电子档案价值实现

摘 要：电子档案的价值实现是档案信息资源开发利用的目标，是档案价值的最终体现。近年来，信息社会的发展，档案行业对于电子档案价值的实现要求越来越迫切，因此着眼于当今信息社会的需求，发现电子档案价值实现过程中的问题，提升电子档案价值实现策略很有必要。本文从认识电子档案价值、分析电子档案价值实现意义的角度，阐述电子档案价值实现的意义和提升电子档案价值的对策，以建立电子档案价值实现的管理机制、建设电子档案价值实现的信息平台、加强电子档案人员队伍的建设来实现电子档案价值。

关键词：电子档案;价值实现;实践活动

“电子档案”是指作为“档案”在档案馆（室）中接收、保存的电子文件，电子档案指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。[1]档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。把凭证价值和参考价值作为档案的基本价值也逐渐成为档案界的主要观点。

1 电子档案价值初步认识

档案价值是原始记录对社会、个人的有用性。那么电子档案价值来自哪里？电子信息社会的实践活动是电子档案价值基础。随着信息化的发展，在信息社会实践活动中形成电子档案信息，档案在信息社会实践活动中产生档案开发利用，并且能够使电子档案价值得到提升，同时电子档案价值逐渐形成、不断发展。

电子档案工作的问题都基于电子档案价值的实现，随着我国公民档案信息意识的增强，人们探究电子档案价值实现的活动日益频繁。对电子档案价值的认识、对电子档案价值实现特点、意义的认识，都会对电子档案信息自身的发展，以及信息社会的发展的有直接的影响。

社会实践活动是电子档案价值实现的基础，档案价值理论虽然在表现形式等方面与电子档案价值理论有共性，但是两者所处背景、环境和社会认识不同等原因，造成电子档案价值的形态和特点也不一样。因此只要对电子档案价值表现的形式有深入的认识和了解，电子档案价值实现的研究才能顺利开展。

2 电子档案价值实现条件

电子档案价值实质上就是社会随着不同年代的发展产生的各式各样的档案实体，因此电子档案价值客体不是静止不变的而是发展变化的事物，它随着社会、行业的不断地完善，自身也在不停地发展。在电子档案发展初期，通常以机构的公文为主，其查阅量大，因此把大量的公文电子化方便查阅。各行各业不断地发展，文书类的档案已不能满足日常查询工作的需求，档案的收集范圍逐步扩大，但是很长时间，这些无法实现集中统一管理。

在社会组织或个人的管理活动发展的过程中电子档案价值客体不断发展，档案信息的数量不但急剧增长，内容和形式也不断更新。网络技术给各行各业包括档案工作带来翻天覆地地改革和变化，数据信息平台、数据压缩、文件高速扫描等等给传统档案管理带来了新的挑战和机遇。档案价值实现因为变化的档案价值客体，也为其带来了新的任务，发现、创造与提升价值将是电子档案的研究重点之一。

档案是伴随着社会活动而产生的，电子档案价值实现又是一种社会活动，两者相辅相成。不能简单将档案的服务利用工作视为档案价值实现的途径，同时档案信息资源的开发与利用是电子档案价值实现的另一种方式，需要档案相关法规和信息化管理设备的保证。

2.1 电子档案信息资源的开发与利用

没有任何利用价值的档案的活动范围一般只在档案柜中，静止的档案也很难充分发挥其价值作用。档案信息资源的开发与利用是电子档案价值实现的基础，势必对未来的从业人员有更高的要求，需要掌握更多的网络技术。根据需求的变化开展灵活而动态的开发工作，将大量零散的信息变成集成有序，成为利用者所需的知识是档案资源开发的终极目标和主要途径。

档案信息的查询与利用是电子档案价值实现的必要条件。档案价值无法实现是因为没有档案利用者的查询行为，档案的收集、整理、鉴定、保管以及信息开发都是为利用服务的，所以注重培养档案利用者的意识，培养观念转变让档案利用者参与到信息资源开发中来是电子档案工作的转变，另外可以通过日常宣传对利用者进行培训让档案服务更加具体化、专业化。

2.2 档案法律制度保障

档案法律法规制度能够给电子档案价值的实现提供保障，完备的法律规范体系是电子档案价值实现的依据，它能够帮助解决档案信息资源开发过程中的问题，把档案管理与信息开发的责任与义务分清楚，以防电子档案信息泄露。为确保电子档案价值实现，至少需要三部分完备的法律制度，分别是档案行政法规、档案规章制度、档案工作标准等相关法律制度。档案行政法规是我国档案事业单位档案部门工作的标尺，能够对我国档案事业给予科学的管理和规定。档案规章是“由国家档案局依据法定权限制定或国家档案局与国务院其他专业主管机关或者部门联合制定，并由部门首长签署命令予以公布”;并且它能够电子档案信息工作起到直接的规范作用，并予以档案形式、整理规范最直接的规定。档案工作标准是用于规范与指导档案具体的工作，对电子档案价值实现的形式进行规定，通过档案工作标准与行业的要求，因此电子档案价值实现离不开法律制度的保障。

2.3 信息化的管理与设备

电子档案价值实现的物质条件是信息化的管理与设备。随着信息技术的发展，计算机网络改变了档案管理工作的方式，使得档案的工作步入信息化的时代，电子档案的地位逐步上升。电子档案管理工作借助飞速发展的通信网络，计算机、扫描仪等相关办公设备，以及利用强大的数据库创建管理平台，形成了目前的电子档案信息管理体系。没有网络信息的管理与设备，信息网络是由电子信息资源构成的，而纸质的档案是无法形成的，传统的纸质材料对档案开发利用产生了很大的不便;工作效率低下;档案的价值也无法传递，因此档案信息化的管理与设备可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。

3 电子档案价值实现的意义

对于国家、社会、个人而言，电子档案价值实现都具有深远影响。首先是电子档案价值实现给社会进步带来的深远影响。档案资源是社会资源的一部分，是我国社会历史的依据和立足点。电子档案价值体现在教育、历史、文化、科研等方面，其电子档案价值的发展对于人类文化传承、社会历史接续、社会科技发展有强有力的推动。

其次，电子档案价值实现对提高社会管理水平，使资源充分合理利用，全面营造档案形象具有重要意义。电子档案是对单位的日常管理、外事交流、社会服务等行为，以电子图片、电子影像、电子扫描件等形式进行记录，方便档案用户的查询与利用，大大提高了档案工作的效率。电子档案还可以对社会乃至公众的行政、业务、文化、法律、教育等方面起到指导的作用，电子档案资源的推进是档案管理工作精细化必然迈出的一步。另外，利用计算机开展的档案信息查询与服务，使得档案信息资源能够充分合理利用，并且对塑造电子档案信息的形象意义深远。

再次，档案工作者自身价值的提升或实现是电子档案价值实现的另一重要方面。自档案工作开始以来，在管理队伍中档案管理工作者的境地是非主流、边缘化的，且没有发言权，档案工作岗位的重要性、专业性也容易被忽视。究其根源，虽然可能会因为机构负责人的管理方式、理念等问题，也可能因为社会公众意识淡薄等原因，但是笔者认为是电子档案价值实现不佳造成档案工作长期以来陷入了困境。

电子档案的价值只要在机构管理、政策服务、对外开放、国家利益等方面充分发挥它们的作用，档案管理包括电子档案工作的优势自然会显现出来，档案工作人员在行政队伍中的地位也会有不同。所以，档案管理工作者自身价值的实现和电子档案价值实现联系在一起，档案工作人员为实现档案的价值就要付出比以往更多的努力，就是为了实现其自身价值。

“立足档案，服务社会”是电子档案价值实现的定位;定位分为两个层面，电子档案价值实现的基本要求和目标是“立足档案”;电子档案价值实现的社会要求和社会职能扩展是“服務社会”。电子档案价值实现的定位与电子档案事业发展的关系千丝万缕，定位目标不同，档案管理工作的计划与安排也各不相同，带来的工作效果也截然不同。社会公众对电子档案价值实现定位没有深入的了解，档案服务社会的终极目标被忽略，导致目前的档案社会地位——重藏轻用。档案工作处于封闭与半封闭状态，档案价值实现处于被动状态。因此，科学明确的目标定位，是关系到电子档案价值实现成效的重要问题。[2]

4 提升电子档案价值实现的对策

随着社会各行各业进入到精细化发展阶段，电子档案的社会需求越来越多，其凭证价值、情报价值越发深厚。如何进一步完成电子档案价值的实现，让电子档案价值在社会发展与服务中不断地发挥更大的作用。

4.1 建立电子档案价值实现的管理机制

档案的价值是客观存在的，档案价值的实现是有矩可循的，因此建立电子档案价值实现的管理机制是档案价值实现的必要前提。电子档案管理机制是档案价值实现的有力保障，机构设置专门的管理人员与管理制度，同时加强档案管理过程中的工作原则，有利于管理档案，保证电子档案价值的实现。另外，档案信息资源的开发与利用和电子档案价值实现关系密切，建立完善电子档案价值实现的管理机制是我国档案信息步入成熟阶段的标志。

4.2 建设电子档案价值实现的信息平台

电子档案价值实现的信息平台需要专门的人才来管理、实施，也要有专门的数据库来支撑信息平台，信息平台以本机构的档案信息资源为基础，以档案信息化开发为途径。建设信息平台需要丰富数字资源，扩大进馆范围，建设档案资源共享平台，促进信息开发，为建设电子档案价值实现的信息平台创造了便利条件。

4.3 加强电子档案人员队伍的建设

人才是现代社会竞争与发展的重要生产力，是档案事业发展的动力，档案专职人才对电子档案价值实现有推动力。为了实施依法治档、人才强档的战略，主要任务是在档案工作人员中培养复合型人才，培养理论与实践兼备的人才，充分发挥学者在档案信息工作中的主导作用。

参考文献

[1]关宇娟.电子档案的特征及风险管理[J].才智，2011（6）：344.

[2]徐丽娜.高校档案价值实现研究[D].黑龙江大学，2016.

作者简介

余亚浩（1991-），女，汉，河南安阳，硕士研究生，助理馆员，现任职于河南护理职业学院，研究方向：档案信息化开发与利用。