人工智能对档案管理的影响及发展建议

史天漪

摘 要：近年来我国的互联网和智能产业在迅猛发展，尤其是对于人工智能行业来讲，各方面都正在发生着日新月异的变化，并且相关的学者认为人工智能技术是未来一段时间内科技发展的主流，因此如何能够让人工智能技术更好的融入到生活当中，为人类服务也是各大科学领域和商业人士都在研究的问题。而档案管理部分属于国家或企业的工作灵魂，其记录着工作人员以及各个项目的各项数据，因此更加需要新技术来开展管理与服务，如何能够在人工智能发展的大背景之下将其应用在档案管理当中也是这两部分负责人员应当努力思考的方向。

关键词：人工智能;档案管理;应用探析

人工智能技术具体来讲是模拟并延伸人的理论方法的一门技术科学，其在日常生活中的应用可以在语言和图像识别，语言处理和专家系统等方面。在我国的人工智能发展规划当中，也指出到2020年需要将人工智能的整体水平发展到与世界同步，并且为改善民生做出自己的贡献。而档案管理工作，不管是对于国家的档案管理来讲，或者是对于企业的档案管理部门来讲，都起到着至关重要的记录内容于数据分析的作用，因此就可以将人工智能技术与之相结合，使其更加能够发挥其核心作用。本文就将从以下几个方面来探讨在档案管理过程当中应用人工智能的重要意义，以及如何在新时代下将档案管理与人工智能更好地结合起来。

1 在档案管理中应用人工智能的重要意义

在目前的档案管理过程当中，由于档案的数量不断增大，分类的方法也不断增加，因此仅仅靠人工去进行档案管理的话会造成极大的不方便，因此使用人工智能最重要的意义是通过这项新技术的应用，创新管理方式提高服务效率[1]。人工智能技术在1956年诞生以来发展到今天已经取得了十分显著的成果，在语音图像识别、文本处理等方面都已经超越了人类所能够达到的极限，因此在应用的过程中可以有效地处理大规模的档案素材也可以按照单位的不同要求进行分类处理。不管是我国还是世界来讲，都已经慢慢的能够正视人工智能的重要作用，并将其与实际生活结合，帮助人类来完成一些复杂或者是困难的工作。因此对于档案管理来讲也应当以开放的心态去拥抱新型技术，以一个未来发展的眼光去看待人工智能技术在档案管理当中的作用，并实际的操作起来这样有利于顺应内外部的时代要求，推进新技术的升级与应用，并且使本单位的档案管理工作得到创新，服务效率也能够得到提升，因此这是未来努力的发展方向，具有重要的划时代意义。

2 人工智能在档案管理中的具体应用建议

2.1 应用于档案信息的收集与检索工作

对于档案管理工作来讲，第一个步骤就是收集。但由于目前电子信息或者是图像已经成了爆炸式增长，在目前的人工或是电子计算机处理环境之下，给相关的工作人员带来了极大的压力，因此就可以利用人工智能的智能收集技术来提高信息的收集效率[2]。其具体操作功能是在网络当中抓取到关键的文档信息，并转化为管理员所需求的格式。不仅如此，在此过程中还可以进行相应的真实性完整性的检查，甚至可以以音频和图像的形式来进行存储。因此，档案管理工作人员只需要输入自己想要什么样的信息，剩下的都可以交给人工智能完成，这对于档案管理工作的效率来讲是一个质的飞跃。

上文当中已经提到，人工智能有一个很重要的功能，就是自然语言的处理，其可以包括翻译、信息检索和计算等等，也就是说档案的工作人员只需要利用这个功能，对于档案具体信息进行分类之后就能够快速的找到自己想要的信息在什么地方，甚至能够定位在具体的哪一页，因此这对于档案管理人员的工作来讲大大的提高了效率非常有利于工作的开展。

2.2 应用于档案安全工作

对于档案管理来讲，除了要正常的收集数据并且储存在相应的系统当中之外，管理员还需要负责档案的安全，包括实体的安全和虚拟网络方面的安全。对于实体安全来讲，传统的档案管理是使用保安或者是摄像头等技术，对于想要危害档案安全的人实施实时监控，可是在目前的状况下，这些简单的传统监控系统已经没有办法完全的防范风险，因此就可以需要人工智能技术来进行物理上的安全防范[3]。包括人脸识别和指纹识别技术，使得只有真正的档案管理人员才能够进入到档案室当中，以及对于周围人进行人脸识别，一旦发现了潜在的风险，就可以通知相关的安保部门进行解决。

而在网络虚拟安全方面，对于数字档案的保护也不是传统的方式，能够解决的。由于信息量已经得到了爆炸式的增长，因此保护海量的数字信息也不是由管理员一个人能够做到的，此时就需要一种更为安全又高效的网络管理手段，人工智能就是首选。在人工智能所负责的方面，将采取分布式储存云管理等方式，能够在管理员的控制之下进行加密，只有输入正确的密钥才能够调取档案，这样在网络世界当中就多了一层保障。同时对于计算机系统也可以进行人脸识别技术的应用，保证只有管理员才能够调取档案，在这样的环境之下，数字档案信息就得到了相应的保证。

2.3 应用于档案的分析工作

人工智能系统还有一个重要的功能叫做专家系统，其本质上是一个计算机的程序，根据某个领域专家的相关专业知识和经验，能够帮助人类来处理简单的问题[4]。因此这个系统在档案管理当中起到了至关重要的作用，由于档案数据的积累是本质上帮助相关的工作人员进行相关问题的评估，因此在评估的过程中就可以采用专家系统的意见。通过这种方法，对于有共性的相关问题进行统一的计算分析，能够弥补传统方法效率慢、容易出現失误等问题，大大提高档案管理工作的运行效率。

同时这项技术也可以对于一些疑难问题给出建议，由于专家系统的本质是将其中隐性的和共性的数据知识挖掘出来，并转化成一种理想的现实处理方式，因此档案工作人员就可以根据这项系统所给出的建议再结合具体问题的具体情况进行操作，这样能够相当有效的解决疑难问题，并且给出相对于较为合理的方案。

3 结束语

我国已经紧紧把握住了时代的脉搏，正式将人工智能产业的应用和发展与国家发展战略连接到一起，因此在这个大背景之下，相关企业和部门的档案管理工作也应当落实这项政策正式与人工智能技术相结合，通过这种方式能够大大提高信息的收集安全储存与处理的效率，对于日后的工作来讲也会起到着巨大的作用。在此过程当中也会遇到一定的风险和困难，相关工作人员应当把握主体脉搏，客服细小困难，由此才能够推进人工智能技术在我国各项工作当中的落实与应用，并对于我国整体的信息安全与国家战略安全作出贡献。当然要想更好地发挥人工智能作用，相关的档案管理部门也应当对于工作人员和技术操作人员给予一定的培训，这样才能够更好的发挥其积极作用，减少在工作当中可能会出现的问题和矛盾。

参考文献

[1]张军君.人工智能在档案管理工作中的应用进展研究[J].江苏科技信息， 2019，36（07）：34-36.

[2]李子林，熊文景.The Influence of Artificial Intelligence on Archives Management and Development Suggestions%人工智能对档案管理的影响及发展建议[J].档案与建设， 2019， 000（006）：10-13，9.

[3]史豪华.探析人工智能在城建档案管理中的应用与发展[J].科教导刊-电子版（下旬），2019，000（007）：246.

[4]程冠与岑梓珩，巩笛，等.人工智能对法院信息化改革的影响——关于人工智能背景下智慧法院实践现状与优化模式探究的调研报告[J].神州，2017：246.