论新形势下档案管理数据化转型

吴锦秀

摘 要：档案数据化是指档案部门以用户需求为导向，将档案资源转换为可供阅读、分析和处理的档案数据资源的过程。新形势下，中石化地球物理档案部门从传统单一的档案管理转型为档案数据化管理是档案管理工作发展的主要方向。本文将探讨档案数据化管理的积极意义、目前地球物理相关档案数据化管理存在的问题，最后给出自己的建议，为地球物理公司档案管理的数据化转型提供参考。

关键词：档案管理;数据化;地球物理公司

1 研究背景

信息技术飞速发展的新形势下，传统档案管理已不能够满足油田勘探开发等精细管理[1]。地球物理公司要想跟上时代发展步伐，提高行业竞争实力，就要积极运用新技术。作为国家治理能力转型的一部分，公司要结合自身实际做好档案管理数据化转型，提高企业管理水平與其他行业资源共享利用价值，增强企业的社会与经济效益。

2 推进档案管理数据化转型面临的困难

2.1 对档案数据化认识不足

公司档案管理从无到有、从纸质档案的管理到数字化档案的管理，经历了一个漫长的过程[2]。针对新形势新技术引发的档案数据化管理问题，目前管理人员对其认识明显存在不足。对数据化的研究不全面、不完整，对整体性技术环境缺乏总体的认知与判断，思考不深入。这是多方面的原因。首先，从国家层面来讲，并没有明确档案数据化的概念，也没有提出具体行动计划，尚未建立健全档案数据化管理机制，因此公司缺乏具体行动规划。长期以来，地球物理公司人力资源的重点都放在野外施工、勘探采集、科研技术发展等方面，缺乏足够的档案管理人才。大多数档案管理人员未经过长期系统培训，对档案价值利用认识不深刻。档案管理人员信息素养不高，管理队伍水平不一，对档案数据化没有给予足够的重视，数据敏锐程度不够，导致档案管理严重边缘化，严重影响档案数据化管理转型的进程。

2.2 技术水平不高

当前，勘探部门对于档案数据化管理仍停留在表层阶段[3]。作为数字化的新阶段，档案的数据化管理为档案资源发挥更大价值做出贡献。但由于数据化技术的水平有限，无法对档案资源进行更深层次的分析处理，档案的数据化发展缓慢。虽然纸质档案已经有一套较为熟练的管理系统，但其仅实现对档案进行目录检索、全文检索，很多隐藏在档案资源中的深层次关联关系及知识并没有得到呈现，档案数据的关联性没有得到充分挖掘。据了解，很多企业在档案管理向数字化迈进初期投入大量资金购买信息化设备，但缺乏后续设备维修保养与持续投入，导致设备硬件损坏没有及时更换，软件老化没有及时更新。目前档案数据化管理处于基础性开发阶段，而勘探单位又缺乏具备计算机等专业背景的档案管理人才，因此公司档案在数据分析、数据挖掘等方面发展十分缓慢。

2.3 开放利用角度的冲突

档案管理数据化转型，档案服务理念也随之发生变化，由馆藏为中心向用户为中心进行转变。一方面，档案馆将更加关注用户行为，另一方面，档案馆将根据用户利用需求信息，加强馆藏档案资源建

设[3]。这一转变其实是以大而全的档案资源数据作为支撑。在档案的开放共享利用过程中，档案资源不可避免地面临安全性问题。且不说如此多的档案资源是否分散在不同档案系统之中，即使是存储在同一数据库里，我们也要思考档案开放共享限度问题：此数据库是否存有不能予以开放共享的档案？此外，机关科室、勘探项目组等是否拥有自己的使用权限？虽然方便实时录入数据与查阅档案，但在使用档案过程中，过多部门拥有档案使用权使得档案资源面临安全性问题，尤其是档案电子化、数据化后，信息资源更容易泄露。

3 推进档案数据化转型的建议

3.1 养成数据意识

大数据不仅带来工具技术的更新，还有思维层面的转变。公司档案的管理不应将管理对象单一化，仅局限于传统档案实体、档案数据，还要将眼光放开，关注档案实时新数据。要克服对纸质档案盲目的依赖以及对电子档案的不信任。公司档案部门要提高档案的利用效率和服务质量，必须借助一系列数字化信息载体。对于档案管理人员来说，要有敏锐的数据意识。要意识到档案除内容数据、结构数据等以外，还有其他广大档案数据;档案内容不仅具有凭证价值和技术情报价值，还有其他重要价值，例如科技档案还具有第一价值和第二价值等。走出传统的狭隘思维层面，对档案数据的关联性等要给予充分重视，养成良好的数据意识，培养“全数据”的思维，更好地进行档案数据化管理工作。

3.2 提高数据化技术

“数字化”单纯是把传统纸质档案转变成计算机可读的、用0和1表示的二进制数据，将档案信息转换而进行存储，这种转化实际上并没有增加档案本身的价值，只是优化了档案使用方式。而“数据化”在“数字化”基础之上，将数字态档案转变为数据态档案，运用语音识别（ASR）技术、格式转换技术等等把大量存量档案和新产生的音视频档案、网页数据等增量档案转化为可供计算机和用户使用、分析的结构化数据，并建立目录数据库等，从而便于档案的共享利用。

3.3 顶层设计

在英国、美国、澳大利亚等档案管理数据化技术比较先进的国家，档案部门的数据化都是先从国家制定战略计划，再从上而下步步推进，国家的具体行动计划、布局路线等都是档案部门推进数据化的强有力保障。我国档案体系庞大，并且我国基本采用先试点在全国范围推广的模式。要想尽快推进新形势下档案数据化转型，政策层面可以制定针对性的、操作性强的档案管理制度;法律层面要制定关于档案数据安全的相关法律法规;国家层面可以给予积极引导，在调查分析各单位所藏档案类型、数量、载体形态等基础之上，协助档案工作人员等专业人士构建档案数据管理协同机构。对于新形势下档案数据化转型所需的财力物力以及人才的培养也需要国家层面予以大力支持，让档案数据化管理围绕油田建设需要展开。

3.4 引进数据管理人才

地球物理档案部门掌握勘探单位工作所需的大量信息资源，蕴含丰富的数据价值。档案部门一方面要加强档案管理人员的继续教育，有针对性地开展讲座培训，提高管理人员的专业度;另一方面也要引进掌握计算机科学等专业知识、适应信息科学与档案管理对接的数据管理人才。档案管理人才的引进不仅对档案管理数据化转型带来促进，同时也会给档案信息资源共享利用带来改变，充分发挥档案的价值。例如冯惠玲教授主持实施的“北京记忆——北京文化资源大型数字平台”项目，在一批计算机专业人才努力下，将档案与科技充分结合，建立了“北京记忆”网站来向人们展示北京的历史、建筑等，具有良好的效果。新形势给公司的档案管理提出更高要求。企业要建立高素质高水平的管理队伍，提高档案的管理质量与利用效率。

4 结语

档案数据化管理有助于挖掘档案信息资源的深层次价值，改变档案部门给人们留下的固有刻板形象，将档案被动的服务方式变为主动，推进档案工作向数据驱动转型，提高档案信息资源的共享利用效率。总的来说，档案管理数据化转型是一项长期任务，不能急于求成。要科学规划，逐步推进，充分挖掘档案资源价值，不断提高档案信息资源的利用效率，最大限度实现档案资源共享，为石油勘探的改革发展做出积极贡献。

参考文献

[1]陈水湖.试论大数据环境下的档案“数据化”管理[J].机电兵船档案，2018（02）：69-72.

[2]陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案，2019（05）：24-32.

[3]金波，晏秦.数据管理与档案信息服务创新[J].档案学研究，2017（06）：99-104.