事业单位档案信息安全管理工作分析

侯祥英 孙慧博 王海清 李娜 仇丽杰

摘 要：为了进一步提高事业单位档案管理的规范性和有效性，一定要加强事业单位档案管理的安全。本文首先对事业单位档案信息安全管理的内容進行相关分析，通过增强领导认识，加强信息安全管理设施和信息安全管理办法的制定等五个方面的安全规范管理措施来促进档案工作的规范性和全面性，推动我国事业单位的发展。

关键词：事业单位;档案;安全;管理;措施

事业单位在日常工作过程中会有大量的文书材料产生，这些文书材料都关系到国家的发展，所以其安全性十分重要，涉及单位和工作的机密。在后续的工作中一定要对档案的安全进行规范性管理，科学的保管好这些材料。档案管理是事业单位的一项重要工作，安全性还不够完善。

1 事业单位档案信息安全管理内容

1）规范档案安全搜集。要想做好档案的信息安全管理，首先要做到规范档案的收集工作。在进行档案收集过程中，管理人员一定要把握好这个环节，对于信息的保密度进行严格的控制，涉及日常工作的档案需要按规定放置，而档案工作与各部门之间的联系比较密切，所以档案管理人员和同事要保持良好的沟通，了解各部门的工作动态，这样才能避免档案中出现遗漏，防止档案出现安全问题。同时管理人员要更加细心的收集档案，大范围的进行搜集工作。对于一些涉及密度较高的档案要专门放置，同时对收集来的档案要进行梳理，重要的档案留下，而将不重要的档案排除，这样进行集中管理能增加全新安全性。

2）规范档案安全整理。对档案进行信息安全管理，能够在日后的工作中更加便捷地进行调用，在收集过程中也要进行整理。对于档案的整理工作，如果比较混乱那么在后续调用档案过程中会增加复杂性，给工作带来阻碍，使工作效率降低。同时要保证档案整理规范，保证安全性，一定要保证档案后期的调用工作畅通无阻。所以管理人员在管理过程中一定要规范档案整理工作，用安全和清醒地意识来增强档案管理的全面性，同时对于整个工作要更加有条理。对收集来的档案进行系统的分类，对不必要的档案进行整合，也要对档案进行编目，保证每一个档案的安全规范。

3）规范档案鉴定和保管。事业单位在长期的工作中会不断的产生各种档案，一定要有专门的鉴定和保管，加强工作人员的行为规范。如果当档案数量积累到一定程度，那么安全性就无法保证，所以要进行及时的处理减轻工作的负担。在这个过程中如果遇到阻碍一定要有效地提高管理效率，通过定期的鉴定和保管来增强安全性，管理人员需要每隔一段时间检查档案的基本情况，观察档案是否有遗漏和缺损的状态。此外，也要对每份档案的保管期限进行控制，超过了保管期限的档案可以用作他用，这样也能减轻管理人员的保管负担，同时一些失去效用的档案要及时销毁，减轻档案数量，避免后续调用档案的复杂。

2 加强事业单位档案信息安全管理的措施

1）领导层重视。要想加强事业单位档案信息安全管理的有效性，首先就要加强领导层的重视。领导层在事业单位中起到了重要的作用，指导整个单位的工作，所以档案管理是当前事业单位中的重点，一定要加强安全性引起领导的重视。在日常工作中，领导层需要多关注档案的规范性和管理的全面性，通过做好相关的工作来进行具体的工作规划，管理人员执行过程中要根据领导的要求进行管理，通过加强人力物力和财力来合力增强档案管理的安全性，相关管理工作人员要做好协调工作，单位投入一定的资金，加强档案管理。此外，也要给予相关的物质支持，发挥领导的作用在三个方面进行重视，才能让档案越来越规范和安全。

2）健全体系规范管理。基层单位的档案管理关系到社会事务和国家相关部门的联系密切，所以国家需要重视档案管理的科学化水平，健全体系，规范管理。相关部门应该从实际的档案需求出发，通过法律制度和体系的角度来督促各级部门进行有效的管理。同时，在档案管理的各个环节要制定相关的规范和操作流程，这样才能够保证档案资料的全面收集，保证其科学性。在收集过程中一定要注重突出重点，这样能够保证档案的时效性和真实性，也能够使全面性明显提高。

3）改建制度。所谓无规矩不成方圆，要想让事业单位档案规范管理更加有效，一定要增强制度执行，通过加强基本标准，增强制度完善才能够提高安全性，工作也才会井然有序。如果档案管理安全方面缺乏基本的制度管理，出现漏洞会给后续工作带来很大的阻碍，所以档案管理也要作为事业单位发展中的重要一环，通过领导加强制度安全创建工作，了解当前档案管理中存在的安全不足，提出安全制度改变方案。方案内要涵盖多个方面，需要加强档案收集制度的改善，同时要加强安全制度的整理，在编目制度环节加强控制，在方案制定后需要领导亲自审批提出意见，最后能够制定规范的安全制度才能使工作质量有效提升。

4）增加资金投入。虽然事业单位的档案安全管理工作并不产生经济效益，但是如果不重视对其进行资金投入，则会影响整个档案管理规范的安全。所以一定要加强给予事业单位档案管理的资金支持。档案管理是必要工作，在电子化和网络化时代，档案管理工作不仅需要人力和物力，更需要跟上时代的步伐，增强资金投入。用互联网和大数据平台来加强管理的质量，事业单位一般需要专门的办公室进行档案办公用房的设定，同时单位领导也要拨出资金加强各项基础设施的建设，通过硬件设施和软件设施的结合来使网络化和电子化管理更加系统，这样不仅能提升管理效率，也能增强管理的安全性。

5）统一管理规划建设方向。当前我国事业单位的档案信息安全管理还处于初级阶段，需要逐步的探索加以完善和健全。所以在这个过程中一定要进行统一管理，有效地规范规划建设方向，通过科学的运作循序渐进地进行档案信息安全管理的建设发展。我国当前的信息资源还与发达国家存在着一定的差距，这时我国需要认清事业单位的实际情况，各级政府也需要高度重视，大力宣传档案信息安全管理的有效性，通过不断的统筹规划，制定统一的事业单位管理方式，这样在应用信息资源共建共享机制时候才能更符合国家的需求，通过统一管理统一部署，使信息资源能够有序的进行调用。

6）提升管理队伍素质。对于档案管理来说，管理人才素质直接关系到最终档案的安全，所以一定要重视提升管理队伍素质建设，在领导层进行档案部门建立时，一定要选拔优质的人才，选拔责任心强、专业素质能力强的管理人员进行这项工作。淘汰做事马虎素质低下的管理人员，同时对于一些安全意识高、文化素质高，互联网技术和档案管理工作擅长的优秀人员要及时吸纳，对于电子和网络比较熟悉，能够灵活的运用电子化的管理设施会更加便于后期的管理，此外，对于违反安全操作的管理人员要给予批评和惩罚。对于表现好的管理人员要给予奖励，只有这样大家才有足够的工作热情去管理档案，使档案更加规范。

3 结语

事业单位中的档案安全工作是事业单位发展的重点，一定要重视档案规范管理，档案信息安全管理，通过有效的流程管理模式来增强档案安全性。同时也要加强安全档案管理队伍的建设，增强领导重视，加强资金投入，不断的通过制度改进来提高档案管理的有效性，增强档案管理的安全性。

参考文献

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