基层单位提升档案管理水平的探索与实践

胡志琴

摘 要：安徽省驷马山引江工程管理处作为一个基层水管事业单位，近30年来围绕档案管理水平的提升目标，重点采取 “四个注重”措施，即注重思想观念引领、注重人财物投入、注重制度建设、注重开发利用，发扬钉钉子精神，坚持不懈地开展探索与实践，文章总結了他们的做法和经验，值得基层单位档案工作参考和借鉴。

关键词：档案管理;高质量发展;经验做法;基层单位

安徽省驷马山引江工程管理处是安徽省水利厅直属事业单位，成立于1972年，承担着安徽省最大的提水农业灌区-驷马山灌区的建设和管理工作，直接服务于“三农”。自上世纪九十年代以来，该处围绕档案管理水平的提升，持续开展探索与实践，取得了良好的成效，1992年在安徽省率先达到科技事业单位国家二级水平，1997年又在安徽省率先达到国家一级标准，2012年达到安徽省档案局机关档案工作目标管理省一级标准。面对新时代，该处按照档案高质量发展的总目标，继续发扬钉钉子精神，进一步采取措施提升档案管理水平，2018年顺利通过省目标管理一级标准复审认定，并于2017-2019年连续3年获单位驻地政府马鞍山市档案目标管理考核“优秀”单位称号。

1 注重观念引领，为档案管理水平提升奠定思想保证

思想是行动的先导，没有思想的引领，就不可能有行动的坚定。这是近30年来该处提升档案管理水平的首要体会。

1.1 处党政领导班子先行学习，示范引领

该处成立后，面对繁重的建设和管理任务，档案工作一度曾经被忽略，文件材料散乱堆放，致使有关重要材料丢失，给工作造成了严重的影响。总结惨痛教训，并利用1987年《中华人民共和国档案法》颁布实施的契机，处党政一班人召开专题学习会议，邀请档案专家讲解《档案法》及其《实施办法》等有关档案的法律法规，认识到了一切国家机关、企事业单位和公民都有保护档案的义务，企业事业单位档案机构或档案工作人员负责保管本单位档案，应当归档的材料的必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为已有，损毁、丢失属于国家所有的档案等行为属于违法行为，构成犯罪的要依法追究刑事责任。通过不断的学习，党政一班人对档案的内涵和外延，对档案在工程建设和管理中的凭证和参考作用的认识日益加深。近30年来，班子换了一届又一届，但处党委理论学习中心组始终把档案方面的理论和制度作为重要内容，每年均要组织若干次专题学习，实现了对档案价值和重要性认识的与时俱进，不断提高，为谋划档案工作顶层设计、加强对档案工作的领导提供了可靠的思想保证。

1.2 加强宣传，不断提升全员对档案的认知

没有广大中层干部和职工群众对档案的正确认知和全员参与，即使有高层领导的推动，但由于难被理解和认同，工作执行力就打折扣。处党政一班人充分认识到这一点，以加强宣传为突破口，努力厚实提升档案管理水平的群众基础和工作氛围。利用单位的网站、工作简报、业务会议、干部培训等载体，开展了全方位、立体化、常态化的档案宣传教育。特别是进入新时代以来，每年组织一次由中层以上干部和专兼职档案人员参加的培训班，邀请专家授课，不断丰富干部的档案素养，有力地防止了“肠梗阻”，不断增强了有关档案工作目标和措施落地的自觉性;大力开展国际档案日的宣传，通过展板、橱窗、OA办公网等手段，向广大群众诠释“档案在你身边”、“档案——与你相伴”、“档案与民生”、“档案——我们共同的记忆”等宣传主题，向职工发放《中国的世界记忆遗产》宣传册（折页），让档案走近群众，不断增强广大群众珍惜档案、爱护档案、利用档案的意识。

2 注重人财物投入，为档案管理水平提升提供硬件保障

2.1 组建档案综合管理机构

根据《档案法》对档案要实行集中统一管理的原则，该处于1990年8月成立了综合档案室，对科技、文书、会计、声像、实物档案和科技图书实行集中统一管理。30年来该处内设职能机构不断变革，但综合档案室始终保持独立建制，对全处各类档案实行集中统一管理的原则一直坚持不变。

2.2 建全档案管理组织网络

组建了以档案室为中心的、上有该处分管领导任组长、下有各职能科室和各直属单位兼职档案员的网络，明确组织成员各自档案工作职责，横向到边、纵向到底的管理组织网络，使得全处档案工作层层有人抓，级级有人管，档案工作由档案室人员单打独斗的不利局面由此得到有效解决。

2.3 选优配强档案专职人员

根据《档案法》档案管理要实现现代化的目标要求，该处及时调整档案管理岗人员的配备标准，按照政治素质好、专业水平强的新标准选拔人员，并在90年代从高等院校要来档案专业大学生，组建了专业化的管理队伍。现档案室2名档案专职人员1人为档案副研究馆员，1人为高级工程师，均为大学本科学历。档案组织网络中的26名兼职档案员，均为中专以上学历且接受过档案专业教育和培训，他们热爱档案事业，岗位工作保持相对稳定，为提升档案管理水平提供了有力的人才保障。

2.4 配齐档案设备设施

对档案室的库容、设施、安全等，严格按照国家标准进行建设。在办公用房严重不足、人员工资难以保证的90年代，该处仍然想方设法调剂出一座独栋小楼作档案库房，并将本来计划配备给处党政班子成员的第一台空调、第一台电脑、第一台复印机等办公设备均调剂配置给了档案室，力所能及为档案管理创造良好的库存和办公条件。经过30年的不断努力，现综合档案室面积为238平方米，并实现了库房、调阅室、办公室“三分开”，另有100多平方的档案展览室，库房全部用上了档案专用密集架，扫描仪、静电复印机、防磁柜、光盘刻录机、去湿机、切纸刀、吸尘器、照相机、温湿度仪等工作专用设备一应俱全，干粉灭火器、防霉驱虫药、监控设备、防盗门窗等“十防”安全措施全部到位。

2.5 构建信息化工作平台

新时代我国档案信息化建设的步伐日益加快，信息化已成为提升档案管理水平的重要路径，为此近年来该处投入经费，购置了智能办公系统和宝葫芦档案软件两套软件，实现了电子收发文目录级和电子原文检索方式查阅利用，大大提升了管理现代化水平。给档案电脑安装了正版防病毒软件，进行病毒实时监控，保证了电子文档的真实、完整、安全、有效。

3 注重制度建设，为档案管理水平提升提供“法治”支撑

3.1 贯彻国家标准和规范

制度建设的首要任务是要遵守国家的有关档案标准和规范，这是依法治档的应有之义。这方面该处由于是地处农村的基层单位，获取国家标准和规范渠道不多，成了提升档案业务建设的制约。为弥补短板，该处积极向上级机关争取培训名额，安排档案人员参加水利部、安徽省档案局有关业务培训班，准确领会和把握《归档文件整理规则》、《照片档案管理规范》、《技术制图复制图的折叠方法》等一系列的标准和规范，案卷合格率指标逐年稳步提升。

3.2 建全单位各项工作制度

根据国家有关档案工作的方针、政策、法律和相关规定，结合基层单位工作实际，建立健全了档案归档、整理、保管、移交、统计、鉴定销毁、保密、借阅利用、责任追究等20多项主要管理制度，还建立了《文书档案归档整理工作流程》等9项档案工程流程。这些制度紧密结合工作实际，具有独创性，成为该处依法治档的重要支撑。2016年该处起草的《水利工程建设项目档案整编规程》，经安徽省质量技术监督局发布，成了安徽省地方标准（DB34），成为该处制度建设的标杆。

3.3 构建同步发展工作机制

要持续推进档案管理水平提升，重要的抓手之一就是构建起档案工作与单位业务工作同步发展的工作机制，根据这一思路，该处采取“三纳入”措施，即将档案工作纳入单位五年规划和当年度计划，纳入处党政领导工作的议事日程，纳入单位和相关岗位职工的业绩考核中。譬如，该处档案管理工作占单位综合考核占总分值的2%，每年组织2次检查考核，经过多年的努力，现在各单位开展部署、检查、考核、验收等业务工作时，基本形成了同步开展档案相关工作的 良好习惯。

3.4 落实制度不打折扣

党的十九届四中全会指出，制度的生命力在于执行。档案水平要提升，必须要让制度长牙带电。譬如，依据《归档范围》，应归材料应按时归档，但总有少数部门和人员出于自身使用方便，私建小档案柜，不愿履行归档义务，为此，该处将“一票否决权”授予档案室，规定基建项目竣工验收、仪器设备开箱验收、职工技术晋级、职工调离工作岗位、年度评先评优等情况时，需有档案人员出具其归档情况的意见，无档案部门签字财务部门不得办理工程设备报销，人事部门不得办理晋升、调离和评优等，使得文件材料归档难、归档材料完整难等问题得到破解。

4 注重档案资源的开发利用，在服务中提升工作成效

在档案的收、管、用三个核心环节中，把档案作为一种资源进行开发利用是档案工作的终极目的，它既检验着档案工作水平高低，又反过来促进着档案管理问题的改进和水平的进一步提升。

4.1 多方式提供全方位服务

在传统观念中档案利用就是做好档案查询借阅工作，但这远遠不能满足新形势下利用者的用档需求，经过探索，该处还采取制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录等多种方式为职工群众服务。2019年针对40年一遇的特大旱情，档案部门就主动将相关的档案目录印发给处党政领导和防汛抗旱等业务部门，使他们能够及时了解可资利用的档案情况，引导他们顺利查档，充分发挥了档案的价值和作用。

4.2 丰富检索工具提升服务效率

相继建立健全了案卷目录、归档文件目录、卷内目录等检索工具，面对信息化新形势，积极研究，初步实现了档案与智能办公系统的对接，将单位智能办公系统下载的电子收发文件链接到档案软件中，通过编制目录检索，可直接显示电子原文。电子发文有电子签章，电子收文为pdf格式，可通过计算机检索，调阅档案迅速、准确，大大提高了工作效率。

4.3 加强编研提供深度服务

组织力量编写了全宗说明、组织沿革，围绕单位中心工作开展基础数字汇编，按年度开展本单位发文汇编，并编制了《水行政执法工作手册》、《廉政风险防控管理手册》等专题编研材料。

4.4 开展利用典型案例汇编

为充分发挥利用典型案例对档案的宣传作用，档案人员会同利用者，对开发利用中的典型案例进行整理，《档案利用典型案例汇编》中已收集了近百个案例，生动再现了档案在单位防汛抗旱、工程建设、日常管理等各方面均发挥着显著的效益。譬如：1995年应处乌江泵站相继对6台同步电机励磁装置进行技改，在实施中借助原图纸，采取LZK-1型同步电机励磁装置控制器进行替代，取得了预期效果，相较原先确定的整个励磁系统更新的方案，节约了经费20万元，其中5.9万元系利用档案创造的经济效益。

参考文献

[1]张静.大数据时代事业单位档案管理服务水平提升研究[J].兰台世界，2019（S2）：76-77.