企业办公OA系统的设计与实现

郭明

信息化浪潮催生出全新的自动化办公模式，企业办公信息化成为不可或缺的重要内容，要转变原有的人工手动办公模式和方法，设计和应用合理高效的企业办公OA系统，基于B/S结构进行企业办公OA系统的设计和应用，提高企业办公OA系统的结构化、层次化和模块化水平。

一、企业办公OA系统的技术基础

（一）B/S模式

企业办公OA系统的设计和开发应用必须以B/S结构为技术支撑，通过三层体系结构进行系统开发和设计，每一层完成相应层的功能设计，实现各层之间的交互和调用，并由接口进行信息传送和链接。

（二）ASP技术

这是位于服务器端的脚本运行环境，用户基于这一环境创建动态的交互式Web服务器应用程序，无须其他编译、链接程序，与HTML文件充分深度融合，并通过ActiveX Server对象进行扩展。

（三）MET框架

NET Frameowork支持生成和运行下一代应用程序，其代码能够与任何其他代码进行集成，并通过类库开发多种应用程序。

二、企业办公OA系统的设计和应用分析

随着企业办公信息化的发展，要进行企业办公OA系统的设计和应用，提高企业办公效率和质量，降低企业办公成本。本文以中新生态岛协同办公平台为例，探讨企业办公OA系统的设计和实现路径。首先成立企业办公OA系统项目小组，确定系统实施计划，做好系统安装准备，并开展系统需求调研工作，以人力行政部为主导，采集各部门需求并加以整理和分析，确定系统流程名称和负责部门，整理系统开发设计需求列表，报公司领导进行审核。

（一）系统总体架构设计

企业办公OA系统总体架构采用B/S系统模式，简化客户机的工作，通过网络联机的方式进行在线信息发布、文件传送与共享、任务接收、处理工作流程等，通过浏览器完成系统相关业务操作，根据分配权限进行相应事务的处理，并支持信息门户和统一身份认证。具体来说，系统采用三层结构，即：引擎平台、应用构件库、终端等，其中：引擎平台主要有基础组织引擎、业务建模引擎、流程引擎、门户引擎、知识引擎、报表引擎、集成引擎、人事引擎、日程引擎等。应用构件库主要包括有：移动审批、移动沟通、移动通讯和移动办公，并涵盖各项办公管理功能，如：行政办公、公文管理、人事管理、行政事务、车辆管理、会议管理、协同管理、资产管理等。终端主要有移动设备、PC电脑、浏览器。

（二）系统门户设计

企业办公OA系统还要支持各个信息门户，结合每一个人的工作过程和内容，进行协同工作和信息共享，使各方能够及时获取所需的信息。并能够根据每个人的要求进行设置，定制出个性化的应用门户，充分考虑每个人的角色和安全级别，使每个用户都能够看到不同的信息，增强对系统的认同度和信任感。同时，企业办公OA系统还体现出高度集成性，将组织上的所有应用和数据集成于一个信息管理平台之中，与其他业务管理系统实现无缝集成。另外，系统还建立有不同的信息门户、信息元素，构建完善的、多方位的权限体系。

三、企业办公OA系统的模块化设计和应用

（一）考勤模块

企业办公OA系统考勤模块主要包括考勤设置、考勤情况查询、员工请假、员工销假、信息删除等。

具体包括以下子模块：

考勤设置子模块。主要设置考勤相关参数，如：考勤对象、考勤时间、考勤类型等，并自动生成考勤表。

考勤情况查询子模块。根据不同查询条件查询考勤情况，可以获悉员工在某段时间的考勤状况。

员工请假子模块。员工出于某些原因需要向部门请假，要填写请假相关信息，包括请假时间、请假天数、请假事由、申请人等，并提交负责人进行审核批准。

考勤说明子模块。对于考勤异常情况分为外出办事不能正常回来考勤和其他情况，比如遗忘打卡。系统会对前一天考勤异常有一个提醒，员工在3天内提交考勤说明表单，系统自动销考勤。

年假管理子模块。每个自然年底系统自动根据每个员工的工龄设置下一年的年假天数。

（二）绩效培训模块

系统绩效培训模块要能够进行培训资源的链接和共享，进行任务目标/绩效考核指标的在线填报和流程审批，并对员工培训档案进行记录，包括培训内容、培训时间、培训时长、资格证书等信息，进行汇总、统计、分析和报表导出等操作。

（三）资产模块

在系统的资产模块之中，可以通过提取关键字报表汇总资产信息，包括招待礼品、低值易耗品等，对资产报废年限、库存量等信息进行自动提醒，由特定权限人员查看资产模块和报表模块。还可以根据审计要求进行酒水领用和审批的关联查询。并能够完成所有办公用品、固定资产的电子化领用和调拨。

（四）公文模块

企业办公OA系统公文管理模块包括有发文管理、收文管理、审批管理等模块，实现对公文信息的管理操作。在发文管理子模块中，要完成企业发文的所有业务工作，包括发文起草、正式拟稿、部门负责人复核、主管领导复核、行政秘书核稿、领导签发、经办人分发传阅等。在收文管理子模块中，主要对接收的公文进行拟稿、审稿、签阅、办理、存档、销毁、检索查看等管理。审核管理子模块主要是对已经审核的收发文提供相关管理接口，批量进行公文的审核、删除等操作。

（五）通讯管理模块

该模块主要是企业部门间以及部门内部员工之间的通讯交流，主要涵盖以下子模块的内容：

消息发送子模块。确定消息接收对象之后，进行点对点、点对多的信息发送。

通讯录管理子模块。实现对联系人信息的管理，包括信息录入、更新、删除、查询等管理。

手机短信发送子模块。确定好接收人之后进行手机短信的发送，并要控制短信内容的字数。

通知发布子模块。面向企业全体员工进行通知标题和内容的填写等操作，并对通知内容进行详细的阐述。

（六）其他模块

会议管理。系统还要构建高效协同的会议管理体系，确定会议议题，落实会议负责人，准备会议资料，做好会议通知；并落实会后决议，落实决议负责人、执行时间，进行会议决议执行的跟踪和反馈。最后要进行会议统计分析，通过会议报表获悉公司会议执行情况。

日程管理。该子模块帮助每一位员工和部门设定工作计划，形成统一化的、图形化的日程表，实现图文展示的日程管理，并与客户管理、项目管理模块相协同，使员工高效地调配自己的日常工作。

车辆管理。通过e-cology系统进行企业车辆的信息、申请、维护管理，用户能够随时查看当前车辆的使用状况，实现车辆申请信息与流程的关联，完成车辆申请线上审批工作，并通过报表加以呈现。另外，系统还建立企业统一移动办公中心，支持多种智能终端应用，实现移动端查看日程、会议、新闻通知等信息。

四、结语

总之，企业办公OA系統是基于B/S模式的信息服务系统，以企业管理和基础办公需求为核心，采用模块化的开发机制和技术，实现企业办公基础管理工作。后续还要不断促进系统开发的标准化和系统化，进一步提升系统的安全性。

作者单位：南京洲岛置业有限公司