大型展会的落地管理分析

高鹏

摘 要：伴随着我们国家经济的不断发展，大型的会展建设规模逐渐扩大，由此就催生出了一种新型的会展经济发展模式，并且这种经济发展模式已经带动了许多地区的发展。不过当前会展落地管理上还存在着一些问题。基于此，在以下文章中，主要以第35届中国植保信息交流会暨农药械交流会为研究实例，详细的讲述了整个大型展会的落地情况以及所采取的相关措施，以此为后的展会落地政策的实施积累相关经验。

关键词：大型展会  落地管理分析  应对措施

随着中国进口博览会的成功举办，会展经济已成为众多城市经济发展关注的热点 ，显而易见会展业有效带动了旅游、交通运输、商业、广告等相关行业的发展，当地与展会相关行业的产业的影响力也通过展会活动平台最大化释放，成为实体经济企业交流的重要渠道。目前全国主要一二线城市都有大型展馆建成，投资少则十几亿，大则上百亿，所谓筑巢引凤，“凤”就是各类专业展会。特别是十万平方米以上的特大型展会更是各大城市追逐的重点。但这类展会一方面数量较少、另一方面需要满足的条件非常多，对于一些二三线城市甚至需要举城市之力去争办和承接。而客观上，有过大型展会服务经验的城市并不多，如何去争取和承接这类展会就需要一整套完整周密的方案。下面以第35届中国植保信息交流会暨农药械交流会落地福州举办为例进行落地管理分析，为即将承接该类大型展会城市和展馆提供借鉴。

“中国植保信息交流会暨农药械交流会”由全国农业技术推广服务中心主办，厦門市凤凰创意会展服务有限公司共同承办，报名参展企业1000多家，全球农化前十强企业及国内农化五十强企业及新型高效植保机械企业有80%报名参展，来自全国各地参会代表及客商代表达10万人以上。为此举办地从以下三个方面进行落地管理工作：

在34届展会举办过程中实地考察，了解展馆设施、展会规模、参展商和专业观众人数及特点、布展和展会期间交通状况、安保配置需求、机力（展会布展中使用的吊车、叉车等工具）、餐饮、保洁需求，以及需要酒店及交通保障等情况等。总体上看展会需要当地政府联合主办、城市能满足15万的客商吃住行接待能力，展馆需能容纳5000个国际标准展位，也就是展馆可使用面积约12万平方米，并能提供安保、餐饮、现场服务管理等综合保障。经过各个模块的保障能力对比和分析，可以满足以上条件，进而递交方案邀请主办单位考察。

在考察过程中从产业基础、场馆保障能力、酒店交通容纳能力、政府提供保障服务能力和政策支持依次推进，每个部分都详细记录主办方提出建议和要求，并在主办方考察完毕即给出相应解决方案，并落实了福建省农业农村厅、福州市人民政府、福建省植保植检总站共同主办的事宜，释放诚意，给予主办方很大信心。

项目确定落地后即由承办城市成立综合保障小组。因展会期间将举办第一届农药颗粒剂发展及应用论坛、高效减量施药技术论坛、第二届植物微生态与农业大健康论坛，参展参会的生产企业、经销商和植保社会化服务自行组织了近百场的业务洽谈、新品发布、产销对接、产品交易、回馈答谢等一系列活动。涉及布展车辆1500多辆、观众车辆2000多辆、参展商和观众近15万人次，涉及公安、交警、通讯、城管、安保、保洁、餐饮、现场服务等诸多部门，相关工作人员近2000人次。根据以往经验采用模块化管理方式对接，把问题细化，分级别管理，各负其责，形成“流程链”，通过工作任务表（见附表1）和总布局功能图将所有服务具体和直观体现出来，结合展馆软硬件条件去匹配具体项目需求，整个过程各模块平行推进，定期开会及时解决问题。

通过这样的落地管理流程进行多项目任务的分解，完成了整个展会的服务保障工作。特别是因地制宜，结合展馆周边地形结构和特点制定人流、车流和物流的方案，针对性布局，解决了往届展会最难控制的交通、高峰期保洁和游商问题。从考察争办到落地承接历时一年多，最终圆满完成大会的服务保障工作，为城市直接和间接带来了上亿元的综合收入、带动了相关产业的发展。更重要的是打通了城市接待特大型展会的服务脉络，也从中发现不足针对性完善，为今后承接大型展会积累了宝贵经验。建立了良好的口碑，必定会吸引更多的特大型和大型展会落地福州。

大型展会落地管理工作的实施，可以带动当地经济的发展，并且前景也特别广阔，根据上文所述，可以清楚的了解整个展会项目落地实施环节以及所对应的注意事项，通过详细的研究分析，可以发扬展会中的优点，而且对于展会中不足之处，还需要积极的借鉴其他展会的落地经验进行学习。同时结合展会自身特征，提前预防展会落地实施可能出现的一些风险，根据上文中的描述以及所提供的经验，希望可以为后续展会的落地工作提供一定的经验。

参考文献：

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[3]沈丹阳.中国会展业七大问题[R].首届中国会展职业经理人高峰会论文集，2019（36）：271-272.