加强房地产档案管理工作的探讨

郑新梅

摘 要：对任何一个行业来说，档案管理都是一项耗时耗力的工作，房地产行业也不例外。经过过去二十年的粗犷式发展，房地产已然发展成为大家日常生活中频繁触及的行业。房地产档案是一切房产工作推动的基点，做好档案管理工作，对后续产权确定、税务办理等工作的推进有着至关重要的作用。因此，本文将从房地产档案的概念出发，重点阐述现阶段档案管理的工作现状，同时结合实际生产生活中的相关经验，给出提升档案管理工作的相关建议。

关键词：房地产;档案管理;难点讨论;提升策略

对于房地产行业来说，业主完成预售合同签订到最终拿到产权证之间，还有一段相对漫长且注意事项较多过程，而在这个过程中每一项工作都涉及房地产档案管理。因此，如果不能合理妥善的安排房地产档案管理工作。那么，对后期的房产税务办理、产权证办理都会产生比较严重的影响。所以，加强房地产档案管理水平，优化档案管理模式，是确保房地产有序、平稳、长久开展的重要基础，更好的体现以人为本的服务思想。

1 房地产档案的概念及其重要性

1）房地产档案的概念。房地产档案数量庞大，涉及房产开发中的方方面面，具体的房地产档案主要分为以下几个阶段：房地产项目立项阶段的资料档案、房地产项目施工阶段的档案资料、房地产项目竣工阶段的档案资料、房产产权办理的相关档案资料。具体内容如下：第一，房地产项目在立项阶段产生的相关档案资料主要由土地勘测报告、项目可行性研究报告、立项申请报告、拆迁文件、国土证。第二，房地产项目施工阶段的档案资料主要有工程前期的各项勘测记录、工程量、项目施工作业指导书、工程前期的所有评估类报告、建筑设计及结构设计等各类图纸、项目检查报告、复检报告、入场施工材料的检验报告、各类验收报告、施工总结报告、工程需要变更时的变更报告、商谈记录、变更通知单、施工过程中出现问题的审核报告及相关的问题总结报告等等。总之，这个阶段的档案资料最多，种类也最复杂。第三，房地产项目竣工阶段的档案资料主要由工程竣工验收工作产生的相关报告组成，比如工程竣工相关文件、工程验收相关文件、施工工程质量检测文件、安全及功能检验报告、各类协议、批文、重要节点会议纪要、工程图纸、项目竣工图以及各种开会的影音资料等。第四，房产产权办理阶段的档案资料为办理房产证产生的相关档案资料。包括房屋内部测绘报告、税务登记缴纳证明、业主的相关信息等。

2）房地产档案的重要性。房地产档案对整个房地产项目都有着举足轻重的影响。上文提到，房地产档案是房地产项目从头到尾产生的所有数据、记录。它是一个房地产项目落地实施的理论依据和基本前提，我们无法脱离房地产档案去实施房地产销售等工作。

对于评估地产项目管理水平的高低，我们通常以地产销售额和建筑施工质量作为两项重要的考核指标，这当然无可厚非，这是地产活动成果的基本体现。但是其实规范的房地产档案管理体系更能体现管理水平的高低，它能更完整、更清晰的展示在一定开发周期内该项目的管理水平，是项目成果的数字化体现，同时也是项目后期办理产权证的重要依据，具有非常重要的意义。

2 房地产档案管理工作中的常见难点

1）缺少健全有效的房地产档案管理制度。由于房地产开发企业的水平参差不齐，多数企业没有建立完善科学的档案资料管理制度。由于管理机制的不健全，导致在收集和整理房地产档案时遇到较多问题。既提高了房地产档案管理工作的推进难度，也一定程度的影响了项目的整体开发进度。

2）房地产档案管理人员素质能力较差。多数开发企业领导者对档案管理工作重视力度不够，对相关工作人员也不是很重视。这导致了部分档案资料由于管理人员的不专业而形成缺失或遗失，从而影响了项目的开发进度。因此，对于一个现代化的房地产开发企业来说，应该对房地产档案管理工作及管理人员给予足够的重视，提升相关管理人员的综合素质水平，督促其认识到相关工作的重要性，为房产开发的顺利进行提供重要依据和基础。

3）房地产档案管理监管力度不够。对于房地产开发项目来说，项目回款和开发进度往往是最重要的。因此公司大多数监管的注意力都放在这两者上，实际上，对房地产档案管理的监督同样重要。由于监管机制的不完善和重视力度不够，导致档案资料出现相关问题时，没有第一时间进行修改和核对，影响了房地产档案资料的精确性，从而减缓了整个项目的开发进度。

3 加强房地产档案管理的关键措施

1）制定管理制度，提高人员素质。首先，与房地产营销制度一样，房地产的档案管理工作也需要健全合理的规章制度，明确工作流程、管理条约、责任划分，有计划的开展档案管理工作。对在资料管理中出现的相关问题，要及时上报，尽快解决。同时做到奖惩分明，激发相关工作人员的积极性和热情度，升其主人翁意识，充分发挥管理人员的主观能动性，做好房地产档案管理工作。其次，由专业人员组建形成房地产档案管理的监督小组。既需要对房地产档案管理工作进行监督，并对其中出现的相关问题进行及时的更正和修改，确保项目的有序开发。

2）规范管理标准，确保档案准确。首先，要严格要求房地产档案管理人员，在对资料进行书写时应遵守国家或地方的有关标准和规定，严格按照规章制度对档案进行修改和调整，将书写标准纳入管理体制，督促相关工作人员对书写规范的重视度。其次，房地产档案资料非常的多也非常的重要。因此，要对资料收集工作足够重视，对需要入库储存的资料，进行严格的审核及校对，确保入库数据的准确。对于需要签字的相关资料，一定要确保是相关人员的真实亲笔签字。最后，档案资料的可追溯性也同样重要。因为由于房地产项目的特殊性，为了确保工程质量合格，很多时候，在工程竣工验收后几年，仍然需要定期对工程进行维护和检测，而维护和检测的依据就是当时的工程档案资料。可见，对于房地产企业来说，想要维护企业品牌，实现后续项目的顺利开发，保证房地产档案资料的准确性就显得尤为重要了。

3）优化管理模式，执行电子档案。首先，采用电子档案管理模式，更能节约空间，降低贮存环境要求。对于成熟的房地产开发企业来说，开发的项目数不胜数，需要保存、归档的资料非常的多。如果采用纸质档案往往需要占用较大的空間面积，而且由于纸质文档的特殊性，对空间环境的湿度、温度等要求较高，需要时刻注意防潮防火，是一项非常耗时耗力的工作。电子档案就完美的解决了这些问题，光盘、硬盘等电子储存设备既容易存放，也不占用较多的空间。其次，电子档案管理模式可以极大的降低工作量和提升工作效率。电子档案比纸质档案更方便整理、更方便搜索。纸质档案的管理、整理及查阅工作是非常消耗人力资源的，而且由于人为因素也会存在诸多遗漏问题。因此，电子档案管理模式的推进不仅是管理模式上的优越，更重要的是对管理工作者的卸压，将以往繁重的工作变成简单、便捷的事项，极大的提升工作效率，也一定程度上节约了开企业的人力成本。

4 结束语

从上可见，加强对房地产档案管理的重视力度，提高档案管理人员的工作意识和综合素质，保证档案管理的系统性和严谨性。规范档案资料的管控体系，促进开发质量监管工作的平稳开展，是房地产开发企业保持较高行业竞争力的重要基础。

参考文献

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