新时代档案征集工作的实践与探索

刘丽

摘 要：档案征集工作在促进各单位建设和发展中具有举足轻重的作用，是一个单位整体工作的出发点和落脚点。档案征集工作程序相对繁琐，档案征集的过程中也存在不足之处，档案征集的工作人员需要与各个部门协作，保证档案资料的真实性、有效性和完整性。本文首先对档案征集进行了简单的阐述，并分析了目前我国档案征集工作的现状，各个单位的档案征集与管理需要严格按照档案征集工作的基本要求，并采取有效的措施促进我国档案征集工作的开展。

关键词：新时代;档案征集;实践;探索

档案能得到有效的征集与管理，才能发挥它在促进企业发展中的巨大潜力。然而，目前很多单位对档案征集工作的重要性认识不足，不积极配合档案征集工作。同时档案管理工作自身也存在着一些缺陷，例如管理和归档制度还未完善、档案工作人员专业水平不足等，都影响了档案征集工作的顺利开展。针对这些问题，需要各部门协力，共同完成档案的高质量收集、管理与归档工作。

1 档案征集简述

按照档案收集规定以及档案收集的法定程序接收和收集企业各个部门、单位、个人或是流失在国外的档案和文件，并将这些资料分类归入到档案馆或是档案室中进行统一管理，这个过程就称为档案征集。

档案收集工作是相关单位档案业务建设中的必不可少的环节，档案收集工作的开展时不顺利也会影响到该单位相关的档案工作。例如对事业单位来说，档案征集工作是事业单位建设的保障，是整体工作的出发点，档案征集工作的有效性在一定程度上决定了事业单位的建设和发展速度。所以，需要采取合理的手段确保档案征集工作的质量和效率，挖掘档案征集工作在促进企业发展中的巨大潜力，确保征集的档案足够齐全，将该工作放在企业重点关注的位置[1]。

2 目前我国档案收集工作的现状

1）领导不重视档案征集工作。目前，我国大多数的企业的领导还未认识到档案征集和管理工作的重要性，没有积极配合档案征集工作的开展，经常出现以档案需要特殊保密为由不及时向档案管理部门移交档案，而是将档案存放在单位和部门中，这样档案中存在的好多问题都没有进行专业的解决，档案管理杂乱无章，不利于档案的保存与管理。

2）档案征集的制度和规范不完善。由于档案征集的规范和相关制度的建立还未成熟，导致很多单位的档案征集工作执行力较差，无法判断应该征集的范围，例如，对于某些模型、文件资料、实物以及音像制品等难以区分是否在归档的范围内，给档案征集工作带来了阻碍。此外，档案征集人员忽视日常的档案征集任务，经常出现年终匆忙征集档案的现象，档案征集工作容易出现漏洞。

3）档案管理部门沟通与协调不畅。很多单位的档案征集部门缺乏沟通和协作能力。档案征集工作的顺利开展需要各个部门的协作与沟通，相关工作人员需要提前进行档案调研工作，全面了解档案征集共的具体流程，例如档案的形成、管理、积累和流动过程，这个过程中需要个部门的配合。此外，还要与工作人员进行沟通掌握相关单位的档案征集人员的具体工作能力和态度，才能及时调整和改进档案征集工作。

4）档案管理人员专业水平不足。档案征集与管理工作通常会选取文化层次较低的人员进行，这些工作人员上岗前未曾接受专业的岗前业务培训，不了解如何科学有效的征集档案，专业性较差，影响了档案征集工作的质量和开展进程[2]。

3 档案征集工作的基本要求

1）保持档案的完整性。相关单位的档案征集工作需要做到将所有在归档范围内的档案进行征集，保持档案的完整性，真实体现该单位的工作状态和面貌，详细呈现工作历史的全过程。将项目建设、单位的机构改革、举行的教育活动和巡视整改活动、科研课题等完整的记录在档案中。如果档案资料整理的内容不全面，就会导致档案无法真实体现该工作的开始、发展和结束的历程，档案的应用性也就下降。

2）保持档案的真实性。征集的档案必须将该企业的工作历史真实的反应出来，严厉打击档案弄虚作假的现象，从而使工作人员或单位的合法权益得到保障。想要保持档案的真实性，首先需要核查资料的真实性，例如要核查该单位每年的党员和工资花名册，保证这些资料与党员统计数据和工资库的数据一致。同时，还要核查档案资料所盖公章是否符合标准，字迹是否存在修改的痕迹以及资料是否全面和规范等问题，保障档案资料的真實性。

3）保持档案的有效性。档案征集工作的相关工作人员需要及时收集、整理需要归档的档案资料，避免出现较多的零散文件，保证档案的有效性。同时，档案归档人员也需要具有辨别零散档案资料的能力，保证归档的有效性和质量，这样档案征集工作收集到的档案才能被有效利用，避免出现人力资源以及资金投入的浪费现象[3]。

4 新时代促进档案征集工作发展的有效措施

1）增强领导对档案征集工作重要性的认识。各个单位的领导需要与档案管理部门协作，支持和配合档案管理部门的档案征集工作，确保档案征集的完整性、真实性和时效性。此外，档案管理部门需要加大档案征集工作的宣传，增强单位领导对档案收集意义的认识程度，承认档案征集工作是促进单位建设和保障单位工作历史真实记录的重要环节。同时需要将档案征集有关的法律法规告知单位领导，让他们严肃对待档案征集工作，自觉将企业档案归档。

2）完善单位的档案归档制度。各个企业和单位要想确保档案资料的完整性和有效性就必须做好档案归档制度的建立工作。归档制度的建立需要以各单位的实际情况为基础，逐渐摸索出最适合我国单位发展特点的归档制度，并将建立的归档制度纳入相关的管理制度当中，明确每个部门的责任与义务，合理分配劳动资源并定期考核档案归档的质量。例如，在公路工程建设项目竣工后开展的验收工作需要有相关的档案人员的参与，将建设项目的施工图纸以及施工资料等完整的提交，在验收合格后才可以支付项目工程款。

3）加强档案管理与其他部门合作。档案管理的员工与其他部门的员工各司其职，对档案管理以及文件资料的形成等工作的熟悉程度不同，只有各部门协作，加强业务沟通，才能保证单位正常运行过程中形成的文件等需要进行档案收集的资料能够有效管理与归档。其次，各部门的业务人员通过与档案管理部门的沟通交流，也会掌握一些档案征集和管理的常识，了解需要收集的档案资料的正确标准。各个部门协作便能打造一个高效的档案征集与管理的系统，便于保证档案资料的完整性，提升档案征集工作的工作效率。

4）加强档案人才队伍建设。高水平高素质的档案人才可以提升档案征集工作的水平。相关单位需要引进专业的档案管理人才，注重档案管理人才的培养，让他们掌握档案管理的新理论和新技能，为档案征集工作的顺利开展奠定基础[4]。

5 结语

综上所述，新时代档案征集工作的重要性越来越高，档案征集工作的顺利开展也影响了各个单位的长远发展，需要把该工作放在各项工作的重要位置，关注档案管理工作的开展水平，保障档案的合理有效利用。促进档案征集工作发展，需要加强档案管理人员的人才队伍建设，完善档案归档制度，增强领导对档案征集工作重要性的认识程度，并加强档案管理与其他部门合作，不断发挥档案工作的优势。

参考文献

[1]吴元伟.浅谈企业档案收集与监督指导[J].兰台世界，2019（S2）：109.

[2]邱莹.人事档案材料的收集与整理研究[J].传播力研究，2019，3（30）：246.

[3]齐晓磊.新时期档案资料收集工作初探[J].兰台内外，2019（21）：45-46.

[4]林晓芳.新时期事业单位档案管理创新思路的探讨[J].农场经济管理，2018（03）：57-60.