高校设备档案管理规范化的思考

摘 要： 随着高校教学科研的发展，高校所拥有的设备不仅数量与日俱增，而且质量上高科技、现代化程度也越来越高。但是与此相对应的是高校设备档案的管理情况存在一些问题，因此要加强设备档案管理的规范化，提高设备档案管理的水平。本文主要探讨高校设备档案管理的内涵、作用，并针对目前高校设备档案管理存在的问题，提出规范化管理设备档案的措施。

关键词： 高校;设备档案;规范化

一、高校设备档案的重要性

高校设备在高等教育中具有重要作用，它既是高校教学科研的主体，培养学生综合能力的物质基础，也是高校对外服务的重要依托，任何高校的教学科研活动都离不开设备的运行。设备档案是对高校设备的购置、验收、调试安装、使用、技术管理、故障处理、报废等全过程进行监督管理。它必须反映设备管理从购置至报废的全过程，通过对设备情况做详细的记录可以了解设备运行状态，对于高校提高设备的使用效率十分重要。因此，建立和完善高校设备档案具有重要意义。

（一）设备档案保障设备购置的合理性

设备购置关系到高校的教学活动和科学研究，购入设备时，学校需要采购哪些设备，必须先进行讨论研究，分析采购设备的必要性、可行性和采购的依据，以防止重复购买、盲目投资，导致资产闲置或者因信息滞后、市场调研不完善导致采购到型号老旧的设备，从而影响最终使用及设备的维修、维护费用增加，造成浪费[1]。若加强设备购入时原始档案的记录管理，则对于设备的性能、质量、价格等有一个全面的了解，从而最大限度上避免了买卖双方的不公平交易和权利的腐败，也会对高校以后的资产管理提供保障。

（二）设备档案有利于设备的安装与维护

设备的安装使用说明、图纸介绍等方面的资料非常重要，这些设备档案可以保障设备的顺利安装和规范使用，若缺少这些相应的设备档案资料，那么设备的安装就很有可能会耗费大量的人力、物力，高校的正常教学活动和科学研究也会因为设备使用的不合理受到影响。设备运行情况、维修记录等方面的设备档案可以有效地地帮助高校了解设备维护保养情况，从而可以及早消除设备故障隐患。

（三）设备档案为设备的更新、转让、报废提供依据

随着高校教学活动和科学研究进入到一个更高的水平，当前的设备已不能满足教学与科研的需要，高校就应该对当前的设备做一个处置，或更新或转让或对老化的设备进行报废，而这种处置的依据就在于高校的设备档案。通过对需要处置的设备的档案进行分析，从而能够了解对设备进行更新、转让或者报废涉及的成本收益。

（四）设备档案促进高校设备管理

高校通过对设备的档案管理不断积累管理经验，可以提高设备档案的管理水平，而设备档案的规范化管理既需要技术也需要管理，因此设备档案管理水平的提高对于高校技术水平和管理水平的提高具有重要的意义。另一方面，通过设备档案规范化的管理可以节省大量的物力、人力，节省了高校教学活动和科学研究过程投入的成本，有助于减少不必要的资产浪费。

二、高校设备档案管理存在的主要问题

（一）高校管理人员不重视设备档案管理，管理不规范

设备档案管理本应该是高校日常管理的重要内容，然而实际操作中经常性被忽视，另外，高校往往缺乏相关的规章制度，也没有一个比较完善的系统来规范设备档案管理工作，与此同时管理不规范也会造成专业的管理部门和管理人才的缺失，高校设备档案管理不健全也会带来一系列的问题，例如，设备资料收集不够全面、查询不方便等，影响设备档案本身应该具有的作用。

（二）设备档案管理人员素质低

随着高校职能管理人员不重视设备档案管理的进一步加深，高校往往会进一步压缩单位编制，正是由于对设备档案管理重要性的认识程度不够，专职的设备档案管理部门人员缺乏，即使有兼职的设备档案管理人员，也因为缺乏专门的系统培训，从而使得设备档案管理只是根据管理人员的经验进行管理，缺乏科学性和系统性。与此同时，由于设备管理人员素质偏低，单位的人事变动也会对设备档案管理产生影响，例如，针对高校的设备使用期间，很少有专人对其进行系统的管理，在设备的转交或使用时，相关的资料也无法做到按时交接，可能导致资料丢失[2]。尤其是一些重要的仪器设备的档案资料等相关材料没能及时归档，当进行管理人员变动时，新进的管理人员无法了解该设备的具体使用情况，当设备出现问题时，就会严重影响高校的教学科研活动。

（三）设备档案信息利用率低

设备档案记录了设备状况的最原始資料，不仅要注重设备档案的保管工作，更要注重设备档案的运用情况。设备档案管理的最初目的就是为了能够通过对设备档案的合理用来更科学地管理设备，因而高校应当加强对设备档案的应用。然而由于各方面原因，高校设备档案利用率非常低，一般仅仅用于核查设备的查询服务。

（四）设备档案管理的现代化程度低

大部分高校的设备档案管理，仍采用较为传统的模式，设备档案存放拥挤、设备档案利用不方便，影响了设备档案使用的效率。有些高校虽然实行了信息化的管理模式，但是这种信息化水平仍然较低，缺乏专业有效的系统指导。以福建省为例，当前的招标档案，除纸质档案收集归档外，主要实行电子备案。所谓采购项目电子备案，即从项目申购、合同签订到最后的验收付款，全程都要依托福建省政府采购网上公开信息系统进行，进而让系统实时获得招标项目的所有电子信息[3]。此种统计方式主要存在结果不精确、统计滞后等问题。

三、加强高校设备档案管理的规范化

为了更加科学化、规范化地进行设备档案管理，高校设备管理者要积极做好以下几个方面：

（一）加强高校设备档案的重视程度

高校长期以来都比较重视教学及科研，而设备档案相对来说利用率低，高校对这方面重视还不够。但是设备档案管理仍然是高校行政管理的重要组成部分，设备档案管理的好与坏直接关系到设备能否发挥其最高的效能，能否促进高校教学和科研水平的提高。随着科技及信息化水平的不断提高，高校设备档案管理不能再停留在传统的模式上了，设备档案管理的方法也要与时俱进，高校设备管理工作者要与设备操作者紧密联系，确保设备在购置、验收、调试安装、使用、报废等方面档案的全面完整。

（二）确保高校设备档案的完整性与准确性

准确性是高校管理设备档案的基础，设备档案记录中所记录的各项数据必须根据设备的实际情况建立，不能凭空捏造、臆断。这就要求設备管理人员必须认真收集各项数据，并且要及时归档。同时，设备管理者要从设备购入的各个过程，如购置计划、购置合同、使用说明、维修记录等各个环节做好完整的记录，以便为设备的管理与使用提供完整的依据。在建立设备档案时，要对设备档案进行分类、排列，对于设备档案中存在的问题要及时纠正并做好相应的记录。例如，2018年山东大学以完善“山东大学大型仪器设备管理办法”为切入点，结合新形势下资产管理模式和“放管服”要求，完善了大型仪器设备档案管理制度体系。不仅明确了大型仪器设备档案管理组织体系，建立起主管部门和二级单位的联动工作机制，还明确了大型仪器设备档案归档原则和范围，通过线上和线下相结合形式规范管理，确保仪器设备档案建设和管理始终支持和配合“双一流”建设发展方向[4]。该系统大大提高了设备档案的管理水平，这种管理方式可以为高校的设备档案管理提供借鉴。

（三）提高高校设备档案的利用率

高校设备档案的建立目的就是为了对其合理利用。当今的信息化时代，设备档案作为高校的一项重要资源，更应该对其进行更为有效的利用，确保设备的良好运行，从而服务高校的正常教学活动和科学研究。

四、结语

高校内涵发展过程中应当注重教学科研和管理的并行，提高对高校设备档案管理的重视程度、提高高校设备档案的利用率，努力提高高校设备管理人员的素质，并且不断根据实际情况改善设备档案管理方法，与时俱进，要不断加强高校设备档案信息资源的建设，通过规范化的设备档案管理，提高设备资源的利用率，更好地为高校教学科研活动提供物质保障服务。

参考文献：

[1]初雪.从本科教学评估角度谈加强高校设备档案管理的意义.齐鲁师范学院学报，2018（5）.

[2]随凤华.高校设备档案管理探究.兰台内外，2019（1）.

[3]蔡林鹏.当前高校设备招标档案管理存在的不足及展望.开封教育学院学报，2018（6）.

[4]王文君，刘淑云，刘洪颜.高校大型仪器设备档案管理的实践与探索.实验技术与管理，2019（4）.

作者简介： 刘永梅（1979—），女，汉族，安徽定远人，硕士研究生，助理研究员，研究方向：科研管理与固定资产管理。