信息时代档案管理工作面临的问题及对策

纪翔

摘要：信息化的不断发展在使我国各行业快速发展的同时，也增加了档案管理部门的工作量。由于档案管理部门需要记录的档案信息复杂多样，相关工作的难度有所提高，对档案管理规范和专业化的要求也逐渐增高。将信息化技术引入档案管理工作当中，不但能够减少档案管理工作的人员投入、资金投入，还能提高工作效率。本文就信息化时代档案管理工作中面临的问题及对策进行了分析，希望可以有效提高档案管理的效率。

关键词：信息时代;档案管理;问题及对策

一、信息时代档案管理面临的问题

（一）信息化标准不健全

在信息时代开展档案工作，需要体现信息化属性以确保档案能够得到统一标准化管理。但实际上，许多单位的档案部门信息化标准不健全，文件信息建设过程中没有统一的标准。在文件管理系统软件方面，所使用的软件只能在短期内满足档案工作的需要，不同的文件管理系统软件彼此兼容性差，不能共享文件资源。此外，由于缺少信息化标准，各单位的档案部门录入的档案信息存在一定差异，这不仅给档案管理工作的开展带来困难，也使档案数据的真实性受到了影响。目前，国内档案管理工作缺乏较为完善的法规，导致档案管理信息化缺乏准确的标准。文件作为一种资源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定标准规则时才能更好地传输和共享信息资源。目前文件管理部门还没有合理地制定这一部分标准，这阻碍了文件管理的信息化。

（二）档案信息安全问题

传统的档案管理工作能够对信息安全进行保证，因为想要盗取以实物为载体的档案信息有极大的难度;而信息时代的档案则不同，由于其涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。尤其是一些重要的档案信息，一旦丢失，后果将十分严重。

（三）档案管理工作人员综合素质有待提升

信息化时代下的档案管理工作需要更规范化的档案管理手段和具有更高综合素质的档案管理人员。在实际档案管理工作中，一部分工作人员的综合素质没有跟上信息时代发展的步伐，没有适应信息时代的档案管理工作手段，对信息技术了解不够，对信息技术在档案管理工作中的应用不够熟练，信息化意识薄弱。这些档案管理人员不能满足现代化档案管理工作的需要，影响了档案管理工作的效率和质量。

（四）檔案信息化管理体系不健全

当前电子化信息档案管理技术以电子技术为依托，具有信息化的特性，但信息的利用程度成为档案管理的影响因素。对此需要建立完善的信息化档案管理体系，才能利用规范化的管理与标准化的程序，提升档案信息化管理的有效性。但在实际情况中，信息化档案管理在各单位内部有不同的政策制度规范，缺乏统一的规范管理，使得管理水平良莠不齐，限制了档案信息管理的发展，对信息的共享与连接产生一定的限制。除此之外，不完善的档案管理编制制度，使得信息输入存在差异性，并且软件应用缺乏兼容性，这都制约了档案管理工作的现代化发展。

二、信息时代档案管理工作有效对策

（一）统一标准文件信息管理标准

统一档案信息管理标准，建立与档案相关的管理标准和规定，具有重要意义。随着科学技术的发展和进步，档案管理工具的不断更新和管理水平的提高，有必要建立和完善档案管理相关的工作制度。统一编写文件管理规则，并实施到位，从而提高系统软件的可移植性，并实现文件信息管理的标准化。此外，有必要明确每项工作的职责，集中每个类别和载体的文件进行统一管理，以便同时评估和开展文件管理工作。

（二）加强档案管理的安全保障

由于在现代社会，网络的安全性不是很高，很多档案信息容易被黑客、病毒等侵入，甚至对数据库造成毁灭性的伤害。基于此点，档案信息的管理的安全性建设一定要提上日程。促进档案信息的安全系统的建设和健全，在一定程度上，可以保障档案信息资源的不泄露，维护档案信息数据库的稳定性，从而促进经济政治建设的稳步发展。关于这个安全系统，可以从两个部分来理解。首先是储存安全，防止数据库信息入侵指数需要研发人员着重加强建设，确保储存的档案数据信息能够安全存在，避免一些外来因素的侵犯。其次是使用过程中的安全保障。针对使用过程中的安全措施，可以利用指纹以及实名登记等办法，并且要严格审查信息使用的相关人员的信息。这样才能保证在一些人员使用该档案信息时的安全可靠性。

（三）加强档案管理人才的培养

想要对档案管理工作实现信息化，有一定的难度，绝不能一蹴而就，尤其是对工作人员的培养上，必须要慎之又慎，不能操之过急。相关档案管理部门在对人才进行培养时，首先要注意工作人员的心态，要让他们从心理上接受信息化档案管理。其次需要加强工作人员的职业素养与技能的培训，同时鼓励相关工作人员，让他们积极对各种有关于网络安全、信息技术的新知识进行学习。采取一些具体的措施，提高员工学习的积极性，从而促进档案管理信息化的实现，为档案管理工作水平的提升打下坚实的基础。

（四）构建完善的信息资源体系

为了加快信息化档案管理的建设与发展，需要充分与数字化技术相结合，实现对档案信息化的管理，通过网络实现对档案信息与数据的采集、录入、查阅、应用、管理等。利用电子化技术，实现对档案管理的高效便捷运行，同时利用数字化技术增加数据传输的安全可靠性。此时，必须要注意网络利用中存在的风险隐患。加强管理人员的管理工作能力，利用管理人员的优势，提升信息处理技术的有效性，推动档案管理的现代信息化发展。对此，还需要以完整全面的信息资源体系作为参考依据，在数据库的影响下，提升档案管理的科学性、高效性。充分结合纸质档案管理的优势，将其应用到信息化管理中，以纸质档案管理的经验为依据，供信息化档案管理参考与借鉴。

三、结语

总之，信息时代档案管理工作一定会遇到诸多问题。这些问题如果不能及时发现和解决，势必会给信息时代档案管理工作带来许多阻碍。因此，企业要从根本上解决这一问题，在软件的兼容性、安全性以及档案管理体制、管理人员的综合素质、专业度等方面予以高度重视。

参考文献：

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