大数据背景下电子信息档案管理措施研究

许淑平

摘 要：本文以当前的大数据技术时代背景下企业电子信息档案管理工作的重要性切入点，在简要分析了当前企业电子信息档案管理工作中存在的主要问题的基础上，就在大数据技术时代背景下如何优化与完善企业的电子信息档案管理工作进行了重点探究。

关键词：大数据;电子信息;档案管理;措施

1 引言

在新时代计算机互联网技术和云计算技术飞速发展的推动下，大数据技术也得到了重大突破与变革，同时迅速地在各个领域、各个行业推广、应用与普及，在很大程度上推动了社会经济的高速发展。同样，大数据技术在档案管理工作中也发挥出了极大的优化与完善作用，有效提升了档案管理工作的质量与效率，但是在电子信息档案管理工作开展的过程当中仍然存在着工作人员综合素质不够高、专业化技术水平有限以及档案管理制度不完善等问题，有待在大数据技术的支持下进一步改进与完善，本文对此进行了重点研究。

2 大数据背景下电子信息档案管理的重要性

1）很大程度地提升了现代企业档案管理工作人员的工作效率。传统的档案管理模式主要是将重要的档案信息资料以打印的纸质文件的形式通过人工进行整理、分类、存档以及保管，其效率比较低下。将档案资料以电子信息的形式通过计算机系统进行管理不仅大大提高了档案管理的工作效率，而且在很大程度上减少了工作人员的工作量，减轻了工作负担。

2）很大程度地增强了电子信息档案资料的保密性。将档案资料信息以电子数据的形式在计算机档案管理软件系统中进行存档与管理，不仅仅可以将各类不同的文件进行加密存档管理，而且在查阅某一类电子信息档案资料的时候也不必像纸质档案那样搬出整卷档案资料库，只要通过计算机档案管理软件系统的智能检索功能就可以很轻松地查找到所需要的电子信息档案资料。同时，在查看电子信息档案资料的过程中可以通过设置各种身份认证来提高电子信息档案的保密性[1]。

3）在很大程度上提高了对档案信息资料进行查漏补缺的便利性。在档案管理工作过程中，档案资料信息需要跟随实际情况的发展变化而进行更新与补充。在电子信息档案管理过程中可以利用大数据挖掘技术对其进行查漏补缺，大数据挖掘技术的精准性、全面性、高效性等都是传统的档案管理模式所无法比拟的。

3 目前企业电子信息档案管理工作过程中存在的主要问题

1）档案管理工作人员综合素质不足，制约电子信息档案管理模式创新。在当前的大数据新时代背景下，网络信息技术高速发展，部分从传统的档案管理模式过渡到电子信息档案管理模式中的工作人员的综合素质不够高，在其工作过程中缺乏必要的责任意识、职业道德意识、安全意识以及专业技能等，从而影响到电子信息档案管理工作的质量和效率，从而对企业电子信息档案管理工作模式的创新起到了一定的阻碍作用。

2）电子信息档案管理大数据技术发展不充分，管理创新资源不足。电子信息档案管理与时俱进的创新模式离不开新时代的新思想、新理念以及新技术的支持与有效运用。在当前电子信息档案管理的现状来看，其单位内部存在着信息技术发展不够充分、没有跟上新时代发展步伐现象，单位所引进的管理创新技术资源不足，从而影响了电子信息档案管理工作模式创新与发展。

3）当前企业电子信息档案管理制度不够完善，没有紧跟时代发展步伐。档案管理工作是一项系统性、程序性、严密性、安全性等较强的工作，只有在完善的管理制度的规范与约束下才能够体现出其工作的优质性与高效性[2]。当前不少企业存在着对档案电子信息档案管理工作重视程度不够高进而导致其存在管理上不够完善的情况。档案管理制度的不完善会直接影响到档案管理工作的质量和效率，很容易出现电子信息档案资料缺失或者遗漏等情况的发生，从而给其它相关工作的开展带来一定的阻碍作用，因此，企业在开展电子信息档案管理的过程中必须紧跟时代发展步伐，不断完善其管理制度。

4）電子信息档案管理工作人员的安全意识不够高，保密意识不够强。虽然大数据技术支持下的电子信息档案管理工作的安全性与传统的档案管理模式相比有所提升，但是来自网络的不安全性仍然不容忽视，需要引起高度的重视。当前，不少档案管理工作人员存在着安全意识不够高、保密意识不够强的现象，从而给电子信息档案资料的安全性带来较大的安全隐患，一旦电子档案的重要信息被不法人员窃取很容易给企业造成不可估量的损失。

4 大数据背景下电子信息档案管理的优化措施

1）有效提升现代企业电子信息档案管理工作人员的综合素质。与时俱进是社会时代发展的必然要求。在当前以速度为发展主旋律的大数据背景下，所产生的数据信息量越来越多，其复杂程度也越来越大，要想使企业电子信息档案管理工作跟上时代与企业发展步伐，提升其工作人员的综合素质非常重要。电子信息档案管理工作人员不仅要掌握专业化的电子档案信息分类、处理、分析与检索以及更新数据库等能力，还要掌握办公自动化的基础技能以及对常用计算机软件的简单操作，同时还要在思想上具有结合新时代发展要求自主学习档案管理新方法、新理念以及新技能的意识，能够结合新时代发展要求自主提升自己的专业化工作技能和业务水平，逐渐形成一支专业化水平较高、学习力较强、工作实践高效的电子信息档案管理人员队伍。

2）在新时代大数据技术支持下完善档案管理模式。在大数据背景下，档案管理工作人员要做到与时俱进，充分利用大数据挖掘技术实现电子信息档案资料的高效采集、分类、归档与管理等各项工作，同时还要严格做好电子信息档案资料的安全保密工作，从而形成一套科学化、规范化、标准化的符合新时代和企业发展要求的档案管理模式。

3）密切结合电子信息档案管理工作实际，创新档案管理的体制机制。科学的企业管理体制机制是提高企业职工工作效率的重要“武器”。企业要针对电子信息档案管理工作人员的业务能力、专业技能以及职业素养等制定切合实际情况的档案管理工作体制机制，对企业档案管理工作的全过程进行统一把控与科学监管[3]。另外，企业要密切结合自身实际现状和发展需求针对档案管理工作人员科学制定电子信息档案管理评估机制与考核机制，全面提升档案管理工作人员的责任意识、职业道德意识以及工作积极性等，使档案管理工作更好地服务于企业的高效运营管理与发展。

4）提高档案管理人员的安全意识，增强电子信息档案资料的安全性。档案管理工作本身就是一项对信息资料安全性要求极高的工作，因此，档案管理工作人员的安全意识直接影响到电子信息档案资料的安全性与档案管理工作的有效性。企业要不断加强对电子信息档案管理工作人员的思想道德教育和专业化业务水平与技能方面的培训，为创新更加安全、高效的电子信息档案管理模式注入新的内生动力。

5 结语

综上所述，在当前高速发展的大数据环境下，社会经济呈现度加速发展的态势。要想确保企业电子信息档案管理工作跟上企业和社会发展的节奏与步伐，就必须在新时代发展理念的指导下采取科学可行、合理高效的管理措施，在提高档案管理工作人员综合素质和专业化技能的前提下充分利用新时代下大数据挖掘技术与网络安全技术等提高电子信息档案管理的质量与效率，进而更好地服务于企业的优质、高效发展。

参考文献

[1]陈红.基于大数据时代的企业档案信息化建设研究[C].2018年6月建筑科技与管理学术交流会.2018.

[2]陈清.浅谈大数据背景下电子信息档案管理[J].办公室业务，2019（14）.