电子政务系统中的档案管理问题及对策探讨

甘砚聪

摘 要：互联网时代，社会各项工作的开展都实现了电子化。电子档案管理可以降低档案篡改概率，减少纸质档案以节约能源，符合时代发展要求。但是，由于电子档案管理工作历史较短，还存在很多问题，有较大的提升空间。本文首先分析了电子政务系统中档案管理工作中的问题，然后针对诸多问题讨论了相应的解决对策。

关键词：电子政务;政务系统;档案管理

1 电子政务系统中的档案管理问题

1.1 管理权限不足，责任主体不明确

档案管理对档案的存取和数据处理权限不足，电子档案存放与业务部门，相对来说业务部门对其管理权限更大。这就出现了同样的档案，业务部门和档案管理部门可以同时进行处理的局面。一旦档案丢失或者篡改，双方都有责任，会出现推诿现象。档案管理权限不足，没有明确责任主体，是档案管理工作中的重要问题。

1.2 电子档案管理安全保证有待于加强

互联网时代，电子档案管理工作是一种必然趋势，享受网络带来的便利时，也要會受到网络黑客的威胁，影响电子档案的安全。电子档案安全问题反映出电子政务系统安全管理工作存在漏洞，一是网络安保系统需要加强;二是自然灾害可能对其造成毁灭性影响;三是管理工作失利会造成档案丢失。

1.3 文件归档存在技术层面障碍和管理缺陷问题

文件归档是档案管理的重要工作内容，但是在技术和管理中都有很大提升空间。在技术方面，业务需要高效性，而档案管理需要冗余的特点来保障长期储存中的安全性;电子政务系统不断优化和拓展，也给档案管理工作带来不便和困难;档案管理受制于业务管理，业务管理在清理数据时，可能会造成档案管理数据缺失。在管理方面，档案管理与业务管理没有分开，档案管理工作受到限制;两个部门对档案同时有查阅管理权限，但是责任界定不清。

1.4 缺乏统一的共享方式

电子档案整合共享的目的是方便管理，提高管理效果，但是，针对整合共享，出现了多种界定，随之出现了不同的工作模式，这就使得档案管理工作难度增加，而且并没有形成真正意义上的统一和共享。

1.5 缺乏规范的档案移交规则

电子政务中，档案移交工作需要进行规范，双轨制保证档案有备份，是为了保证档案的完整性。然而，在实际的档案移交工作中，多数是直接移交单份档案，导致档案数据不全。另外，档案移交的存储介质有差异，也造成了档案移交工足量和成本提升。所以，电子政务系统中，档案移交工作并没有达到预期的提高效率和保证档案完整性的目的。

1.6 全程监督和前端控制存在矛盾

政务管理系统中档案管理控制工作流程中存在矛盾，全程监督是对整个管理过程的各个环节进行监督，嵌段管理是电子档案移交初期的文件监督工作，两者在业务上有重合。全程管理更重要，但是前端管理不可缺少，重合工作互相影响，形成矛盾。

1.7 投入资金技术不足，专业队伍人才建设滞后

电子政务系统与传统的政务工作方式有差异，同时所需要的设备也需要更新升级，工作人员的业务能力也要将电子计算机应用能力纳入中。由于资金不足，人才能力与岗位匹配度低，导致电子政务系统中档案管理工作服务水平受限。由于工作人员队伍年龄结构和专业知识差异性都比较小，互联网时代，电子政务中的正常档案管理工作效率和质量都差强人意，有很大提升空间。

2 电子政务系统中的档案问题对策

2.1 权责明确

1）划清管理权限、明确责任主体。电子政务系统中的档案管理工作要划清责任权限，明确责任主体，从而解决由于全责不清而引发的推诿现象。档案管理的对象是电子档案，电子档案的管理工作在业务部，业务部在清理系统时会影响个别档案的完整性。对此，解决问题的思路有两个：一是档案管理部门对电子档案有管理权限，如果出现问题则有档案管理部门负责。但是档案管理部门没有业务部门牵制时，篡改档案等行为随着技术手段的提升具有很好的隐匿性，影响电子档案的真实性和安全性。二是保持两者同时对电子档案管理权限的状态，对两者的管理流程区分前后，出现问题要共同承担责任，并且根据问题出现的节点来确定主要责任。这就能够避免业务部门清理文件时忽略电子档案。总之，要划分管理权限，明确责任主体。

2）全程监督和前端控制协同作用。电子政务系统中的档案权利工作要充分发挥全程监督和前端控制的协同作用，通过两者的共同控制来保证档案管理工作的质量。前端控制要做好质量控制工作，保证档案管理的真实性，为后续档案管理工作做好铺垫。全程监督则要对档案管理全程进行管理，由于前端管理工作已经完成，全程监督工作中可以对前端管理工作进行复核和督查。这样就让前端管理工作减轻了全程监督工作的复负荷。同时，全程监督管理和前端控制两者之间形成合力，为档案初期工作上了双保险。总之，要充分发挥全程监督和前端控制的作用，两者对档案管理工作都非常重要，两者出现重合则要协调好，形成合力。

2.2 整齐划一

1）确定统一的共享方式。由于针对档案共享出现了多个版本，在实际工作中能够评价其优缺点。电子档案根据需要会在互联网上流通，现需要确定统一共享方式，以利于工作互通。

2）规范档案移交规则。基于现有的档案移交问题，要规范档案移交规则。既要做好档案的备份工作，也要避免单个发放档案。同时，要阶段性对档案的存储介质进行统一化以便于移交。随着信息技术的发展，计算机可以读取的媒介种类也在发生变化。为了电子保证电子档案长期内都具有可读性，要定期对软盘、光盘中的档案信息进行转录，同时保存原件。

2.3 资金技术保障

1）要有充足资金最为保障。电子政务系统的硬件和软件都需要提升，才能够满足电子档案管理工作的需求。互联网时代，网络迭代速度非常快，一般以八个月为周期，这就意味着相应的信息设备需要升级、更新或者更换，如果没有充足的资金作为保证，档案管理可能会受到影响。

2）要有专业技术作为动力。档案管理工作需要具有档案管理和信息技术能力的复合型人才助力电子档案管理工作。要优化档案管理部门的人才结构，引进应届毕业生，既要有档案管理专业，又要有信息技术相关专业，这样可以保证档案管理工作理念的先进性，电子档案管理软件应用和维护的基本能力。与此同时，要对现有岗位人员的归档技术和管理能力进行培训。

2.4 提高电子档案管理安全保证

政务系统中的电子档案非常重要，要给予档案管理工作足够的重视。一方面，要提高政务系统的网络安全保护工作。另一方面，要对档案管理的权限进行级别划分，以便于档案泄露或丢失可以追责。

3 结语

综上所述，电子政务系统中的档案管理工作要针对主要问题进行整改，全面提升档案管理的质量、效率、安全。因此，政务系统工作人员要对档案管理的权责进行明晰，工作内容和责任划分清楚。档案管理工作人员则要结合自身工作情况，通过技术和相关专业知识提升自己工作能力，用创新工作来解决问题。

参考文献

[1]米静.电子政务系统中档案管理的问题与思考[J].中国管理信息化，2016，19（18）：191-191.

[2]李建华.浅析电子政务系统中的档案管理的问题与对策[J].经贸实践，2017，0（1X）：154-154.