谈谈森林资源培育建设项目的档案收集与管理

【摘  要】林业生态建设补助项目管理比较粗放，不适应现代林业建设的要求。随着规范化管理实施、各级主管部门要求进行标准化管理，本文通过总结福建省宁化国有林场近年林业生态建设项目建设档案收集管理，以期对规范档案管理有所帮助，并达到完善档案管理的目的。

【关键词】森林资源培育;档案;管理

引言

近年来党中央对生态环境越来越重视，森林资源在大生态建设中的地位不断凸显，为践行“青山绿化就是金山银山”理念，促进森林资源“双增”成效，上至中央，下至省市县等各级政府加大了对生态建设、造林绿化、森林资源培育等方面建设的投资力度，并以各种项目形式进行建设补助。如从2009年开始的中央财政森林抚育补贴项目、2010年开始試点中央财政造林补贴项目、国家储备林建设项目、国家良种基地建设项目及相关省级财政配套补助项目等，建设项目名称多、资金补助渠道各不相同。为做好项目建设的需要，完善项目机制，建立健全项目建设的档案管理势在必行。然而不同地区、不同项目之间对档案管理执行不尽相同，造成项目档案材料不统一、较为混乱。本文以福建省宁化国有林场2014年国家木材战略储备林建设项目为例，拟通过对项目实施档案管理的探讨，以期达到完善项目建设的目的。

福建省宁化国有林场属“省办、市管、县监督”的财政差额拨款事业单位，地处闽西北丘陵地带，属中亚热带季风气候，气候温和，雨量充沛，年平均气温15-18度，年降水量1700-1900mm.经营区内海拔高度在300-1000米之间，林场经营区位于闽江主干流一级支流沙溪上游，是我省重要的生态保护区域。

1.项目建档的依据

（1）《中华人民共和国档案法》;（2）《中华人民共和国档案法实施办法》;（3）《全国木材战略储备生产基地建设规划（2013-2020年）》;（4）《全国木材战略储备生产基地建设档案管理办法（实行）》。

2.项目建档的原则

（1）全程跟踪的原则。涵盖项目建设开始至实施结束的全过程，具有保存价值的各种形式和载体（包括文字、图表、声像、计算机存储介质等）的原始记录。

（2）实事求是的原则。如实反应项目实施的全过程。过程中实行专项专人负责制，即每个项目均有专人负责收集、整理、保存相关材料。

（3）按实施顺序（时间）的原则。以实际发生的时间顺序收集相关材料，注重各时间段所产生的活动事项。如包含项目计划任务通知、资金补助文件（立项依据）、实施方案、作业设计、招投标材料、生产合同、作业检查、验收报告、付款发票、项目实施工作总结、绩效评价等文字图像资料。

（4）规划先行的原则。项目实施过程应以批准的实施方案、作业设计为总纲，围绕这一总纲开展实施并收集相关资料。

3.项目建档材料收集的顺序：

（1）项目立项依据。①项目主管部门下达的立项通知、资金下拔情况通知（一般会以正式文件下发至各部门）等。②项目承建单位实施的有关文件，如人员安排（成立项目领导小组文件，文件应包含实施单位法人代表、具体责任人员（实施单位财务负责人、技术负责人等）。（2）项目建设单位编制的实施方案，应包含项目具体实施细节、承建单位的请示文件、主管部门组织专家评审的评审意见、批复文件等。（3）项目建设单位编制的作业设计，应包含项目设计说明书、图表册、承建单位作业设计书请示文件、主管部门组织专家评审的评审意见、批复文件。（4）项目承建单位依据项目作业设计具体施工作业（含施工合同、物质采购等）招投标过程所产生的文字材料（如招标公示、招标文本、评标情况、中标公示、中标通知等）。（5）项目实施作业合同：合同内容应具有作业项目名称，作业小班基本情况、质量要求、完成时间、奖惩等，合同应包括在实际实施过程中与项目相关联的所有签订合同（如施工合同、物质采购合同等）。（6）项目实施过程中的有关影像材料（如小班施工作业前、中、后的对比图像、招投标评标现场图像等）。（7）项目监理单位在实施过程中的报告、或责任人员在施工过程中的质量检查报告。（8）项目承建单位的验收报告（材料）：①验收单、结算单及在验收项目实过程中形成的有关材料②承建单位验收后，财务资金支付凭证（包含开具发票，银行转账凭证等）。（9）项目建设绩效评价包含文字、图、表等。（10）项目建设工作总结。（11）档案次料装订：①封面：xxx项目建设实施档案，立档单位、立档时间;②目录;③档案内容。

4.举例说明

以福建省宁化国有林场2014年实施的国家木材战略储备林建设项目建设实施情况档案为例：（1）封面： 2014年度国家木材战略储备林建设项目，底部落款单位、实际。（2）目录：根据档案内容排列目录顺序。（3）具体内容：①立项文件：计划文件（福建省林业厅下达、三明市林业局转下达的计划文件）、资金拔付文件（林业厅、财政厅联合下达）。②领导小组：依据计划文件下达的成立本场项目工作领导小组文件（组织实施机构）。③实施方案：项目实施方案请示文件、编制完成项目实施方案、项目实施方案请示文件、专家评审意见、上级批复文件。④作业设计：项目作业设计请示文件、项目作业设计书、专家评审意见、上级批复文件。⑤招投标材料：招标公示、招标文本、现场评标材料、中标公示、中标通知。⑥施工材料：施工合同、施工作业过程中现场检查记录（文字、表）、监理单位出具的验收报告、施工结算单、财务支付凭证（工程结算发票、转记帐凭证））、物质采购合同、物质采购结算、财务支付凭证（物质采购结算发票、转记帐凭证）、委托招标合同、结算、支付凭证（招标费用发票、转记帐凭证）等。⑦工作总结：包含项目自查报告、上级检查验收情况、项目工作经验总结、项目绩效成效评价材料（文字、图表等）。⑧影像图片资料：涉及项目实施过程中的相关影像图片资料（如项目工作讨论会现场图、招标评标现场影像、小班施工作业前中后对照影像等）。⑨材料收集全后，进行装订成册。⑩根据承建单位档案管理情况，对档案进行编号、将装订成册的文字材料、电子材料汇总后统一放置档案室保存。

5.结束语

林业生态建设补助项目管理比较粗放，不适应现代林业建设的要求。随着规范化管理实施、各级主管部门要求进行项目标准化管理，本文通过以福建省宁化国有林场2014年国家木材战略储备林建设项目为例，总结福建省宁化国有林场近年林业在生态建设、造林绿化、森林资源培育等项目建设档案收集管理，以期对规范档案管理有所帮助，并达到完善档案管理的目的。项目档案关系重大，对以后资料查询、项目复查、技术总结等都具有重要影响。而对于资料能否齐全、过程能否明朗，取决于能否将档案归整。

参考文献

[1]福建省国有林场管理局有关资源培育项目建档工作的通知;

[2]三明市国有林场管理处有关资源培育项目建档工作的要求

[3]福建省宁化国有林场资源培育项目建档情况

作者简介：杨延福（1962.12--），男，汉族，福建三明人，营林高级工程师，专科，研究方向为营造林工程。