信息时代下企业档案管理工作探讨

李震

摘 要：信息时代背景下，企业档案管理信息化已经成为大势所趋，然而仍有部分企业没有认识到该项工作的重要性，投入资金较少，制度建设滞后，人员素质较低，给档案管理信息化带来了一定阻碍。本文将阐述信息时代给企业档案管理工作带来的巨大变革，并针对当前实际工作的不足制定有效的优化路径，希望能够最大化的体现出现代信息技术优势，推动企业档案管理工作的创新，从而为企业发展奠定坚实的基础。

关键词：信息时代;企业;档案管理;优化路径

在企业的生产经营过程中，档案管理的重要性不言而喻，能够为企业的管理和决策提供指导依据，确保企业各项经营管理活动的稳定有序开展，给企业创造了极为可观的效益。信息时代的来临对于档案管理工作提出了更高的要求，企业应该积极把握时代机遇，善于利用现代信息技术，实施档案管理工作创新，以降低档案管理成本，扩大企业经济效益，确保企业能够在激烈的市场竞争中占得先机，始终立于不败之地。

1 企业档案管理信息化的优势

1.1 丰富了档案管理技术手段

传统的档案管理技术较为单一，档案资料的记录、整理和保管大多依靠手工作业，档案管理人员的工作量比较繁重，同时也消耗了不可计量的纸质资源，无形中破坏了生态环境的平衡。信息技术在档案管理工作中的应用丰富了档案管理的内容和形式，将传统手工作业转变为计算机操作，大大减轻了档案管理人员的工作负担，提高了档案管理效率，减少了对生态环境的负面影响。

1.2 拓展了档案信息服务空间

21世纪是信息化时代，企业每天的生产管理活动产生了海量数据信息，单单依靠人力无法完成信息的采集和处理，信息的利用率也相对低下。运用互联网技术能够实现对企业的动态实时监控，采集的信息更加准确、可靠，档案管理的成本也会显著下降，更为符合企业的经济利益。而且档案信息的查阅和利用变得十分方便快捷，档案的利用率也更高。

1.3 提高了档案信息时效性

企业的档案信息通常具有一定的时效，即仅在某一时间段内能够发挥作用，超出时限将存在失效风险，如果档案更新速度缓慢，不能跟上信息变化速率，将无法保证档案信息功能的有效发挥。互联网技术和大数据技术的应用简化了档案管理流程，计算机强大的运算功能可以在短时间内处理海量数据，采集的档案信息更为精准，具有较高的实用价值。

2 企业档案管理信息化面临的主要问题

2.1 思想意识落后

有些企业领导仍然受到陈旧落后思想观念的束缚，不能认识到档案管理信息化的重要性，将该项工作摆在一个靠后的位置，制定的制度体系不完善，对档案管理人员也没有做出明确的要求，使得档案管理人员在岗位工作中失误频繁，不能对档案资料进行妥善保管，严重影响到了档案的利用率，这让档案管理的信息化发展遭遇了重重困难。

2.2 投入资金不足

档案管理信息化建设需要投入的资金和资源相当庞大，部分企业领导出于经济利益考虑不愿意将资金投入到相关工作中，在购买设备和软件时往往会想方设法的节约成本，导致硬件设备性能不佳，软件功能不齐全，那么所构建的档案管理信息系统就不能稳定运行，容易出现各种问题，无法在档案管理工作中发挥良好作用，档案管理的信息化也就成为一句空谈。

2.3 管理制度不完善

目前我国企业制定的档案管理制度通常是不够健全的，没有对人员职责予以详细划分，对他们实施严格监督，档案管理人员分工不明，出现问题相互推诿责任，无法保证档案管理工作质量。与此同时，制度缺陷还会让档案管理人员的思想懈怠，不能主动学习现代管理知识和信息技术，限制了信息化管理手段在档案管理工作中的應用，极大的削弱了档案管理工作的实效性。

2.4 人员素质较低

专业素质较低、责任心较差的档案管理人员会对档案管理信息化产生消极影响，这些档案管理人员不能严格落实自身职责，对待岗位工作态度敷衍，违规操作更是屡屡发生。还有些档案管理人员的计算机操作能力不强，不能灵活使用计算机进行档案资料的信息化管理，档案的利用率也有待提高，致使档案管理工作效果大打折扣，档案管理信息化发展前景堪忧。

3 信息时代企业档案管理工作优化路径

3.1 更新思想观念

要想保证档案管理信息化的有效落实，企业就要积极更新思想观念，将该项工作的实施价值普及给全体档案管理人员，使之认识到自身在档案管理工作中肩负着重大使命，严格约束自己，主动学习先进知识和技术，更好的适应档案管理信息化要求，切实提高企业档案管理工作效率和质量。企业要立即着手构建档案管理信息系统，按照法律法规和行业技术标准来构建数据库，以实现档案信息收集、整理、分析、保管、利用等环节的标准化，深度挖掘档案信息价值，保证档案信息的科学使用。

3.2 加强制度建设

建立符合信息时代背景的档案管理工作制度，让所有档案管理人员都能清楚知道档案管理信息化工作流程和工作要求，为每个人员安排专属职责，严格落实岗位责任制，对于屡次出现错误的人员要给予严惩，可以促使档案管理人员更加重视岗位工作，加强他们的自我约束，档案管理工作中的违规行为就会得到有力遏制。与此同时，制度中要明确指出档案管理信息系统的建设标准和功能要求，督促档案管理人员运用先进技术来优化档案服务形式，保证档案使用者可以迅速查找到所需信息，彰显档案服务的个性化。

3.3 加强资金投入

档案管理信息系统的建设需要硬件设施和软件工具作为支撑，企业应该加大资金投入力度，购买先进的软硬件设施，在系统运行期间加强维护，及时更新老化设备，降低故障发生概率，保证档案管理信息系统能够平稳运行，为档案信息的充分利用创造有利条件。还要在机房内安装智能监控设备，可以自动调节机房环境，保证温湿度的适宜，以免温度过高或湿度过大烧坏计算机，引起不必要的经济损失。同时还能监控档案管理人员的操作，避免档案信息遭到篡改，是企业档案管理信息化的重要举措。

3.4 保障信息安全

现如今企业网络遭受攻击的概率大大增加，一旦被黑客攻入系统，将面临着档案信息泄漏和丢失的风险，企业遭受的损失是无法估量的，需要采取一些措施来保障档案信息的安全性，将信息安全风险降到最低。档案管理人员要按照制度规定进行电子档案查阅复制工作，上级主管部门也要定期检查和不定期抽查，确保档案管理人员行为的规范性。加强对移动硬盘、光盘、U盘等电子档案载体的管理，定期对其进行安全扫描，确保电子信息的安全和完整。此外，电子信息载体不得被随意借用，其使用范围也要进行严格控制。

4 结语

档案管理信息化是一项关乎企业效益的重要工作，应该得到企业领导的高度重视，加强资金技术投入力度，制定完善的档案管理工作制度，还要采用多种手段来保障档案信息的安全性，以推进档案管理信息化进程，充分发挥档案信息价值，为企业战略发展目标的达成保驾护航。

参考文献

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[2]于长江.浅谈信息化背景下的企业档案管理[J].黑龙江档案，2019（01）.

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