探析学校档案管理信息化建设

王虎

摘 要：学校档案除了有一般档案的特点外，且还拥有包括专业性、周期性和分散性等在内的其他档案所不具备的特性。而信息化技术凭借其所具有的诸多优势，如方便，快捷、开放等，为学校的档案管理打开了一扇新的窗。新时期，若要更好的为广大师生服务，推动学校的长远发展，就必须积极推进学校档案信息化管理。本文笔者结合自身工作实践，分析了学校档案管理信息化建设中存在的问题，并提出了加快学校档案信息化建设的对策，以供参考。

关键词：学校;档案管理;信息化建设

进入信息化时代，学校档案管理工作也逐渐开始了信息化建设。而现阶段，学校档案管理工作改革进程中的一项重要任务，便是怎样和信息社会与学校改革的需要相适应，将信息化道路走好，做好综合开发利用工作，更好的服务于学校的教学、科研以及管理工作。

1 学校档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 缺乏认识

现在，大部分学校档案管理部门均未将档案信息化建设的紧迫性与重要性认识到，不知怎样借助有限的资源领域进行开拓，也未全面了解其普遍认知、复杂程度以及艰巨性。甚至于一些学校根本未开展档案信息化建设，对其认识流于表面，未展開深入探究，也没有一起开展自动化和信息化管理。

1.2 经费投入不足，基础设施配备不到位

进入信息化时代，档案载体日趋多样化，且也加强了档案资源的信息化[1]。鉴于此，就要求档案管理立足于现代化办公，将信息化技术引进来展开系统化管理。虽然现在很多学校档案室均配备了基础档案设备，如计算机、复印机等，但显然已不能让信息化资源管理和利用的需求得到满足。档案管理工作因缺乏充足的经费投入，便导致未有档案管理系统软件、扫描仪、数据处理等设备，让档案资源的信息化、网络化管理不能真正实现，档案工作依然停留在原始纸质时代。

1.3 档案管理人员的专业水平和素质有待提高

现代化管理要求随着学校档案信息化管理的出现而不断提高。现阶段，虽然部分学校档案信息化管理的条件已经具备，但档案人员队伍整体素质却不高，还是有诸多问题存在，如未有清晰的档案管理意识、专业知识不全面、知识结构不合理、创新意识不突出等，让档案管理信息化建设和学校档案事业的发展受到严重阻碍。因而，现在打造一支素质优良、结构合理的复合型档案管理队伍是档案管理信息化工作的一项重要内容。

2 加快学校档案信息化管理的对策

2.1 打破传统观念，实现信息化管理方式

对学校档案管理工作人员来说，当学校改革事业在发展时，自身也应一并发展，同时站在信息化管理的角度对问题进行分析，以认真的态度对待新挑战，通过现代化的方式将问题解决，从传统观念中突破出来，有机结合学校最中心的工作与管理工作，把其共同性找出，切实做好本校信息化建设[2]。传统的档案管理模式往往较多的依赖于人工，而现在的电子文件管理、声音的管理均应立足于计算机技术，一定要让各项网络信息技术的发展得到满足，与现代化模式同步，所以档案管理人员就必须将传统的管理方式更新。一些老的管理者为便于日后的统计和保存，一般都是简易组合档案，但档案信息是以传输、检索为主要对象的，只有树立档案信息化理念，方可深层管理存储功能，并在网上与计算机上完成传输与检索，而这也是档案管理的一个基本环节，只有以此为出发点，把传统模式改变，积极创新，才能最大程度的发挥出档案信息化管理工作的效用。

2.2 加大经费投入，加强档案管理的硬件设施建设

《XX学校档案管理办法》中明确提出“学校应设立专项经费，配置档案管理现代化、档案信息化所需的设施设备给档案机构，从而使数字化档案馆（室）建设进一步加快，同步推进档案信息化建设与学校的数字化校园建设[3]。”若要对学校档案信息化建设予以加强，则就必须投入更多的经费，并把现代化硬件设备，如档案管理信息化管理系统、计算机、扫描仪等配置齐全，第一时间升级多媒体设备，从而顺利开展档案信息化建设。

2.3 加强高素质、专业化档案管理人才队伍建设

只有当管理人员具备较高的业务水平，方可与档案信息化、网络化发展的需要相适应。相较于时代的发展，传统的档案信息服务水平存在明显的滞后性，无法让人们的信息需求得到满足，具体表现在档案人员缺乏较强的信息意识和新颖的观念，开拓和创新精神不足，致使硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存的局面出现。随着时代与社会的快速发展，未来社会中占主导地位必然是网络化和信息化，学校应把各种教育培训途径利用起来，加强培训在职网络人员，培训的主要内容集中在计算机应用基础知识、网络化技术知识、数字化技术知识、现代管理技术知识、高新技术知识等方面，使之理论与业务素质不断提高。同时加强培训档案业务人员对新方法、新设备以及新技术的应用，促进领导干部信息化知识水平的提高，加大对复合型人才的培养力度，即不仅对信息技术、档案业务十分精通熟悉，且对现代化技术技能也能够熟练运用。

2.4 加强学校档案管理信息化的安全管理

虽然在学校档案管理中应用信息技术，能够将档案利用率提高，使人员的工作量减轻，但由此也会让一些信息安全问题产生。传统档案管理只需注意防水、防火即可，而信息化管理则需将信息安全问题纳入考虑范畴，诸如计算机病毒、黑客入侵及设备故障等在很大程度上会导致档案信息被泄密，甚至被遗漏或损毁。基于此，就需对档案信息的安全网站建设及其安全管理建设做进一步加强。

1）加强安全网站建设。将上网档案信息的数量扩大，促进上网档案信息质量的提高，把具有特色服务、网络技术和网络档案室的网站给建立起来，使不同用户对档案信息的需求得到满足。在开展信息化档案管理时，还应对诸多安全标准规范予以制定，改进现在条块分割及其各自为政的局面，把统一的学校档案管理给建立起来，让全省市学校档案管理的共享成功实现。比如，对统一的网络通信和各项标准（数据库标准、机读标准、著录规则标准、文献标注标准等）进行制定，借助这些措施实现对标准化、科学化的安全数据库的建立。

2）加强安全管理。如果想获得更加真实可靠且实用的档案信息，则加强档案的安全管理势在必行。传统的档案管理体制、方式与法律文件应适应现代信息化档案管理，不断改进和完善。因此在文档一体化模式下，应对严格的电子文档鉴定、安全保管和归档制度予以制定，确保档案信息资源安全建设的顺利实现。与此同时，还应建立新型的管理机构，构建三级管理模式（学校、档案室及班级），组建学校档案管理委员会，成员包括学校分级领导及其档案管理部门人员，由其统一指导学校档案管理工作，定期检查，落实监督。集中管理和利用档案，实现专、兼职人员的一起参与。

3 结语

综上所述，学校的档案管理作为一项系统化工程与多个方面密切相关，包括教学、科研、管理、师生服务等，而要想使学校档案信息化建设的步伐进一步加快，提高学校档案管理水平，就必须加强重视学校档案工作，加大投入，并把档案专业及信息化技术人才积极引进，同时做到合理布局、统筹兼顾。

参考文献

[1]刘平.新时期高职院校档案信息化建设探析[J].中外企业家，2018（24）：102.

[2]郁媛媛.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].教育教学论坛，2018（42）：17-18.

[3]安宗强.浅析高职院校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2018，21（20）：171-172.