，会议进行过程会有视频资料留存，及时的进行加密备份，有助于信息备忘和查找。

（二）安全的会议环境。为了保证会议的网络安全，一般会在内部网络与外部网络之间架设一层防火墙，阻断非法数据盗取行为。但这只是从单一层面预防信息被盗取，为了全方位保障电视电话会议的安全性，建议从网络构建和参会人员两个方面入手，保障会议的安全性。一方面，是基础设备的完善。除了内网与外网之间架设防火墙外，还可用DES加密系统对会议内容进行加密，即使会议内容被盗，也有加密系统保护，偷盗者相当于窃取了一个打不开的保险箱;VPN技术也可以对会议数据进行底层加密，数据的传播通过专门的数据通路实现，这样可以阻隔外部网络的恶意侵入。另一方面，是参会人员的严格审核。应在不影响会议内容的前提下尽可能的减少参会人数，确保参会人员的资格符合会议级别。设专人对参会人员身份信息进行认证，确保无关人员被隔离在会场之外。对参会人员所使用的设备终端进行审核，确保与会议无关的信息端口被隔离在会议系统之外。

（三）丰富的会议功能。在电视电话会议系统中，会议所有信息都处于一个开放的共享状态，无法私下沟通。有时参会人员为了及时沟通，往往需要借助第三方交流软件，如微信、QQ等，这种情况容易导致信息泄露，降低会议的效率。解决这个问题，会议系统开发公司可以研发一些新功能：如私聊窗口、点对点文件传输，增加电子手写板这样的辅助设备，有助于参会人员直接在会议文件上进行修改或者签字。为了使这些设想更具可操作性，应定期组织关于电视电话会议系统使用方法的人员培训。熟练地使用会议系统，也是帮助丰富会议功能的关键环节。

（四）完备的应急预案。突发事件的几率虽然相对较低，但也是存在的。尤其是有高等级政府人士参与的会议，一旦出现了停电、音视频播放卡顿、麦克风无声、会场音响系统杂音等情况，后果是非常严重的。为了最大限度的避免此类事件发生，应做好完备的应急预案。

会议开始前，与电力部门沟通好，确定近期有无检修停电计划。如有条件，可配备功率适合的发动机;在已选定的会场，应多次彩排播放会议上需要用到的音视频内容，确保音视频原件无损坏，播放设备无故障;会议期间需要用到的所有扬声器，包括麦克风与功放音响，都应反复调试检查，确保电源充足，无短路虚接现象;在相对安静的会场环境下，应反复测试音响设备的杂音及回音情况，配备专业的调试人员。

（五）专业的会务服务。一是会场的选择和布置。电视电话会议通常会出现主会场与分会场同时召开会议的情况，在会场选择上就要考虑全面。主会场的主席台对面及两侧应留有足够的空间，方便布置屏幕。同时也要充分考虑屏幕的高度是否适合参会人员观看，太高或者太低都会造成参会人员视角的不舒适，如果主席台较宽，则应多布置一些屏幕，避免参会人员扭动头部。屏幕的尺寸应根据主席台与屏幕间的距离合理选择，太大会导致眩晕，太小会影响清晰度。分会场一般不设置主席臺，所以可以应尽量选择影院式的阶梯会场，这样可以保证参会人员对屏幕的视取度。屏幕也应该尽量选择尺寸大的，满足阶梯式会场所坐人员端坐平视可见。分会场还应设置与主会场统一的会标，并通过技术手段将主会场现场视频同步播放。二是会前的准备工作。会务服务需要两组人员：会务组织人员和技术保障人员。会前准备过程中，必须要确保两组人员无缝衔接，召开协调会建立两组人员工作联络机制，落实责任分工。技术保障人员应配合会务组织人员做好设备调试，逐一检查各项设施。技术保障人员要确保音视频同步，避免出现掉线等情况，做好双路保障。为预防突发事件，应做好会议画面切换，视频采集人员应准确把握会议全景和重点环节画面的转换，当主持人或者是主要领导、发言人作讲话，镜头应充分展示。同时要适时展示每位领导的单人画面。主会场与分会场的全景应轮流展示，这一点，在会前，应根据会议的整体预算时长，做出计划。三是会场现场服务工作。会议进行中，首要任务是确保各项会议议程能够按照既定方案执行，避免突发情况，维护会场秩序。如遇突发情况，应立刻采用备选方案，及时采取措施。会场设备即使在之前已经调试过，在会议开始前30-60分钟，也要再次确认，所有摄像机角度合适，所有播放内容准确到位。会议进行过程中，应有会务服务人员及技术保障人员全程跟踪，随时根据现场情况作出调整和应对。

【参考文献】

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[2] 由天宇.视频会议技术存在的问题及对策.电子技术与软件工程，2018（23）：128.

[3] 陈莹.视频会议技术的挑战及解决方法分析.现代信息科技，2018，2（03）：90-91.

作者简介：杜维翰（1986-），女，黑龙江大兴安岭地区行政公署工作人员，硕士在读，研究方向为公共管理。