浅谈事业单位档案管理信息化建设

叶鑫

摘 要：现在已经步入了信息化的时代，对于信息化技术的使用已经成为各个企业单位提高工作效率的主要办法。所以对于现在的事业单位也要逐步适应信息化带来的便利。档案管理工作工作也是如此，对于事业单位中需要有大量的档案进行统计管理，在传统的纸质档案有众多缺陷，所以对于信息化的档案管理工作是十分必要的。我国对于信息化技术起步较晚，但是现在在我国的信息化发展普及也已经取得不错的成绩。本文主要针对在事业单位中的信息化档案管理工作进行分析研究。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

我国事业单位随着社会的进步和经济发展得到了稳定的增加。相应的业务档案也随之增多。档案直接关系到事业单位的业务能力和领导决策。对于培养和考核内部人员也有着重要作用。但是如果在档案不能进行科学有效的管理，就会是这个部门造成瘫痪，对于业务办理，资料审查、信息收集带来巨大的困难。因此在信息化技术不断发展的前提下，事业单位引入信息化档案管理技术也是非必要的。对于档案管理工作引入信息化建设，将有效提高工作效率，并且在工作上带来便捷。

1 事业单位档案信息化管理的特点

1）档案存储环境优势。事业单位传统的档案管理工作主要是以纸张为主要载体，在存储和保管过程中需要注意很多因素，比如霉变、虫蛀、以及水火。并且对于档案保存环境的湿度、温度也有较高的要求。一旦纸张变质，就会对档案造成永久性的损伤。严重将会导致档案受损，导致无法读取档案内容。但是使用信息化档案管理就会有效的解决这些问题，将纸质版档案变成电子版，只需要注意电子档案载体：光盘、硬盘等存放位置避开强磁干扰即可，对于环境要求不高。并且保存简单方便。

2）档案使用、查找优势。传统的档案保存模式下，在需要对档案进行查找和使用时，需要繁琐的手续、申请，在经过批准之后，通过人工查找翻阅没在众多纸质版方案中寻找目标，。不仅如此，由于人工疏忽也会导致档案混乱、加速纸张老化等问题的出现。给管理带来极大的困难。所以引入信息化管理技术，不仅在申请过程上进行了简化，还避免了在查找过程中对无关档案产生的伤害。通过登录网络对需要查找的电子档案进行搜索，可操作性强，并且不会造成档案的混乱。所以信息化的档案管模式比传统档案管理模式有无法比拟的优势。

3）拓展档案的职能。使用信息化档案管理模式，将传统的纸质文件录入方式变成了网络平台为媒体的电子录入方式。这就使得档案职能由传统的保存和运用变成了信息资源的采集、管理、储存以及相关的服务类型。加快了事业单位档案管理工作的开展。

2 当前事业单位档案管理现状

随着信息化技术的不断进步，许多事业单位都开始使用信息化档案管理模式，但是由于这种模式起步较晚，在事业单位的使用过程中还会存在一定的问题。那么对这些问题进行研究分析。

1）对于档案管理工作的重视程度不够。档案管理工作对于事业单位来说是一项保证其正常运行的重要工作内容。对于档案的定时整理和分类可以有效提高事业单位的工作效率，使得其工作变得更加清晰、井井有条。在单位内部也可以实现资源共享。但是对于现在大部分事业单位来说，对于档案管理工作并不重视。轻视了档案管理工作的基础建设工作。认为档案管理知识保存与查找。并没有意识到档案管理工作对于事业单位正常运行提供的支持。这也就直接导致了档案管理工作投入不足、管理人员综合素质偏低、档案管理水平无法提高。

2）档案资源开发问题。我国的档案管理工作还处于起步阶段，对于档案信息资源的开发有效，有效供给严重不足，这也就使得在对信息资源进行收集的工程中出现重重困难。这对现在的大部分事业单位的档案管理工作来说，我国的档案开发的比例依旧比较低，数据库容量不足，成熟的数据库较少。所以大部分信息资源得不到合理的使用。

3）软硬件系统设施不完善。现在大部分事业单位对于档案管理所需要的硬件设施和软件系统的采购和使用还不足。这也是影响档案管理工作的主要原因。软、硬件设备不能满足事业单位的档案管理需求。

4）档案管理信息化建设平台使用率较低。事业单位使用信息化档案管理模式主要目的在于使用信息化技术来实现工作效率的提高和降低管理成本和工作量。将档案信息资料查询和录入实现方便快捷。但是在现在大部分事业单位，已经建设好信息化的档案管理系统，其使用率并不高 ，对于信息化技术还不熟悉，影响了信息化档案管理平台的发挥。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的策略

总的来说，事业单位使用信息化档案管理系统是未来的必然趋势。对于现在我国大部分事业单位还没有完全接收信息化技术还需要 不断努力。在信息化技术上多学习，正视传统档案管理带来的困难。适应信息化技术带来的便利。提高信息化平台的使用率。

1）建立高效安全的档案管理系统。档案管理的目的是是事业单位拥有一个更加全面系统的信息资源。也能为档案的使用人员提供更加便利快捷的服务。而且在档案文件中会含有一定的内部涉密文件。因此要制定出一整套保密系统和识别系统，对于敏感文件的访问需要使用权限，提高文件的安全性能。消除安全隐患。同时，档案管理部门应该对信息化平台的内外网进行安全检查，对申请访问的人进行一定的权限设定。除此之外，对于电子档案还要进行定期的统计，保证其储存完整性。对于一些涉密文件要进行加密处理。保护事业单位内部的资料文件不外泄。

2）加强档案管理软硬件设施建设。传统的纸质版档案管理，在保存、查找等方面都会产生很多不便利因素，并且对于重要文件的保管还要进行多方面保护，对于环境、湿度等因素都要进行严格的控制，这对于人力、物力和财力都造成了损耗。在后期的查找过程中还非常容易造成档案混乱，直接影响档案的管理工作。但是引入信息化档案管理技术就会变得不用，档案的保管不再依赖于纸张，也不需要对环境进行控制，只需要将档案录入网络平台或者硬盘进行保管，在查询的过程也省下大量的时间和精力，对于事业来未来说这是最为便利的档案管理模式。不过这也要依靠于科学的软硬件设施，所以事业单位如果要做好信息化档案管理系统，就要加强信息化平台的软硬件建设，为档案管理工作提供基础保障。

3）加强事业单位档案管理人员的职业素质培养。由于事业单位逐渐接收信息化档案管理系统，这就对档案管理人员提出了更高的要求。与以往纸质版档案的管理工作不同，在逐渐使用信息化档案管理系统之后，要求档案管理人员对于信息化系统的软硬件设施要有熟练的操作技术和问题解决能力。要有扎实的计算机操作技术。对于网络平台也要有一定的知识储备。所以在这个过程中，要对档案管理人员进行培训，使其可以熟练掌握信息化技术，并且在档案管理工作中可以灵活运用。这也是保證信息化档案管理技术的稳定发展和对事业单位普及信息化技术的支持。

4 结束语

综上所述，事业单位的档案管理工作走向信息化是社会进步和科技发展的必然趋势，纸质版的档案管理早就具有成熟的管理方法，但是由于其缺点，信息化档案管理技术必然代替纸质版的传统档案管理技术。所以要针对信息化技术作为详细的分析学习。掌握信息化档案管理技术中的相关内容。使事业单位的工作效率可以不断提升。通过借鉴先进的科技技术来实现自身的提升这是未来事业单位发展的主要路线。这也将为我国逐渐走向信息化时代的重要内容。除了要接受信息化档案管理技术带来的便利，还要借鉴传统档案管理技术的经验，这对于实现事业单位信息化档案管理工作也有重要的实际意义。

参考文献

[1]姚瑞波.把握原则，加快档案管理信息化体系建设[J].中外企业家，2020（12）：139.

[2]马健.机关事业单位离退休人员档案的管理与服务工作探讨[J].中外企业家，2020（11）：141.