事业单位档案管理存在的问题与对策分析

赵晓琳

摘 要：在社会发展步伐不断加快的大环境下，档案管理工作迎來了前所未有的机遇，工作水平也逐渐有所提高，但在此过程中，该项工作也仍旧面临着大量的挑战。本文首先对档案管理工作的重要意义及工作内容进行了基本的介绍，接着列举了档案管理中常见的几类问题，最后根据现存的问题，分析并总结出了有效的解决策略。

关键词：事业单位;档案管理;问题;对策;浅（分）析

1 事业单位档案管理工作的概述

1）事业单位档案管理工作的主要内容。档案作为事业单位经营管理阶段的基本信息来源，在单位决策及发展过程中起到了关键的作用。档案管理工作涵盖了单位内各项事务的真实记录，从而使单位的变化历程能够被完整地显现出来。在事业单位的运行过程中，档案管理的内容涉及了文化卫生、科学教育、财务状态、人事情况、工程建设等领域，在一定程度上为国家档案管理提供了信息帮助，具有极高的参考价值和社会价值。

2）事业单位档案管理工作的重要意义。从宏观角度来看，事业单位的档案管理工作与国内经济及社会的稳定发展之间存在着必然的联系，由此可见，档案管理工作的顺利开展具有非同一般的意义。与此同时，加强档案管理工作，能够为事业单位的发展进步打下坚实的基础。举例来说，在举行大型活动或重大会议的过程中，事业单位必须安排工作人员要对现场的实际情况进行准确记录，同时，在单位人员出现调动时，也应及时办理人事档案转移手续并记入档案，从而为日后的工作提供可靠的数据支持。此外，由于事业单位的档案内容包括了对单位各项业务工作的记录，这也为日后工作记录的查询提供了极大的便利，从而能够使单位整体的工作效率得到明显提高。

2 事业单位档案管理中存在的几类问题

1）档案管理工作的规范性和安全风险防控有待加强。在事业单位的档案管理工作中，仍存在大量的不规范行为，这些行为具体表现在以下几个方面：第一，在档案的收集过程中，部分事业单位对数据信息的收集并不加以重视，并未对职工个人的素质水平、综合评价及奖罚情况等内容进行清晰的记录，所收集信息的范围并不合理。第二，在档案的整理过程中，有些管理人员并未对信息数据进行核实鉴定，从而导致所持数据存在真伪问题。与此同时，由于档案管理的标准并不统一，不同档案的分类问题也很难及时得到解决。第三，在档案的利用过程中，有些档案管理人员并未按照已有的利用程序来对档案进行利用，甚至出现将档案外借的行为，严重破坏了档案的隐私性，给单位档案信息安全带来了一定的威胁。

2）档案管理工作的信息化水平有待提高。随着网络技术的迅速发展，各类信息技术正在逐渐渗入行业领域。信息技术的合理利用，给各行各业的工作开展带来了极大的便利。然而就目前来看，国内部分事业单位的领导人员并未意识到信息技术的优势，因此对档案管理信息化建设工作并不予以重视，而是保留原有的复印查阅的方式，这种行为会导致档案管理工作的效率停滞不前，事业单位的工作水平无法得到应有的提高。与此同时，有些事业单位虽然引入了充足的信息化设备，但由于技术人员的紧缺，大部分工作人员并不能熟练掌握信息化档案管理的操作方式，从而使得设备只能被闲置，给单位造成了极大的浪费。

3）档案管理人员的综合素质有待增强。档案管理工作包括了对档案的收集、整理、保管、编目检索、编辑研究、统计利用，以及对相关文件的组建分类、排列编号等多个环节，具有较强的专业性、复杂性以及连续性，对工作人员的专业能力水平、知识储备量、信息技术操作水平等方面具有较高的要求。然而，就当前的实际档案管理工作情况来看，部分工作人员的综合能力水平并不高，对管理知识的掌握程度较浅，工作态度也相对比较消极。首先，部分管理人员并未意识到档案管理工作的作用及意义所在，责任心并不强，这就会导致事业单位的档案管理水平被大大降低。其次，在大多数事业单位的工作过程中，管理人员很少受到专业的档案管理培训教育，有些工作人员甚至对档案管理的基础知识都极为陌生。与此同时，随着各类新型技术不断被引入档案管理工作中，大量档案管理人员并不能及时掌握新型技术的应用方法，缺乏能够与时俱进的管理人才，这也给事业单位档案管理工作的开展带来了一定的挑战。

4）领导层对档案管理工作的重视程度不够。很久以来，大部分领导干部对档案管理工作的认识程度不够，存在认识的误区，认为档案管理工作不会给单位带来经济利益，只是简单的装订归档、做好记录、不丢失就可以，但这种思想误区已经不适应了现代管理的要求。

3 加强事业单位档案管理工作的有效策略

1）建立健全相关的档案管理制度规范。想要切实推动事业单位档案管理工作更好更快地发展下去，各单位应不断提高对档案管理工作的重视，并尽快建立起科学可靠的管理制度。首先，事业单位应严格依照国家相关法律的要求，依据本单位的实际发展状态，制定出真正适用于本单位的科学管理制度。制度的内容应包括对档案归档立卷、保管利用、鉴定销毁、统计保密等方面的具体要求，同时还应对档案管理人员的权责进行明确的划分，确保制度的建立具有绝对的可操作性。其次，在档案管理制度规范建立完成后，各事业单位还应将相关制度准确落实到位，加强对相关制度的宣传推广，确保档案管理人员能够严格依照制度规范完成工作。

2）强化档案管理人员的安全风险意识，加强综合素质的提升培训。在事业单位的档案管理工作中，管理工作的质量与工作人员综合素质水平的高低存在着紧密的联系。各事业单位必须要注重加强对相关人员的综合能力培训工作，首先，各事业单位应从档案法律、风险意识、相关案例分析及警示教育等层面入手，加强对相关法律内容的教育工作，确保每位管理人员都能切实掌握《中华人民共和国档案法》的内容，强化风险防范意识，并自觉成为一种习惯，以便为后续管理工作的开展提供可靠的法律保障。其次，从专业技能层面入手，加强对档案管理知识及相关信息技术的教育培训工作，强化他们的专业实践能力。最后，从职业素养层面入手，即通过组织演讲、教育宣传等方式，全面提升管理人员对档案管理的重视程度，从而更好地激发他们的责任感，提高管理人员的思想水平。

3）全面提高事业单位档案管理的信息化水平。就目前的发展态势来看，事业单位档案管理信息化已成为必然结果，而信息化档案管理工作的开展，能够在一定程度上提高档案的管理质量水平，加快档案管理工作的效率，从而推动事业单位档案管理工作更加稳定顺利地开展下去。因此，各事业单位应尽快认清当前的发展情况，从各方面入手，加快事业单位的信息化建设脚步。首先，在硬件方面，事业单位需要及时引进必须的信息化设备，例如计算机设备、UPS电源、单独的服务器、防火墙访问控制、网略权限控制等相关的软硬件，这也是确保信息化档案管理工作能够顺利开展的首要任务。其次，各单位应尽快建立起档案数据库，并通过利用相应的软件来对数据进行查询、录入等操作，从而有效提高数据的准确性。除此之外，事业单位还应谨慎提防信息安全问题，对计算机设备定期进行杀毒，避免档案信息出现安全问题;在计算机维修期内，注意随时可能存在的风险点，主动采取应对措施。

4 小结

随着国内各个领域信息化建设的不断推进，档案管理工作的开展也更上一层楼。事业单位应及时转变传统的思维方式，积极建立起科学可靠的档案管理制度。同时，各单位还应积极创建新型的管理模式，加大对相关设备资源的投入，加强对新型信息技术的合理利用，不断增强对工作人员的能力培训工作，从而有效提高事业单位档案管理工作的质量水平。

参考文献

[1]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015（13）：179.

[2]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J].2011（06）：341.