办公自动化对事业单位档案管理的影响

付莹莹

摘 要：在信息化时代下，信息技术被应用于各个领域之中，档案管理也不例外，信息化技术的应用，有助于促进档案管理水平的提升。本文在分析办公自动化对事业单位档案管理影响的基础上，提出几点促进事业单位档案管理与办公自动化相融合的建议，希望为相关行业提供借鉴。

关键词：办公自动化;事业单位;档案管理

在社会高速发展的背景下，事业单位的工作任务逐渐增加，档案在工作中起到了尤为关键的作用。在此背景下，事业单位应重视档案管理工作的重要性。信息化技术发展为档案管理工作的创新，开辟了全新的路径，如何发挥信息化技术的优势，成为事业单位档案管理部门研究的重点。

1 办公自动化对事业单位档案管理的影响分析

1.1 办公自动化可以提升档案管理的质量

事业单位拥有众多部门，因此在日常工作阶段会产生大量的档案，且种类多样，这种情况的出现，使档案管理难度大幅度提升。而办公自动化系统的应用，可以降低档案管理的难度，同时还能使档案的安全得到保证。例如：在传统办公模式下所产生的档案多为纸质档案，档案管理部门在对其进行归类和整理后，会将其摆放到档案室中，但在搬运和分类的过程中，档案会不可避免的受到损伤。并且纸质档案长时间的存放，其脆弱程度会显著增加，在查阅档案时稍有不慎，就会使其受损。

但办公自动化系统的应用，则有效解决了上述问题。究其原因，主要是自动化办公系统可以将纸质档案数字化处理，促使其转变为电子档案，档案管理人员仅需将其录入至数据库，设置目录即可实现管理目的。并且查看电子档案，可以规避对纸质档案造成的损耗。此外，办公自动化系统属于稳定成熟的技术，能够长时间保存档案，且不会被环境因素所干扰，故在档案保存方面具有得天独厚的优势，特别是在保存一些特殊档案时，这种优势可以得到充分体现。最后纸质档案管理需要使用大量纸张，不符合绿色可持续发展理念，而自动化办公为无纸化办公的实现，奠定了坚实的基础，具有推广和借鉴的价值[1]。

1.2 提升档案管理效率

在办公自动化系统应用之后，档案的产生、分类、存储和查询均可利用计算机完成，档案管理的透明程度会得以提升。每個员工都可以利用信息系统对档案管理进行检查和监督，员工会主动参与到档案管理工作中，从而促进档案管理效率的提升。其次，在传统档案管理模式下，档案管理人员需要承担非常繁重的任务，凡事都要亲力亲为，但由于管理人员精力有限，故档案管理效率会逐渐下滑，无法满足新形势下事业单位的实际需求。而办公自动化的应用，可以节约管理环节和流程上的时间，降低工作量，并提升工作效率。同时这种档案管理模式也为档案使用者提供便利条件，具体表现为档案使用者在登录系统后，只需输入关键词即可获取自己需要的档案信息。

1.3 对档案管理人员综合素质提出了要求

诚然办公自动化系统的应用，有助于档案管理质量和效率的提升，但与此同时，对档案管理人员综合素质也提出了非常高的要求。究其原因，主要是办公自动化系统应用之后，档案管理人员需要改变传统的工作方式，只有加强新知识和管理方法的学习，方能发挥办公自动化系统的作用。但就实际情况来看，部分事业单位在日常工作过程中会忽视档案管理工作，尤其是在传统档案管理模式下，管理方法较为简单，但所需人员数量较多。在办公自动化条件下档案管理方式发生了转变，计算机成为档案管理工作的操作平台，电子档案取代了纸质档案，要求管理人员具备计算机技术，并熟悉档案管理方面的知识。但由于档案管理人员年龄普遍较大，故学习能力不强，很难在短时间内掌握先进的技术，因此在办公自动化系统应用后，事业单位需要对其进行培训，确保档案管理人员胜任档案管理工作[2]。

2 促进事业单位档案管理与办公自动化相融合的建议

通过上述分析可知，办公自动化系统的应用对事业单位档案管理而言，具有十分重要的意义，故事业单位应采取有效的措施，促进事业单位档案管理与办公室自动化的有效融合。为此笔者提出了几点建议，如下所述：

2.1 树立办公自动化档案管理观念

在办公自动化系统应用后，档案管理人员应积极转变自身的思想观念，这是促进事业单位档案管理与办公自动化融合的前提条件。与此同时，档案管理人员在工作过程中还要秉持科学发展的原则，主动思考和尝试新的工作方法。

2.2 采购先进的设备和技术

事业单位档案管理与办公自动化的融合，对设备和技术提出了要求。在办公自动化管理模式下，设备和技术的先进性和完整性，会直接影响档案管理的效率和质量，为此，建议事业单位应基于档案管理部门的需求，通过招标的方式，采购所需设备，并与软件厂商进行合作，共同开发档案管理系统，以促进档案管理效果和质量的提升，并为二者融合提供保障。此外，伴随着先进设备和技术的应用，档案资源的共享水平也会得以提升，有助于各部门和各单位之间的信息共享。

3 结论

综上所述，办公自动化对事业单位档案管理的影响多以积极影响为主，但考虑到事业单位档案管理现状，建议事业单位加强对档案管理的重视程度，树立办公自动化档案管理理念和采购先进的设备和技术，以推动办公自动化和档案管理的有机融合。

参考文献

[1]张雅卓.解析办公自动化对事业单位档案管理的影响[J].智库时代，2020（13）：255-256.

[2]杨焰.办公自动化对事业单位档案管理的影响[J].办公室业务，2020（01）：185-186.