企业档案数字化存在的问题及对策

唐蕾荣 董月茜

摘 要：现在科学技术快速发展，带来的信息技术也同时高速发展。这些科技的高速发展和广泛应用同时也带动了企业档案的发展。由于现在数字化的快速发展，这项技术已经渗透到社会的各个方面。在我们的生活中很多地方都已经进入数字化模式。本文是关于企业档案数字化建设相关条件，通过企业档案数字化的现状进行分析其中存在的问题，通过这些问题对企业档案数字化建设提供解决办法和建议。

关键词：企业档案、数字化、问题、对策

1 企业档案数字化的意义

在当今社会下科技的快速发展，信息技术和计算机技术也同时不断的进步，在生活的每一个方面都涉及数字化，数字化同时也在许多方面使我们的生活更加便捷。其实数字化的本质就是用设备将模拟信号转化为数字信号，然后进行处理。数字化的发展过程中，同时也带动了许多企业的前进，其中档案数字化就是非常具有代表的一项。在中央和国家机关档案整理数字化现场，受到大力鼓舞，提高了数字化在档案方向的有利作用。其实科技是一把双刃剑，当然数字化也存在着挑战，通过一些技术手段可以将数字化为企业档案带来更多的发展机遇，但是如果不进行对企业档案数字化可能使企业未来发展影响巨大。企业档案的数字化主要是指将原来的纸质档案利用计算机扫描等技术进行将档案全部整理后，通过网络上传存储位置，然后通过网络智能进行对企业数字化档案进行管理和使用。

1.1 方便保管

在日常中企业档案可能会被经常调出使用，由于使用的频繁，可能会导致纸质档案出现破损、翻折、丢失等。档案存在的意义就是为了方便以后进行查阅，但是由于纸质的存在的缺点，导致档案的保管与使用出现了矛盾。对整个企业档案使用存在很大干扰。在纸质档案的查询和使用过程中并不方便进行查询，同时在查询过程中，可能会使档案顺序错乱。纸质档案在存档时，必须将文件进行整理，分类放入文件袋和文件盒中，这样就会出现占用大量的空间和资源，在查找过程中，同时也会很浪费时间。相对于这些纸质版的企业档案缺点，数字化企业档案都可以完美的解决这些问题，在日常使用过程中将档案数据存在相应的空间，在需要的时候可以对其进行查找翻阅，这些过程对数据都不会有任何损害，不会像值日班导致纸张破损等。在档案的存储时，只需要将相应的数据保存在数据盘中，不会占用更多地方，并且这些数据可以长期有效地保存在其中，不会出现丢失错乱等情况。当需要当软件时可以直接通过复印或打印等方式将数字化档案变成纸质档案，方便使用和查询。在数字化企业档案使用过程中，如果需要找到某一段企业档案，可以直接通过搜索方式进行对企业档案查找，不需要像纸质版一样进行翻阅才可以找到。企业档案数字化是为了改善企业档案中存在的一些问题，只有将这些问题进行解决，才可以促进企业档案的使用。

1.2 提高效率

数字企业档案不仅在使用过程中可以提高效率，在录入过程中同时可以提高工作效率。在录入过程中可以将数据利用扫描等方式直接将文件导入数据库，随着现在计算机的智能，可以直接在相应的数据表格中进行计算等，一些高级算法也可以通过函数的方式进行解决。在使用过程中可以对需要的文档直接进行搜索和查询，帮助人们更快速的找到所需要的档案，如果一些档案需要使用纸质版，可以直接将该数据选择打印，方便整个数据的导入和导出。在使用过程中，如果发现有错误可以直接在原来数据上进行修改，并且可以保证其他数据不被破坏。减少之前的修改数据需要进行重新对其他所有数据统一改正。档案的使用者可以在随时随地的进行调用档案，在需要进行查询档案时可以直接用计算机进行查询即可。在对档案进行传输时，可以直接通过网络信息将档案进行异地传输，并且可以直接采用调阅等方案进行使用，企业档案就不会再受到空间位置的影响。

2 企业档案数字化的建设

2.1 促进企业发展方向

所有企业的建设主要以绿色理念为核心，现在许多企业为了保护环境，提高公司为做社会贡献，绿色环保已经成为主题。整个企业的经营者不仅注重企业的经济效益，企业的环保性也在其考虑范围内。在企业发展过程中为了确保企业的绿色环保，尽量减少使用一次性产品。企业档案数字化就是绿色环保发展的一项，通过运用企业档案数字化减少纸张使用，提高环保和谐，促进当今社会的绿色环保发展。

2.2 企业档案数字化建设基础

企业档案数字化是利用了现在高速发展的网络、智能方面的快速发展，通过这些方法，将传统的纸质档案资料进行转化变成数字化。其实质就是将以纸作为载体的储存方式改变为数字化的方式作为载体。由于载体的改变，导致其使用的方式和方法都有所改变，管理的方式和模式也同时在改变。原本企业档案作为企业的无形资产，帮助企业在整个发展过程中打下了良好基础。在企业档案数字化的进程中主要分为以下三个阶段起步阶段、准备阶段、发展阶段。起步阶段是先建立好储存企业档案的网站。准备阶段也就是将所有的企业档案录入到相应的区域。发展阶段是将已经录入完的信息进行深度化分析和运用。在不同的阶段对企业档案信息资料有不同的应用，确保每一个阶段都能为整个企业数字化建设带来方便。

3 企业档案数字化建设存在的问题与解决方案

3.1 软件兼容性差问题和解决方案

虽然企业档案数字化建设靠的是正在高速发展的网络和智能，但是其中还存在着一些技术相关的问题并不能达到要求。当前的大部分档案数字化软件对于企业的试用性都非常的差，其中还有些软件可能出现不兼容现象，只能通过专业软件进行使用，其它软件不可使用。由于现在软件开发仍在进行阶段，并不能及时的创制出完善的软件，所以在使用过程中在不同的电脑上进行统一安装和测试软件，或者将已保存的数字化档案进行转换格式，然后再进行查看和使用。

3.2 安全问题和解决方案

由于网络的高速发展，其中带来的隐患也是有很多的，网络安全是现在讨论的一大重要问题。虽然现在通过加密防护等措施进行保证系统安全，但是有些时候并不能得到有效的阻止病毒入侵。这种的解决方法可以通过，架设企业内部局域网，只外网人员使用本企业内部局域网。通过局域网方式可以有效的阻止外部人员进入企业内部网站，这样就可以有效的防止病毒入侵，防止档案中有效数据被盗取。

3.3 数字化档案信息保存时间过短

通过对现存数字化档案用软件的调查，可以发现数字化企业档案保存时间一般在十年左右，超过十年这些档案有可能会直接消除。在保存这些数据的硬件上面主要是以磁盘为主，磁盘可能存在诗词等风险，这样就会导致企業档案的丢失。但是现在由于新的设备不断出现，部分软件并不能兼容现存的新型设备导致不能将就的储存器与新的储存器进行结合。为了解决这一办法，不仅不断的提升软件技术，更重要的是进行多份备份，将企业档案存在多个数据源中来确保企业数据的安全。

4 结束语

综上所述，企业档案数字化促进企业的发展的同时也会带来一些相应的问题，面对这些问题应该积极去面对解决，应用现有的技术尽量减少问题出现。企业档案在企业发展过程中提供了基础工作，有效的帮助整个企业在发展历程中打下基础，在未不久的将来一定可以通过你先进的科技将现存的问题解决。为整个企业带来更好的发展。

参考文献

[1]米晓霞.企业档案数字化存在的问题及对策[J].赤峰学院学报（自然科学版），2008，24（11）：164-166.

[1]马雨薇.企业档案数字化管理中的问题与对策[J].企业导报，2014（11）：47+44.