探索档案信息管理系统在档案管理中的应用

彭艳

摘 要：档案信息资源包含着巨大的社会价值和发展价值。本文主要研究档案管理中档案信息管理系统的应用要素，探究信息管理模块划分、先进数据技术融入、加强信息安全保障、优化系统管理环境措施对档案信息管理系统应用的促进作用，简要介绍信息系统应用在档案管理中的必要性及发展趋势，旨在不断优化我国档案管理环境，提高档案管理效率。

关键词：档案管理;档案信息管理系统;数据技术;安全保障

目前，我国正处于现代化发展的关键时期，随着信息技术的广泛应用，大档案信息都可以转换成数据进行实时传输，这为档案信息管理系统在档案管理中的有效应用提供了优良契机和宽广平台，档案信息管理系统作用于档案资源切实打破了传统档案管理工作的框架限制，有助于突出资源价值。

1 档案信息系统应用要素

相关调查显示，2012年～2018年，我国档案馆数量分别为4122个、4246个、4196个、4193个、4237个、4210个和4136个，可知，多年来全国档案馆整体数量变化不甚明显，但是，随着信息技术的广泛应用，档案资源数量和档案信息载体呈现了明显的复杂化演变趋势，在档案馆数量保持均衡的情况下，档案管理难度和档案工作管理压力将明显提升。档案信息管理系统的应用是提高档案管理效率，解决档案管理问题的重要路径，在实际应用中，该系统需要具备较高的信息整合能力和综合管理能力，以便对档案信息资源进行全面获取和高质量整合，因此，数据技术和相关信息化技术的广泛应用是档案信息管理系统的应用要素之一。同时，受到科技水平限制，我国在档案管理工作开展中仍需依靠人力资源，档案管理人员的管理水平和信息素养将不同程度地影响档案信息管理系统的应用效果，高质量、现代化人才的培养和应用已成为档案信息管理系统应用的要素之一。另外，信息化时代中，信息安全保障至关重要，基于档案信息资源包含的巨大价值，应在档案信息管理系统应用中有效采取相关信息安全保障措施，优化管理环境。

2 档案管理中档案信息系统的应用路径

2.1 信息管理模块划分

基于我国日益增长的档案管理需求和档案信息资源应用需求，档案信息管理系统要想切实发挥其作用优势，必须具备明确的信息管理模块，以下对其进行介绍：

根据档案信息数量的上升趋势和档案信息载体的复杂性演变趋势，档案信息管理系统需要具备档案加工功能、档案查询功能、系统设置功能、统计结算功能和信息登记功能。因此，可将档案信息管理系统划分为档案加工模块、档案查询模块、系统设置模块、统计结算模块和信息登记模块。以此为基础，档案管理人员可借助档案信息管理系统的档案加工模块，实现档案拍摄、档案排序、档案质检和夹子管理、未质检夹子分析和工程量统计，并在档案查询模块中完成资源管理、档案信息打印和终端查询、网络查询，拓展档案管理范围，有效延伸档案管理链条。另外，档案信息管理系统的系统设置模块可支持档案管理人员进行用户及分类性档案管理，结合管理需求完成系统设置。统计结算模块具有查询统计、档案统计、工作量统计以及日志查询等功能，是智能化档案管理的核心。信息登记模块可支持档案管理人员补齐档案数据、完成档案信息对接和档案删除。由此可知，明确的功能模块可支持档案信息管理系统在档案管理工作开展中长期应用，有效提高管理效率[1]。

2.2 先进数据技术融入

近年来，我国科学技术水平不断提升，相关现代化科技已经在各个重要领域中得以广泛应用，并已取得实质性应用效果，先进数据技术对于发挥档案信息管理系统作用优势具有明显的促进作用，以下对其进行介绍：

结合我国日益增长的档案资源管理需求和档案信息应用需求可知，自动化技术和数据挖掘技术在档案信息管理系统中具有较高的作用优势。目前，档案管理工作主要包括电子档案管理和传统档案管理，在电子档案业务处理中，自动化技术能够有效地进行元数据管理、数据分类、数据鉴定和处理，并对电子档案信息进行有效储存，上传到档案与电子文件登记备份中心，支持相关人员对档案信息进行保管、规划、载体转换和定义[2]。同时，自动化技术也可在传统档案数据化加工处理中得以有效应用，与扫描设备相连接，实现档案信息资源转化并进行信息资源质检，继而上传到电子文件中心，有效整合档案信息资源。数据挖掘技术可以在档案管理中进行档案数据接收、档案数据管理、档案数据访问和档案数据储存，并于电子文件中心中支持用户进行数据索引、资源分类、数据库建设和内容定位，有助于提高档案管理效率。另外，在自动化技术和数据挖掘技术的支持下，还可在系统中有效地获取档案信息资源的内部价值，分析一段时间内同类型档案信息的变化趋势[3]。

2.3 加强信息安全保障

大数据时代中，信息安全保障与国家建设和社会稳定具有密不可分的关系，基于档案信息中蕴含的巨大社会价值和发展价值，应在档案信息管理系统应用中，切实加强信息安全保障力度，以下对其进行介绍：

可在档案信息管理系统的系统设置中科学添加权限管理内容，构建权限数据库，权限数据库能够与档案信息管理系统的技术信息库、图书规范库、公告信息库、科研管理库和日志库建立信息联系，全面掌握信息环境，并以此为基础，建立明确的权限授予标准。例如，档案管理人员相比其他用户具有更高的权限，对于指定类别的档案信息具有阅读、调取和复印权限，而针对加密性档案信息却需要申请更高权限才能够进行相关操作。档案信息管理系统在用户参与度上明显优于传统档案管理系统，用户可凭借个人权限，在档案信息库中筛选个人档案信息，并对档案信息进行相关操作，但考虑到信息安全，该用户不可对他人的档案资源进行阅读和调取以及进行其他系列操作。由此可知，通过设定明确的权限标准，档案信息管理环境将得到有效优化，档案信息资源的安全保障力度也将得以切实提升。

2.4 优化系统管理环境

基于档案信息管理对于我国长期发展的重要意义和深远影响，应该合理优化系统管理环境，为档案信息管理系统的应用奠定坚实的基础，对其提出相关建议。档案信息管理系统在档案管理工作中的有效应用，将直接打破传统档案管理框架的限制，形成全新的工作机制，充分展现现代化发展优势，从这一角度上来看，档案信息管理流程也将发生明显变化。以此为基础，相关管理人员应制定新型标准化档案管理制度，制度内容包括档案管理人员行为管理、档案信息安全管理、档案操作管理，删除原有档案管理系统中的冗余管理流程，提高档案管理效率。

3 信息系统应用在档案管理中的必要性及发展趋势

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，我国档案管理工作具有明显的服务性质和政治性质，在社会管理系统中占据重要地位，在档案管理中应用信息系统是科技发展的必然结果，也是档案管理工作现代化发展的必经路径。可以预见，档案工作在未来发展中还将持续融合先进的数据技术和信息技术，不断完善管理系统。

4 结论

总而言之，当前我国正处于现代化发展的关键时期，基于档案信息中包含的社会价值和发展价值，档案信息管理系统的应用切实可行，可通过信息管理模块划分、先进数据技术融入、加强信息安全保障、优化系统管理环境，发挥档案信息管理系统的作用优势。

参考文献

[1]韩丽梅.档案资料信息化管理的思考與探索[J].科学咨询（教育科研），2020（03）：112.

[2]张国明.企业档案保密与档案信息化发展的融合实践[J].区域治理，2019（50）：226-228.

[3]吴斌.健康档案信息管理系统的数据处理技术分析[J].信息与电脑（理论版），2019，31（20）：115-116.