浅议大数据环境对科研单位财会工作的影响

王莉婷

【摘 要】 伴随着我国计算机和互联网技术的飞速发展，大数据的概念渗透到各行各业中，与此同时，财务信息化也得到不断推进。早在2002年，中科院就提出了全面实现科研活动信息化和科研管理活动信息化的目标，财务核算管理作为科研管理活动中的重要组成部分，其信息化程度对于最终目标的实现举足轻重。而信息化需要借助先进的信息管理系统工具才能实现。本文结合中科院新一代ARP系统上线后的使用体会，尝试从核算基础、科研经费管理、内控制度建设及信息共享几个维度探讨信息管理系统在推进科研单位财务核算管理工作中发挥的积极作用，并对我们在开展实际工作时所面临的问题和挑战作出思考和总结。

【关键词】 财务信息化 ARP 事业单位

一、绪论

在大数据这一语境下，对于财务数据的获取和处理不再仅仅是从原始凭证上对信息进行记录，也不再仅仅是从经济业务中进行提取，而是从单位内部和外部的各个环节进行数据的全过程、全方位搜集。

随着中科院“十三五”信息化发展规划的正式实施，新型信息技术支撑科研创新的生态环境正在逐步建立。作为融合多业务模块的综合科研管理系统，新一代ARP系统从2019年初开始在全院范围分批次在试点单位全面应用，后普及至中科院各研究所。其中，综合财务模块在实现现有财务管理中核心的预算、核算、决算功能的基础上，与其他业务模块有了更深度融合，形成基于业务驱动的预算与费用执行一体化平台，能够在全业务范围内实施费用的管控，并能实时准确的跟踪费用执行动态，将费用管控政策融入到业务的过程管理中。

新系统的上线运行为财务工作带来极大便利的同时，也对科研单位财务管理如何顺应形势掌握先进的工作方法，推动自身信息化建设带来挑战。

二、新一代ARP系统在促进科研财务信息化方面的积极作用

1.系统完成新旧会计制度衔接，为财务核算奠定坚实基础

为进一步深化财税体制改革，加强政府对资金监管，明确权责，推动政府会计信息质量的提高，2019年新政府會计制度开始全面实施。新制度不仅是对原有制度的调整合并，更是在会计核算模式和工作内容上做出创造性变革，可用“双功能”、“双基础”、“双报告”六个字加以概括。三个“双”字意味着财务部门在实行新制度过程中的数据输出量将大大增加，对于庞杂的财务数据的处理难度也大幅提高。

中科院新一代ARP系统在准确把握新制度内涵的基础上，对原有信息管理系统优化设计，强化对会计数据的集中核算，兼具预算管理、资产管理、财务监督等多重功能。新一代ARP系统将会计核算与各业务层有效衔接、数据互通，提升政府会计核算的水平与质量，在很大程度上实现了政府会计核算的自动化与智能化，从而在操作层面实现了新旧会计制度的衔接。例如，对于预算和财务会计平行记账，在新一代ARP系统中只需在审核单据过程中维护预算会计科目和财务会计科目，系统将会自动生成双分录记账凭证，省却人工匹配会计分录的工作量。

2.为科研项目经费核算管理提供有效帮助

对于科研单位而言，其财务的核心工作离不开对科研经费的核算管理。随着国家近些年对科技创新投入的力度不断加大，财务人员面临着日益增长的经费核算体量，抛开最基本的记账工作不说，对于不同主体（如项目负责人、单位、上级主管部门、审计部门等）对经费使用情况不同维度的使用需求，若不借助信息化的数据处理系统是很难完成的。新一代ARP系统可以从费用单元（科研项目或组织）、管理人员等不同角度提供全面的费用收支记录和统计，满足不同主体的查询需求。其次，对于科研经费支出中常见的预算执行问题，新系统能够提供预算金额、到位资金、预算冻结情况、预算执行情况等全面、清晰、实时的预算动态，还可以关联进行业务单据查询，实现从预算执行数据到业务计划的全程追溯，让科研人员能随时掌握经费的执行情况，对经费支出做出统筹安排。此外，通过对科研项目预算模板的录入维护，可以帮助科研经费支出实现事前控制、分类控制，对无预算安排的支出发出警示，提高了预算执行的规范性。

3.为单位规范内部控制建设与实施提供技术支持

现阶段，科研单位的内部控制普遍存在监管手段不强，内部控制效率不高的问题。很多单位对内部控制的重要性认识不足，相关工作要么在部门之间互相推诿，要么把责任归于财务部门。随着对市场经济参与度的不断深入，秉持陈旧观念和落后的内控机制将会使科研单位在今后的运行发展过程中面临很多不确定风险。因此，科研单位应当转变观念，正视内控工作对保证单位经济活动安全、规范运行的重要性，同时也要意识到现代信息技术给内部控制赋予的新的内涵，充分利用现代化的技术手段，提升内部控制工作的全面性和有效性。

中科院新一代ARP系统通过对财务制度的内嵌设计，增强各个业务模块数据的逻辑勾稽关系，对各类全范围、全流程动态跟踪记录，对费用标准、业务规范、审批流程等都可以做个性化配置，并可以按标准进行控制或提示，防范合规性风险，使得每个系统操作者在具体使用过程中被约束，被监督，在不知不觉中已经向内控工作迈开脚步。例如内部审计对差旅费进行抽调检查，通过系统提供数据可以统计到某个人在一定时期内的出差频率、费用标准，出差目的地的范围，再对照其科研工作的实际需求，可以迅速得到一个初步结论，节省了大量抽凭、录入和汇总的统计工作。同样通过新系统强大的数据统计功能还可以得到招待费、会议费等审计重点关注的费用支出情况，从中发现问题线索。

4.提升财会数据的共享程度与透明度。

在当前大数据环境下，各种信息只有通过传递交流，才能产生价值，单一来源的数据无法反映经济事项全貌，为使用者提供足够有效参考。财务数据只有通过与其他相关业务部门数据的交流、整合，提炼出更具深度和广度的信息，才能满足当前信息技术发展水平下人们对于数据质量的要求。新一代ARP系统从多个维度实现了跨业务模块的信息互通，数据共享。首先是在财务部门内部，财务人员可以在财务系统中完成协同办公，完成财务核算工作，同时通过科技云盘共享综合财务数据，满足分析使用和对外提供的需要。其次是单位内各部门之间打破信息壁垒。系统集合了人事管理、财务管理、档案管理、合同管理等各部门数据，通过业务驱动使得系统内部不同模块之间的数据互通互联，使得信息交流更加顺畅。此外，新系统还实现了与外部信息系统互联，例如税务局发票查验系统，银行网银系统。前者可以将通过手机客户端、扫描仪等方式上传的票据数据传至税务系统进行比对查验，确保原始凭证的真实合规;后者将财务系统付款数据直接发送至银行付款系统，省却了中间出纳大量的汇款录入工作，极大提高了工作效率和付款准确率。

三、对大数据环境下促进科研财务核算管理信息化的几点思考

1.转变认识，不断提升财务人员的综合素質和政策水平

在大数据时代背景下，随着市场经济的纵深化发展，新政府会计制度改革对会计信息提出更高要求，科研单位需要及时转变自身功能定位，调整工作重心，重新划定财务管理工作的内涵。对于财务人员来说，应当尽快熟悉新政府会计制度带来的核算模式上的改变，同时也要看到信息化的办公方式要求具备的新观念和态度。财务人员在科研单位管理活动中，不再仅仅充当对经济业务发生过程的记录者，而是能够及时转换角色，调整自己的工作思路，通过对政策制度的解读掌握，为科研人员充当决策者的角色，为科研经费的收支管理提供自己独到的见解。这就需要财务工作人员在制度上加强培训和学习，在业务上多开展与兄弟单位的交流讨论，不断提升自己的综合素质和能力以适应新时期的财务工作。

2.建立财务分析体系，突出财务管理工作

相较于传统意义上科研事业单位财务管理的基本职能，即反映单位经济运行、监督单位经济活动以及辅助单位决策，在新的语境下财务工作应该围绕科研事业单位各项经济活动，利用财务信息管理系统，在数据的标准化、智能化、可扩展性方面进行尝试，提高数据的及时性和有用性。财务信息的组织和挖掘，一方面可以帮助科研经费实施更为合理和有效的管理，另一方面也在整个单位的发展规划层面提供有益参考意见。应当充分利用新一代ARP系统的信息集成性、共享性和财务管理分析建模功能，结合实际工作和业务特点，建立适用本单位的各项财务分析评价体系基于标准化的财务管理系统，如资金流动性指标体系、资本结构指标体系、科研项目评价体系等模块，让财务数据对于各方使用者而言更加一目了然;此外，还可以寻求信息技术人员帮助开发一些辅助的数据分析工具，如课题人员费支出明细查询、课题结余资金结转管理系统等，围绕科研管理这个核心做好服务工作。

3.进一步加强内控建设，保证财务信息化规范合规

尽管我们一直在强调财务管理信息化，会计核算智能化，但所有这些操作最终要落实到个人去执行，需要科研事业单位积极应用大数据技术丰富管理手段、修正管理意识，通过全面的内部控制实现单位内部的高效化管理，从而为提升和优化科研单位的财务管理工作提供保障。内部审计监督工作在开展过程中应与财务工作及业务活动保持步伐一致，将内部审计监督体系与信息资源管理系统有机结合，将审计监督数据收集进一步前置，重视风险的事前控制，防患于未然，确保数据分析与问题发现更加及时有效。同时，信息的网络化能够拓展监督功能外延，将单纯的内部监督审计与外部媒体、民众监督相结合，构建一个更加严格积极的内外监督环境。这样，在信息化技术发展水平允许的前提下。财务管理工作的信息化与单位内部控制工作互相作用，相辅相成，在整个单位科研管理活动中达到一个良性运行状态。

大数据意味着信息管理系统要处理的数据总量更大、数据类型更多，同时还包括与之相适应的更高层级的数据处理与运算技术。大数据技术的应用依托于信息网络，而信息网络目前还存在诸多安全问题。随着财务管理工作对现代化信息管理系统的依赖性越来越强，数据的安全性显得尤为重要。这里所说的数据安全包含两层意思，一个是数据本身的存储安全。在实际使用过程中，首先应当根据业务流程合理设置工作岗位，明确分工和权责，保证基础数据的准确和完整有效;其次要完善管理系统运营和变更流程的管理维护。单位信息管理部门应协同财务管理部门，为其提供必要的信息技术与平台支持，如维护单位职工不同角色的权限，协助升级财务信息系统、开发相关管理用报表;同时也应做到忠于职守，不擅自改变系统运行环境配置。数据安全的另一层意思是对数据保密性要求。财务人员应当对自己的系统设置安全级别较高的登陆密码，防止数据外泄。涉密人员更应当严格遵守保密制度，增强保密意识，涉密项目应当做到数据断网操作，加强会计信息数据安全性、保密性管理。信息管理支撑部门应当对系统数据定期备份，并校对数据的准确性;加强网络安全管理，防范网络攻击和非法窃取，认真学习和执行单位保密制度规定，确保单位秘密不外露。

综上所述，财务信息化随着大数据时代的来临应运而生，在解放和替代大量人力劳动的同时，也对财务管理工作提出了更高要求。科研事业单位财务管理的转型需要内部环境、客观条件、主观意识等方方面面的转变共同促成。新系统只是一项工具，重要的是如何重新定位财务工作职能，如何构建有价值的财务指标体系，如何加强信息化建设，防范信息安全风险，如何加强财务队伍建设，提高财务人员的整体业务水平，这是我们值得思考的。

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