事业单位档案管理信息化建设探讨

毛羽

摘 要：为了不断提高事业单位档案管理质量，要重视结合信息化时代发展，有效的加强事业单位档案信息化管理能力，以此才能为事业单位日后发展奠定良好基础。本文结合工作实践，以事业单位档案信息化建设为研究，总结了档案管理过程应用信息化手段的意义，提出了具体的信息化建设对策。希望分析能够不断提高事业单位档案管理工作水平。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

新时期，随着事业单位各项工作的有效开展，进一步推进了社会稳步发展，在事业单位档案管理工作中，通过运用信息化方式能够大大提高工作质量，也利于加强档案的利用效率，因此，作为事业单位档案管理工作人员，要不断学习更加先进的信息化技术，有效的开展信息化档案管理研究，以此才能为事业单位档案管理工作有效开展提供保证。

1 事业单位档案管理信息化建设的积极意义

新时期下，随着我国信息技术和互联网技术的蓬勃发展，档案行业在开发利用和管理手段等方面获得了巨大的进步与革新，推动了档案管理实现标准化、现代化、科学化以及信息化，对促进行业发展具有现实意义。

1.1 提升單位社会形象

事业单位是为民众服务的重要政府职能部门，其具有较强的公益属性，其档案文件内容与民众生活具有密切关系。档案管理实现信息化建设，可以便于民众查询相关信息，促使政务处理公开化以及透明化。例如对电子档案加强管理和开发利用，使用者可以通过访问相关平台查询所需的信息，突破了空间和时间的制约，在提升档案利用效率的同时，还有助于提升单位社会形象。

1.2 信息检索更为便捷

随着我国科学技术的蓬勃发展，社会全面进入到信息化时代，公众希望以更加便捷和快速的方式获取信息和文件。以往的纸质档案不仅为管理增添了一定难度，同时档案检索也较为困难，档案文件的开发利用效率较低，不利于事业单位的稳定以及可持续发展。在档案管理中引入信息化技术，可以实现档案文件的无遗漏、无重复检索，使用者只需要输入检索关键字就能够完成文件获取，大大提升了档案资源的利用价值，保证档案检索的快捷性和便利性。

1.3 优化档案管理环境

当前，事业单位在开展档案管理中，依然以纸质文件为主，由于档案资源数量较多，档案存放室的环境和空间无法满足管理需求，容易导致档案出现损坏或者丢失等问题。应用信息化技术可以改变以往纸质文件对存放环境的依赖情况，通过对电子档案的科学管理，优化档案管理环境，保证档案文件的安全性和完整性。

2 加强事业单位档案管理信息化建设的相关措施分析

2.1 建立事业单位档案管理信息化标准

当前，信息化技术在事业单位的应用程度还有待加强，各单位都在探寻档案管理方面的应用信息化技术的有效途径，因此也没有形成较为统一和完整的管理模式。为了辅助事业单位克服信息化技术的应用障碍，应首先建立一套科学的档案信息化管理模式，充分发挥信息技术的优势作用。第一，要按照国家统一的标准要求建立完整的档案录入规则，按照标准的原则、程序、结构等条件做好档案的信息录入，从而为后续的查阅与检索环节提供良好的基础前提。第二，针对所有参与档案管理各环节的硬件、软件、文档形式及数据库的建立等方面，都要制定标准的规范要求，统一管理所有事业单位的档案资料，并依托网络资源共享数据库的信息，最终实现高水平的现代化信息管理效果。

此外，通过细化工作流程能够做好各工作环节的控制，实现档案资料搜集、使用、整合和检索的全方位管理，推动档案工作规范化和标准化。通过人才培养机制则能够为事业单位信息化建设提供源源不断的人才动力，挖掘管理人才的同时也能整体上提升单位的人才素质，将档案管理工作人员的潜力激发出来。

2.2 完善事业单位档案管理的服务设施

若想促使事业单位形成联动效果的档案管理，便需将所有的事业单位纳入统一的管理范畴中，打破单位间的界限，将每个独立的单位都通过必要的设备进行连接，从而发挥整体的作用。第一，要按照统一的标准和条件，对所有单位实施的档案归纳与整理工作配置相同水平的硬件设施，借助网络的作用实现数据和各类信息的收发与传递。第二，不同的单位还需结合自身实际条件和工作量等因素，配置相应数量的打印机等设备，从而提升管理工作效能。第三，要定期对参与管理工作的软、硬件设备进行升级优化，使硬件性能与软件系统等级保持在较高水平，从而能够满足实际管理工作的需要。第四，应利用科技手段提高资料存储系统的安全性能，将单位内部的局域网络与互联网无缝连接，从而达到档案保存、检索与完善的链条化管理，提升管理的信息化水平。第五，要对系统的安全性能提高重视程度，搭建专业的安保系统，以信息化措施提升资料管理的安全性与稳定性。

2.3 提升事业单位档案管理信息化安全性

当前，档案管理的安全性是整个管理系统的核心要求，在以现代化的科技形式参与管理的过程中，也会随之形成新的问题和阻碍，因此管理人员必须对此方面加大重视力度，实施必要的防护措施，以提升管理工作的整体安全性。第一，由于网络信息是无界限共享的，因此其受众更为广泛，信息内容也有被篡改的可能。对此，技术人员要从访问的权限入手，科学设定权限等级，对于一般性的访问者，不授权查阅和修改重要性较高的文件资料，从而实现对资料的安全管理。此外，还需做好访问者的身份识别工作，分层级设置访问权限。第二，技术人员要时刻以安全作为管理工作的出发点，严格把控信息内容，做好系统升级与维护工作，提升其安全性能。第三，可通过设置等级较高的防火墙，以及质量较高的杀毒软件对系统进行防护，定期升级和更新系统网络，并对产生的漏洞进行修补，使系统达到标准性能。第四，要对设备加强维护与保养，定期实施除尘、干燥等工序，提升硬件设备的性能，同时也可保障设备降低资料丢失的可能，提高资料管理的整体安全系数。

2.4 落实动态化档案管理机制

现代化的档案管理打破了原有固化的管理模式，能够根据现实条件和资料信息的形式确定具体的管理手段，其形式更为灵活，管理途径更加多元。将现代的信息和网络手段应用于管理工作中，可有效实现信息的完善和共享，确保各类档案信息能够准确、完整地进行保存，为信息检索者提供最真实、可靠的信息资源。事业单位应建立更为细致和完善的原始档案管理系统，并在管理的各环节运用适合的管理方式，从而不断提升信息资料的整体管理成效。

3 结束语

总之，在新时期背景下，对事业单位档案进行信息化建设符合社会发展规律，是档案管理保质保量的主要途径和正确选择，事业单位在今后的工作中仍应保持着高度重视，给予较大的支持。同时，在实践管理过程中，要结合工作实际，要从可行性的角度来制定各项方法，确保信息化建设的成效。

参考文献

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