科学事业单位智能财务报销模式探讨

张建欣

摘要：人工智能正在改变着当今世界，未来十年是智能技术有史以来发展最为迅猛的时期。对财务行业而言，智能财务、智慧财务不断涌现，财务及会计领域也势必将经历一场大的变革。本文以科学事业单位为例，分析当今报销模式存在的问题，探讨人工智能时代的财务报销模式，以提高财务信息的准确性和及时性，提升财务工作效率和服务质量，促使财务人员自我升级。同时，受限于会计档案管理的要求，智能财务报销也面临一定的困难和挑战，但终将随着电子发票等电子票据的广泛应用而得到解决，智能财务报销必然成为未来报销新模式。

关键词：人工智能；科学事业单位；财务报销

一、引言

2016年7月，中共中央办公厅印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号文），要求坚持“放、管、服、落”结合，简政放权，为科研人员松绑。但是，科研经费报销等事务性工作仍占据了科学家大量精力和时间，影响了科学家潜心从事科学研究。

在这一背景下，随着人工智能在财务领域的运用，智能财务报销模式就有了其形成和发展的必然性。智能财务报销将利用信息化手段，实现智能报销、审核、付款、记账等全流程电子化，不仅能够解放科研人员，还能使财务人员逐渐脱离基础性、重复性的日常工作，向管理会计转型，提高所在单位的财务管理水平，为科研人员提供更好的财务服务。

二、当今财务报销模式中存在的问题

几千年来，我国会计核算和财务管理一直是以算盘为代表的手工会计，直到1979年在财政部的支持和直接参与下，才出现了第一个会计电算化试点企业。后来随着计算机的普及，电算化会计软件实现了数据处理的自动化，提升了会计核算的计算速度，增强了存储能力，这是对手工会计的高度仿真——把账簿变成了屏幕，把算盘变成了键盘，逐步形成了以会计电算化为代表的核算型财务系统。

基于会计电算化的财务报销模式，一般包括排队取号报销、收单式报销、投递式报销、网上报销等形式，不同的报销形式各有特色和优势，但都存在相同的问题。

（一）财务报销时间长、效率低

财务审核工作是财务部门重要的基础性工作之一，而随着我国科研事业迅猛发展，科研经费投入不断增加，各类经费根据资金来源确定资金用途，给财务审核工作带来不小的挑战。财务人员不仅每天要审核大量的原始凭证，还需要对业务流程进行审核，同时要随时解答和讲解各种报销业务中存在的问题，审核完成后还要进行账务处理，保障科研经费使用准确的会计科目进行记录和反映。如此快节奏且出错率高的工作给财务人员带来了巨大的工作压力。

此外，报销人员填制每张原始凭证后还要根据业务类型及金额进行线下层层审批，当财务人员接到报销凭证后，若审核通过，则直接进入财务付款流程；若审核未通过，还要退回报销人进行修改。在这个反复的过程中，占用了报销人员大量的工作时间，显然这种方式不利于科研业务有序发展，整个财务报销工作消耗人力成本高、单据处理效率低。

（二）财务信息质量不高

目前的财务报销工作主要是依靠财务人员根据自己的财会专业知识逐笔人为判断来完成，因此人为因素影响是肯定存在的。不同的财务人员审核同一报销单据也会由于个人经验等问题而产生不同的结果，当然也存在判断失误等问题，导致财务信息质量不高。而且现有财务系统无法形成完全电子化的会计资料，对科研管理的支撑能力、支持效率和便利化程度不够。同时，财务报销由于存在人为因素影响，存在一定的审计风险。

三、人工智能在财务报销领域的应用

2017年7月，国务院印发《新一代人工智能发展规划》，提出了面向2030年我国新一代人工智能发展的指导思想、战略目标，将人工智能的发展推向新高度。财务机器人的出现，使得人工智能在财务报销领域的应用变成现实，已经有少数企业走上了初级人工智能应用之路，科学事业单位在这方面的创新和实践也进入起步阶段。

（一）智能财务报销模式新思路

1.智能财务报销模式的构建

智能财务报销模式是指通过智能化设备，如智能手机、扫描仪等，将原始票据拍照或扫描成电子版资料，同时自动提取和识别原始票据上的所有完备信息，并生成可用的结构化票据元数据，转化为会计核算所需的信息化格式，自动生成报销单并计算金额，通过智能化设备直接提交进入下一审批环节。各级审批人可通过智能化设备，随时随地查看待审批单据，包括发票、附件等材料，并进行线上审批。

2.自动付款及生成财务凭证

利用银企互联系统实现自动付款。银企互联系统是指单位财务报销软件与银行之间建立的链接平台，为双方提供资金数据的联接并实现即时的资金交易。简单来说，对于业务流程短、审批简单的报销单据，财务人员可通过设置量化规则实现智能审核，审核完成后，直接将报销金额汇款到报销人填写的相应的账户中，实现自动付款，而不需要财务人员登录单位网银系统进行手工录入和复核。对于相对复杂的业务，财务人员可进行多级线上复核审批，审批通过后进入自动付款流程。付款完成后，智能财务软件根据机器学习得到的财务知识，从结构化票据元数據自动生成高质量的记账凭证，进一步完成会计核算工作。

（二）智能财务报销的优点

1.解决财务人员审核痛点，提高工作效率

智能财务报销的运用使单位业务流程高度自动化，票据录入和会计核算都由智能化设备集中完成，替代了传统财务流程中基础性、重复性的手工操作，减少了财务人员的重复劳动及工作压力，提高了相关财务信息的准确性和及时性。

一方面，利用人工智能自动识别、采集信息，根据设置好的标准进行智能审核，替代传统业务流程的逐笔人为判断，消除了人为因素影响，防止了手工填报可能出现的错误。同时，按照既定的规则进行加工转化，实现了无人值守情况下的智能审核，最大限度降低了违规风险，并且实现了智能记账和经费管理。另一方面，智能财务报销模式也为报销人员提供了更为快捷方便的报销服务，移动审批方式缩短了传统线下审批时间，进一步提升了财务服务质量和工作效率。

2.智能報销采集的数据更为全面，质量更为可靠

智能报销模式采集的大数据不仅包含财务信息与非财务信息，还包括结构化数据与非结构化数据，高质量的大数据可以很方便地逐步添加科研绩效评价、内控与审计、精准预算等功能模块，再对这些数据进行有效的过滤和筛选后进行分析，从而得出有价值的结果。智能录入获得更丰富的票据元数据和影像数据，可弥补传统财务信息系统输出信息有限的弊端。同时，智能化设备完成任务的每个步骤都可被监控和记录，这就使得内部控制工作可以更加精准有效，审计工作也能做到精准全覆盖。

智能财务报销模式获取和生产的大数据无论是在广度和深度上还是在质量和数量上都将远远超过传统财务系统能得到的财务数据，对进一步扩展财务管理和服务功能有长远的重要意义。

3.智能财务报销促使财务人员转型

智能财务报销的应用，将改变传统的会计岗位设置，一些基础性、重复性的工作岗位将被人工智能取代。这意味着，缺乏主动持续学习能力、对新技术缺乏关注同时综合素质不高的财务人员最容易被人工智能替代。

但压力也是动力，被淘汰的危机感会激励财务人员自我提升，使其从繁杂的工作中解脱出来，更有时间和精力进行知识的更新换代，不断学习综合性财务知识，熟悉单位业务，将财务管理与业务管理相结合，将工作重心更倾向于内部控制、预算管理、绩效评价等工作，从而由日常核算向财务管理和服务转型，再向决策管理方面转型。

（三）智能财务报销面临的困难和挑战

智能财务报销模式的应用虽然存在诸多优势，但无论在技术上还是在政策上，仍然面临一定的困难和挑战。

1.财务票据智能录入与智能核算的准确性问题

让计算机从纸质原始凭证中自动准确地提取出有效关键信息、将非结构化数据转化为后续财务核算需要的结构化数据，是智能财务报销有效使用的前提。在满足这一要求的前提下，让计算机具备财会专业知识也是实现会计核算自动化的关键。这些专业知识不仅包含会计准则、会计规章制度以及政策法规等显性知识，还包括工作经验、应用技巧以及对法律法规的理解和对非常规业务事项的会计处理方法等隐性知识，而这些财会专业知识通常难以简单地规则化。但是随着人工智能的不断发展，这些关键技术在未来必将得到解决。

2.会计档案的归档问题

智能财务报销完成后形成的电子化会计档案，如果仅以电子形式保存，会节省时间和减少资源消耗，但根据2015年12月最新的《会计档案管理办法》，从外部取得的非电子形式的会计资料（如增值税专用发票等纸质发票），应按照发票来源最初形式存档，即使扫描成电子版进行智能报销，仍然要将纸质原始会计资料归集存档，并要满足日后各类人员查找翻看的需求。这样不仅不能给报销人员带来便利，反而使报销流程更加繁琐，增加了工作量。

但是电子发票在未来的广泛使用必将解决这个问题，同时，智能财务报销也能发挥电子发票等电子原始凭证的优势，将其真正纳入会计循环中。智能财务报销模式形成的电子会计档案可直接无纸化归档保存，方便归档后的调阅、审计等工作，也为后续监管、决策快速便捷地提供财务依据。而无论是从环境保护还是从提高会计信息化水平来看，会计档案无纸化一定是必然趋势，电子发票的推广应用也在一定程度上推动了会计档案无纸化的进程。

四、结语

任何新事物的产生都是为了更好地服务社会，人工智能的发展必将推动未来财务报销模式的改革。智能财务报销模式不仅能节省工作时间、提升工作效率，还能促使财务人员转型、提高财务管理水平。因此，智能财务报销必将是迎合未来发展的财务报销新模式。

参考文献：

[1]董皓.智能时代财务管理[M].北京：电子工业出版社，2018.

[2]于倩.浅析财务云背景下财务管理模式的转型[J].中国集体经济，2019，8（3）：146-147.