新时代文学档案管理信息化建设研究——以中国现代文学馆为例

吴春梅

（中国现代文学馆，中国 北京 100029）

0 引言

中国现代文学馆的信息化建设已经走过了二十年的历程，重点建立了政务隔离的“两网三库”。 其中藏品信息库中已积累了一定数量的藏品编目数据，藏品数字化库扫描加工的藏品以百万计，音像资料库也采集存储了两千余小时的音像数据。利用现代信息技术辅助档案管理和研究，是档案信息资源建设的主要任务。

1 中国现代文学馆“两网三库”的信息化布局

1.1 资源管理内网与共享服务外网

中国现代文学馆的信息化，旨在构成以藏品信息数据库为基础、以信息网络为支撑、以业务应用为核心的信息系统。 网络建设中，考虑到内部信息资源与外部服务交流的需求差异与数据安全因素，中国现代文学馆利用网关、网桥设备、专用交换机等构建成物理隔离的“信息资源管理内部局域网”和“资源共享对外交流广域网”， 既能对档案信息资源进行整理、保存，又能提供现代化、网络化服务的管理模式。

1.2 图书藏品信息库

文学馆的图书藏品信息库是由书刊报数据库和藏品数据库组成，架设于“信息资源管理内部局域网”之上。书刊报数据库的管理平台采用了商用软件“现代电子化图书馆信息系统”， 以MARC 数据格式管理着入藏文学馆的文学著作27 万多册， 作家文库藏书30 余万册，文学报刊600 余种。藏品数据库是以中国现代文学馆藏品管理系统为平台，以藏品（手稿、书信、日记、录音、录像、照片、文物等文学资料、档案资料）的编目库为基础，进行藏品征集、鉴选、编目、保管等业务处理。根据文学馆的业务项，整个系统以编目帐、影像帐、保管帐为核心，以数据流方式实现对藏品的征集管理、编目管理、库房管理以及研究和统计功能。

1.3 馆藏数字化库

2006 年文学馆的数字化加工项目正式启动，该项目旨在将中国现代文学馆的纸制藏品进行扫描、翻拍加工，以数字图片格式保存，并对扫描图进行信息标引，形成与书刊报数据库和藏品数据库相对应的馆藏数字化库。 建成十年来，已数字化完成濒危藏品百万页，书信、手稿库的大部分藏品可提供查询、利用的一体化服务。

1.4 多媒体文学资料库

笔者在中国现代文学馆多年音像电子档案的整理工作中发现，文学馆音像电子类文学资料情况非常复杂，不但资料类型烦杂，而且存储介质多样。十年前建立多媒体文学资料库，就是为了解决音像电子类档案在使用和保存中遇到的问题。媒体资产管理系统帮助文学馆解决了多媒体文学资料采集、存储、编目、多方式查询、内容获取服务等诸多难题。

2 文学馆信息化建设的特点

2.1 广泛深入的需求调研

“一个成功的信息化项目， 必定始于对需求的准确了解和把握；而一个失败的信息化项目，一般都是因为对需求的了解和把握不足[1]。”在初次进行需求调研时， 由于文学馆的工作人员对信息化概念不甚明了，调研工作一度陷于鸡同鸭讲的困境之中。 经过及时调整，软件开发人员不再试图让工作人员完全了解信息化细节，而是作为一个倾听者，充分了解各业务部门的具体工作内容和流程。 有了第一次的经验，在之后的升级改造项目中，无论是小的功能调整还是大的流程变更， 都充分听取业务部门的意见和建议，甚至反复与具体业务人员进行交流，从而获得了最准确的产品需求。随着科技产品普及率的提高以及文学馆信息化的推广，工作人员也对系统有了一定的认知与要求，文学馆的藏品管理系统从单点式目录管理发展到流程式模块化管理。

2.2 有计划的数据准备

数据准备是信息化系统实现的基础和前提条件。如何在短时间内将手工化管理了十余年的纸制馆藏数据进行归整、录入，成了文学馆信息化建设的最大难题。 调研中发现，文学馆的图书期刊是利用编目卡片进行管理的，手工编写的编目卡，虽然信息不够完整， 但基本著录项都是具备的。 而文学馆的手稿、书信、日记、实物等藏品在接受捐献后都开具了详细的藏品征集收据。 为了便于数据导入，文学馆组织全体工作人员进行图书藏品信息表的填写工作，历时近两年时间完成了全馆入藏品信息的手工誊抄和数据录入，为馆藏信息系统提供了最重要的数据准备。

2.3 制定统一标准

国家档案局在近几年连续修订和发布了十几个行业标准，对档案业务科学管理、档案信息化发展起到了指导作用。 中国现代文学馆在信息化建设初期就意识到 “档案工作标准化是保证档案业务规范化管理、提高档案工作效率的有效措施。[2]”在书刊报系统中，参照《中国机读目录格式》结合馆藏特色制订了适合于本馆的编目规则。 而藏品管理系统则参照《档案著录规则》定制编目项，构建了藏品编目结构。多媒体系统在编目环节遵循的是 《广播电视音像资料编目规范》。

随着信息化管理水平的提高，文学馆的编目部门还制订了《图书及藏品整理登记流程》《中国现代文学馆音像资料数字化编目细则》《中国现代文学馆藏品数字化工作规范》， 使文学馆的藏品管理工作趋于规范化。

2.4 高度重视安全性

责权分明，才能避免安全风险。 文学馆藏品信息系统严格划分不同工作人员的权限，谨慎设定各种信息资源、设备资源的使用权限。

内外网隔离保证网络安全性。文学馆的信息系统在网络构建中保证了内部办公网和外部互联网的物理隔离，使来自互联网的入侵者无法通过计算机从外网进入专网， 从而最有效地保障了专网数据的安全。同时，在工作中尽量保证内网的所有计算机只通过特定出口与外网通讯。 在软件上选用入侵监测系统、恢复系统、病毒防治系统以保证网络的安全性。

3 文学馆信息化建设中存在的问题

3.1 信息化初期档案信息质量不高

文学馆在信息化建设初期为了达到基本的运行效果，在进行数据准备时依据的是原始藏品的征集信息和编目卡信息，在数据完备性上存在明显不足。 另外，文学馆的信息化建设是分级进行的，导致档案资源数据分散于三个数据库中，虽然设计时充分考虑到数据的关联性，但仍难以避免“信息孤岛”的问题，从而为资源共享埋下隐患。

3.2 信息化服务意识有待提高

目前，在文学馆占主导地位的仍然是传统的档案信息服务方式，不能完全满足现代用户的需求。 文学馆的文学档案利用类型以学术利用为主，用户主体为高校师生和专业研究人员，主要途径有咨询、资料出借、讲座报告、展览等。但是，在实际利用服务中，用户尚无法从互联网查阅文学档案的图片信息，也不能自主选择获取所需档案资源。这些问题都阻碍了文学馆档案信息共享服务的发展。

3.3 资金投入不足

档案信息化建设需要大量的资金投入，但是在档案信息化的建设中经常会出现资金不足的问题。这就容易导致软、硬件以及相关的基础设施建设出现滞后的局面。 另外，资金的不足还会导致数字化的进程缓慢。文学馆的多媒体资料管理系统就因为系统所需的软、硬件要求较高、升级投入巨大，使数字化采集、加工项目停滞不前，预期效果当然无法呈现。

4 文学馆信息化的几点思考

4.1 明确重心，理清思路

要科学地进行档案信息化建设，首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。国家在新修订的《档案法》中“要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用[3]。”文学馆的藏品数字化和多媒体资料加工项目是此项法规的具体落实，但是还要清醒地认识到此项工作不可能一蹴而就，制订详细规则、完善实施方案，分批分阶段地稳步进行，才是可行之道。

4.2 寻找重点，务求实效

近期，国家档案局明确提出，“要加快档案信息化战略转型，顺应信息技术发展的现实需要。 ”但是，对馆藏档案的数字化要防止急于求成、 片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。 文学馆要立足馆藏信息情况和人员配备情况，将藏品信息化各应用系统规范化、智能化，主要做好藏品信息资源的优化，为信息资源的分类、加工、整理和有序化重组做准备。以吸引更多的科研型用户借助数据挖掘输出研究成果，以实现长期的社会效益。

4.3 培养人才，强化服务

信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力大，影响工作效率。 就档案信息化建设而言， 要选拔和培养具备档案管理知识、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机技术，能准确提出系统开发需求，与软件开发人员熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。

要转变工作理念，“从传统档案服务向知识服务转变。 档案人员不再是传统意义上的档案保管者，而是由被动变为主动，成为知识及信息资源的开发者和提供者[3]。 ”先从服务文学馆内部做起，充分发挥局域网快速、便捷的优势，建立文学馆内网可视化应用服务平台，并逐步扩大应用范围，结合用户认证技术，在既合法合规又安全可靠的前提下考虑文学档案资源的有效利用。

5 结束语

总之，信息技术能够为档案馆的发展提供更好的发展平台，在信息化建设过程中，一定要结合本馆的档案信息资源和实际业务情况，加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路，切实推进信息化建设进程。 发挥信息化成果的社会效益，满足广大用户的需求。