浅谈档案安全管理应急体系建设

李蔚娟

摘 要：随着社会的不断发展与进步，城市建设步伐加快，尤其是城市化进程的推进，城建行业更显突飞猛进的发展势头。档案是城市发展建设的缩影，记载着城市建设的点点滴滴，极具保存与研究价值。因此，要重视档案安全管理，积极构建应急管体系，有效应对档案管理中的突发状况，保证档案安全免受威胁，维护档案资源的安全性与可靠性，切实提升档案管理质量，为城建事业的稳定与可持续发展提供保障。

关键词：档案;安全管理;应急体系

目前，城市化建設加速，城市规划、建设以及管理水平全面提升，档案规模不断扩大，整个档案管理工作面临诸多挑战。档案记载了城市发展的重要信息，极具保存价值，因此，需要全面维护档案资料的安全性，重视做好应急管理，构建科学高效的管理体系，减少不安全因素的存在，最大限度维护档案的完整性，为其价值的实现创造有利条件。

1 档案安全管理应急体系的必要性

从档案社会地位分析，能够为城市规划、建设以及管理提供基础性资料，也是工程建设后期养护管理的依据;对于社会发展，灾害与灾难时有发生，一旦出现，势必威胁档案安全性，其完整性、保密性以及价值性势必遭受影响。档案管理部门的应急管理必须得到重视，以便全面做好应对突发事件的准备工作;档案管理安全应急体系建设受到档案管理机构的关注，积极出台相关法律法规，构建应对自然灾害与突发事件的防范与应急处置机构，建立相关预案，成立档案安全应急处置协调部门，最大限度降低突发事件对档案安全的危害。这些工作都体现了档案安全管理应急体系的重要性，是其在档案管理部门得以贯彻与执行的依据。

2 档案安全管理应急管理中存在的问题

1）缺乏对档案安全应急管理的重视，风险防范观念薄弱。立足档案管理领域，存在一定程度的“重收集、轻管理”的问题。在重视档案日常管理的同时，安全管理不到位。在日常宣传与培训工作中，尽管也会涉及一些安全管理方面的内容，但档案防灾减灾、应急抢救方面的知识却是少之甚少，对相关技能与知识的培训严重不足，使得档案管理人员在思想上缺乏对档案应急管理的深刻认识。另外，在档案管理相关文件中，对档案应急抢救工作研究有限。

2）安全应急管理制度和应急预案机制建设滞后，管理缺乏规范性。在档案馆建设管理中，安全管理措施存在很多问题，尤其是安全应急管理更是不到位，突出体现在安全应急管理机制的匮乏。一方面，在档案管理制度中，尽管对工作职责、岗位要求等都进行详细规定，但是，对应急指挥、档案抢救方面的规定却很有限。另外，档案馆即便设置了一定层级的预警计划，但是，种类单一，缺乏对突发事件的系统涵盖，很多存在严重的形式化现象，尤其是未针对预案进行有效的实践与演习，很难保证在发生突发事件时，预案的有效性、可行性以及可靠性。

3）资源投入严重不足，延缓应急管理体系建设步伐。纵观当前档案馆应急管理，重大的阻碍源自资源投入的不足，经费有限，很难真正实现应急保障能力的增强。档案部门应急管理离不开资金、技术、设备等多方面的大力支撑，这也是构建有效保障体系的根本。但是当前，档案部门投入严重不足，资金有限，技术滞后，设备升级更显缓慢，一旦发生重大突发事件，很难实现对档案资源的有效保护。

4）信息安全保障不到位，安全隐患较大。随着信息技术影响力的不断扩大，信息安全隐患一直存在，档案信息化建设也存在诸多不安全因素，主要源于数字化转化进程中诸多因素的影响，如复杂的人员操作、安全保密措施的漏洞等。另外，对于档案信息化建设，突出的特征是网络互通与信息共享，加大外界入侵与攻击概率，加之信息安全措施不足，缺乏系统的安全保护措施，安全手段升级更新不及时，信息技术发展滞后，在根本上威胁档案的安全性。除此之外，档案管理领域专业的信息安全管理人员匮乏，一旦发生突发性事件，很容易使档案管理系统被攻击，造成档案信息流失。

3 如何加快档案安全管理应急体系建设

1）积极树立档案风险防范理念，将安全应急管理纳入档案管理实践。在档案管理中，突发性事件的产生源于多个方面，无法进行准确的预知，更多处理模式都是基于经验的总结、知识的积累以及全方位的推断分析。因此，要具备较强的风险观念与意识。要重视加强应急管理教育与培训，积极构建完善的档案安全应急预案，发挥部门之间的配合作用，掌握预案措施的流程与环节，增强防灾与救灾能力。另外，要将应急管理与相关法律法规进行结合，将应急管理工作纳入考核范畴，保证能够实现与档案管理业务的有效结合，以便在应对突发事件的时候，更加游刃有余。

2）构建科学规范的制度、标准和应急预案机制，强化应急管理的制度性保障。对于档案安全应急管理，完善的机制与规范不可或缺，需要加强法治化与规范化，发挥制度对体系的保障性作用。首先，要制定严格的管理标准，增强标准适用性，尤其是面对突发事件，依托严格的规范，保证各种形式的档案都能够得到有序的应急处理。其次，要合理进行职责划分，推广领导负债机制，主要进行应急预案的制定、责任分工等工作的安排，将各部分责任落实到人。再次，要对应急预防预警制度进行完善，尤其是对一些突发的灾难性的事件资料进行收集，重视数据的监测与分析，全面做好应灾准备工作。第四，全面做好应急保障措施，主要是对各种物资进行准备，涉及人力、物力、通信等多方面，保障档案馆藏抢救的顺序科学，将档案馆常规维护落到实处，做好安全设备监测与维护工作。第五，在档案管理中，备份是至关重要的环节，尤其是异地备份更是重点，要构建相关制度。面对信息技术的引入，档案数字化建设需要加强，以便最大限度降低突发灾害中的损失。依托数字化，能够有效减小空间占用，为存储提供便利，支持异地保存以及快捷检索查阅，大大节省时间，提高工作效率。

3）全面做好应急管理资源储备，保证落实到位。首先，要以人力资源准备为基础，全员范围内增强人员素质，提升档案安全保障能力，落实人员培训与教育，为档案安全提供可靠的人力资源保障。其次，落实物资储备。一方面，档案馆的库房要保障设备齐全，安全装备到位，以便满足应对突发事件的应急处置的需求，涉及保护设施设备以及各种耗材等，定期进行维护与更新。再次，加大资金投入，落实财政资源准备，对资金进行专人管理与专项使用制度相结合的模式，做好监督。

4）重视智慧型馆库系统建设，为应急管理创造条件。随着档案馆馆藏数量的不断增加，对于档案的安全方面显得尤为重要。由于我市地处岭南，属于多雨、强对流天气多发的地区，纸质档案库房在此环境中容易出现各种特发事件，如虫霉、渗水等问题，结合日常的防盗、防火要求，除要求专人对库房值守外，能做到24小时监控的只能靠技术防控，即建立智慧型的馆库系统。系统开发可集中管控的环境监控、安防监控、温湿度监控、门窗系统、浸水监控等档案馆常用管理模块，实现库房区域的科学管理，为应急管理创造条件。除此之外，要加强对档案存储库房相关设备与设施的维护，尤其做好巡检，全方位进行防护，以便能够及时发现安全隐患，将安全风险降到最低。

面对城市建设的飞速发展，档案管理工作备受瞩目，应急安全管理成为不容忽视的管理环节。要正视档案应急管理的重要性，分析当前管理实践中存在的不足，有针对性的进行应对，提升应急管理水平，有效维护档案的完整性与安全性，为城建事业的健康发展提供保障。

参考文献

[1]刘洁贞.“数字政府”背景下的档案利用优化策略研究[J].兰台内外，2019（14）：5-7.

[2]王凯.建立新型智慧城市背景下的档案管理工作[J].办公室业务，2019（08）：122+138.