武月红
摘 要:新时期,广播电视台档案管理工作开展过程当中,构建一套符合其新发展需求特点的档案管理机制和体系,已经成为提升广播电视台档案管理工作开展水平的一个重要的决策,能够让档案管理工作的实际开展效果得到更好的提升,并且实现对于档案资源的进一步利用。本文就分析和探讨了如何在新时期做好广播电视台档案管理信息化建设的工作,以期为相关档案方面工作的开展提供一些可行的借鉴经验。
关键词:广播电视台;档案管理;信息化
广播电视行业的发展在很大程度上影响着我国社会经济的发展。档案管理工作是广播电视台内部管理工作中的重要组成部分,并且其管理成效直接影响着广播电视台的发展速度。近年来,随着信息技术的高速发展,各行各业、各个领域的工作都逐渐开始往信息化方向发展,广播电视档案管理工作也不例外。通过信息化的管理手段,大大提高了广播电视档案管理效率,减少了许多人工管理疏漏和错误,更节省了人力资源和管理成本。
1 广播电视台档案管理信息化存在的问题
1.1 档案管理缺乏信息化手段
虽然我国的科技水平在不断进步,信息技术在不断发展,网络信息技术已经开始逐渐取代人工操作,但截止到现阶段,我国广播电视台的档案管理工作大多还是采用传统的保存方式和管理方法。在广播电视台的档案管理工作中,档案的管理人员是主要参与者,在调查中发现,广播电视台档案的保管人员大多是多年来一直从事广播电视台行业的长期工作人员,年龄大多在三十五到四十岁之间。这个年龄段的工作人员很少接触到计算机软件和网络技术,在思想观念上也比较守旧落后。在早期,由于经济条件的限制和科学技术的不发达,这些水广播电视台行业的工作人员整理电视台档案时几乎都是手工整理、归档和分类。近年来由于计算机技术的进步和网络技术的发展,广播电视台档案管理也逐渐的步入信息化时代。早期的广播电视台档案整理工作大多采用手工整理,在手工整理归档的过程中,难免会出现误差,导致现在的广播电视台档案管理工作人员在重新整理录入时工作量较大。这也就导致了在新旧档案衔接过程中出现了一系列问题。由于手工整理过程中可能会造成个别人员的档案遗漏、缺失,以至于在后期的电子档案整理录入时很难衔接上早期的广播电视台档案。
1.2 档案管理系统和技术落后
当前,档案管理人员在工作时,部分单位档案管理的操作方式仍然是手工操作,过程冗杂,不但要耗费大量精力,也浪费很多的时间;甚至有些单位计算机信息化管理系统还停留在最初阶段,对高效运作的广播电视行业信息的量化和网络化管理的顺利实施形成了阻碍,同时,也为档案管理人员的工作开展增加了难度。在档案资料管理的细节处理上,一些檔案编号、目录、索引比较杂乱,甚至一些文献资料网络系统仍然是一片空白,没有形成完整的网络管理体系。
2 广播电视台档案管理信息化水平提升的策略
2.1 引入标准化的管理机制
标准化和规范化管理,这是广播电视档案信息化管理模式下的一个重要的探究内容。在广播电视档案管理工作开展的过程中,为了提升档案管理工作的开展质量和效果,我们应该将标准化管理作为当前广播电视台档案管理工作开展当中的一个重要的尝试。广播电视台档案资料的内容具有较强的复杂性,并且其档案的类别较多,不同类型的档案资料来自不同的部门。具体档案管理上,我们可以从信息化管理的角度引入统一化标准化的管理方式,让档案内容的格式可以规范化的控制,整个档案资料本身也可以避免出现各类数据不兼容和冲突矛盾,这对于档案信息资料利用效率的提升来说是非常有益的。随着广播电视台各项业务活动的开展,广播电视档案管理工作中,其必将产生更多、更复杂的信息资料,选择标准化管理,做好相关研究和应用,这是新时期档案管理工作开展的一个新要求和尝试。在信息化管理的过程当中,我们需要不断地利用信息技术的优势和特点,将标准化管理更好的贯彻和实现,这样才能实现更加规范的管理和控制,广播电视档案管理工作的开展效率和质量也能够得到更好地提升和发展。
2.2 建立档案信息化安全系统
档案信息化管理虽然大大提高了档案管理效率,但同时也带来了诸多安全隐患,因此为了保证广播电视档案资料的安全性,应当建立档案信息化安全系统。近年来,随着计算机技术和信息网络技术的高速发展,病毒、黑客等不安全因素与日俱增,它们的存在大大威胁广播电视档案资料的安全。对此,只有通过建立档案信息化安全系统,才能够确保档案资料不被不法分子窃取泄漏。档案信息化安全系统的建立主要有三项措施:一是安装有效的防火墙和杀毒软件,加大病毒查杀。二是定期保养设备及备份档案文件,以防患于未然。三是加强对档案管理人员的管理、培训及教育,与之签订相关责任书,严禁私自泄密的行为。
2.3 建立完善工作的制度体系
信息化建设下加强档案管理,要不断地建立健全工作制度,使制度成为档案管理的重要保障。在建立档案管理的工作制度时,首先,要明确工作制度的内容,要对制度的各项条款加以明确,并征求事业单位相关部门对该项制度的意见,使得档案管理的制度得到不断的完善,并最终加以实施。其次,要认真贯彻落实工作制度。档案管理部门要将制度的执行以及管理进行细化,制度中的内容按照部门的权限进行落实,共同将信息化建设落实到底。最后,对档案信息化建设的相关制度落实情况进行检查。要认真检查制度的贯彻情况,如果存在落实不到位的情况,要进行及时的整改,确保各项制度能够执行到位。
2.4 提高档案管理人员的信息化水平
在调查中发现,大部分广播电视台的档案管理方法不科学、管理方式落后,其根本原因是广播电视台档案保管工作人员思想落后,自身素质不高,没有过多的接触互联网技术和网络信息化,也并不懂得利用先进的网络技术进行档案的保管和归类。档案管理的相关人员应该提高自身素质和专业技能,与时俱进,多学习一些现代的计算机技术和互联网技术,提高自身的专业技能和电视台的工作效率。先期的广播电视台档案工作人员大多采用手工录入整理的方式进行水利档案的保管和分类,在手工归档整理的过程中会产生很大的误差,这也就导致后期的广播电视台档案工作人员在进行档案归类保管工作中无法衔接之前的档案管理工作,在很大程度上影响了广播电视台的工作效率和发展前景。为了有效的提高广播电视台档案管理工作人员的信息化水平,改变管理人员对档案管理工作的认识,应该定期的对其进行培训。培训内容应该以计算机技术和网络技术为主,现代社会,已经逐渐进入到信息时代,信息时代以计算机技术和网络技术为依托,工作人员想要提高自身的信息化水平,首先应该熟练掌握计算机的基础知识,能够熟练应用Word和Excel表格进行档案信息整理。广播电视台方面从内部进行人员培养和调整,经常组织一些关于档案管理信息化的讲座和培训,使相关的工作人员有机会学习到档案管理的信息化内容,认识到自身专业技能的不足支持,自发的进行学习和培训。
4 结语
综上所述,信息化管理已经成为当前广播电视台档案管理工作开展的一个重要的探究方向和趋势。面对新的工作环境,我们应该结合广播电视台档案管理业务活动的特点,对于信息化管理模式的应用进行适当的调整与改进,而且能够发挥更好的作用,促使广播电视台档案管理水平的全方位提升。
参考文献
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