生命周期理论电子档案隐私权保护研究

高敏杰

【摘要】电子档案采用数字化记录方式，档案的信息具有非人工直读性、档案生命周期内的一切管理对配套技术的依赖性，实现了图文像多种形式信息的集成记录、信息借助计算机网络系统超时空传输等。大数据时代的到来，给电子档案的安全管理带来了机遇和挑战。本文以生命周期为基础，对电子档案隐私保护的相关问题进行探讨，并从完善法律法规、夯实网络技术、打造高素质人才团队、加强社会宣传教育四维度阐述电子档案隐私保护策略。

【关键词】生命周期理论;电子档案;隐私保护;法律法规

电子档案的保护包括两方面的内容：一是电子档案保存所依赖的技术环境和存储材料的物理安全，二是电子档案信息内容的逻辑安全。电子档案保存所依赖的技术环境和存储材料的物理安全包括电子文件形成、传输、利用过程中计算机环境中的各种设备、设施的安全和电子文件物理归档后制成材料的长期耐久;电子档案信息的逻辑安全主要是保障电子文件信息内容的真实性、完整性、有效性和长期可读性。笔者采取全新的视角，从电子文件生命周期所对应的形成阶段、传输利用阶段和归档保存阶段影响物理安全和逻辑安全的因素和相应解决的对策来阐述电子档案隐私的保护。

一、基于文件生命周期理论的电子档案管理概述

关于文件生命周期理论的阶段划分目前学界没有统一的标准，笔者认为，电子档案的生命周期可以划分为设计、形成和维护三个阶段：其中，设计阶段是指电子文件管理信息系统的设计、开发和安装阶段;每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程即是形成阶段;对于形成后的电子文件的技术维护和保管即是维护阶段。随着信息技术以及“互联网+”的快速发展，新型数据技术和云计算等技术的嵌入使电子档案管理的各个环节得到了优化和技术支持，但是，电子档案中包含大量的隐私信息，经常发生隐私被泄露的现象，如何完善电子档案管理中隐私保护的相关措施，促进电子档案管理的健康发展是亟待解决的问题。下面笔者着重从五方面展开论述。

二、完善电子档案管理中隐私保护的具体措施

（一）完善法律法规制度。1.立法方面的措施。电子文件管理中隐私遭到泄露是由于当前我国法律法规未对公民所拥有权利之间的关系、边界和范围进行清晰且明确的界定，国家法律法规应当针对电子文件管理中隐私保护方面的权利边界进行厘定，以此来保护公民的隐私，明确公开权与隐私权、阅览及复制权、请求告知权、删除权、损害赔偿请求权、报酬请求权、保持信息与数据正确完整的权利。2.司法方面的措施。首先，从民事责任与刑事责任两方面进行打击。《中华人民共和国侵权责任法》与《中华人民共和国刑法》分别将隐私侵权行为纳入民事纠纷与刑事犯罪之中，司法部门在行使其审判权与检查权时，应当明确该侵权行为是属于民事纠纷抑或是刑事犯罪，加强对电子文件管理中个人隐私的保护。司法部门理应从民事责任与刑事责任双方面对电子文件管理中个人隐私泄露的犯罪行为进行严重的打击。其次，发挥司法部门对电子文件管理的监管作用。司法部门在对电子文件管理部门所保管的电子文件、电子文件管理部门的行为进行监管之前，必须按照国家法律规定的监管时间、技术与范围并且在最小限度范圍内限制公民的隐私权。

（二）夯实信息技术手段。1.身份识别和身份验证技术。为了确保电子档案的真实性和唯一性，保证网络环境的安全，需要构建身份识别系统，将用户的身份信息进行审核和认证，用户预先设置真实的用户名和密码，进行身份验证，经过合法授权后方能进入档案系统查询电子档案。2.数字水印技术。数字水印技术是电子档案独创性的一种保护技术。利用这种技术可以将电子档案加上水印，当用户浏览档案信息并需要打印的时候，防止电子档案被人窃取，假如出现侵权行为，数字水印技术可以提供应有的保护。3.提升网络安全保障体系。电子档案的管理中，可以嵌入云计算、大数据海量存储技术等先进的科学技术手段。比如，可以通过和服务商沟通协商，采用虚拟技术或者海量存储技术存储和管理电子档案，确保电子档案的隐私权不受侵犯;还可以通过虚拟技术进行多个副本的存档等方式。有条件的各级各类档案机构，可以对电子档案馆藏资源进行定期的维护、及时更新和升级等，确保数据长时间、安全的保留。同时，可以通过建立多层次的防火墙系统、防黑客系统、密钥加密技术及防毒软件系统，确保网络应用系统的电子档案信息安全。另外，良好的网络运行环境是保证电子档案顺利运行的有力保障，要保持库房有一个恒温、恒湿、防静电的物理空间配置，具备防水、防潮、防火、防盗等措施，适应大环境下的电子档案信息安全。

（三）构建高素质人才队伍。首先，档案管理工作者应该有正确的思想认识，坚定正确的方向，档案管理人员在掌握专业知识的同时，需要熟悉有关档案工作的相关法律法规，保证电子档案的载体安全，保守秘密，保护用户隐私权。其次，档案管理工作者要具备扎实的档案管理知识，并不断的捕捉新的知识，比如，加强计算机知识和网络知识以及数据库知识的学习，同时要熟悉档案业务的流程，在工作中不断地创新观念、大胆突破、与时俱进，拓宽服务渠道，力求及时、准确地为社会提供服务。最后，各单位要认识到档案管理人员的重要性，为提高档案管理人员的素质创造必备条件，比如，通过开展档案培训，定期委派档案管理者出去开会交流，或者邀请专家莅临讲座等多样化的形式，力求提升档案管理人员的素质。

（四）提升社会宣传教育。首先，加强电子档案管理中用户隐私保护意识。个人隐私泄露是信息社会发展的毒瘤，如果任其滋长就会给信息社会的良好发展造成侵蚀，其造成的社会不良影响与损失也是相当的严重。为了保障公民的合法权益，我国相关的法制部门应当通过各种有效的宣传教育形式、着手运用互联网信息化技术，对用户进行电子档案的隐私保护方面的教育，只有通过合理的普法方式对公民进行宣传教育，公民才会在意识层面加强其个人隐私保护。其次，加强电子档案管理中用户自律与行业自律。1.加强公民自律。一是不要在网上随意填写带有个人信息的表格，如果一定要填写，则要慎重。二是在公共网络工具使用完毕时，对上网残留的痕迹进行彻底清理，在网络上留电话号码时，数字之间用特殊符号进行隔开，避免被搜索引擎搜到。2.加强行业自律。第一，成立电子文件管理协会，协会成员互相监督，加强电子文件管理中隐私保护。第二，通过组织电子文件管理协会成员，签订行业自律公约，约束协会成员对隐私的不正当管理行为。第三，依据国家法律法规和电子文件管理的发展状况，组织制定行业标准，加强对电子文件管理中隐私的保护。第四，制定电子文件管理部门从业人员的道德与行为准则，并督促协会成员共同遵守，以此规范电子文件管理人员的行为，加强对电子文件中隐私的保护。

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