如何做好事业单位档案管理

朱玲

摘 要：近年来，档案管理在事业单位历史发展过程中的地位日渐提升。特别是随着信息化建设日趋完善，档案管理领域也开始应用信息技术提升档案管理的效能。档案是记录事业单位成长过程的载体，事业单位在发展过程中所经历的机构调整、合并重组、人员调配等，都会形成档案。与此同时，档案记载的案例、历史经验、数据信息等也为事业单位的顶层设计与长远规划提供了战略支持。可以说，档案管理正发挥着重要作用。因此，必须进一步提升档案管理的核心要素，增强核心竞争力，才能够更好地推动事业单位的长期可持续发展。

关键词：事业单位;人才档案;档案管理;对策

事业单位档案管理人员构成了“人”的要素，随着档案管理向信息化、智能化趋势发展，提升他们适应时代要求的档案管理能力则成为第一要务。档案管理的对象则构成了“物”的要素，事业单位档案管理对象涉及科研、人事、文书、图情等多个板块，所以实现对这些档案对象的开发与利用则成为做好事业单位档案管理的落脚点。

1 新时期事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作业务基础不强

有些事业单位缺乏较强的档案管理工作意识，也不重视国家有关法律法规在事业单位工作实践中的真正落实，不利于提升档案管理工作效率和工作水平。有些事业单位自身缺乏较强的档案管理基础业务能力，出现管理混乱的情况。基础工作质量关乎到档案管理工作效率。就现阶段的情况来讲，我国很多事业单位自身都尚未建立和健全档案管理工作制度，也没有一套科学规范的档案管理工作标准。很多事业单位尽管建立档案管理机制，但是由于多方面的原因而不能将其在工作中落实到位。档案管理工作缺乏专门的人进行负责，这样容易导致档案管理工作缺乏标准化和合理化，进而导致档案信息的价值不能充分发挥出来。

1.2 档案管理方法缺乏创新

想要提升事业单位的档案管理工作效率，必须要不断改变现有的档案管理工作方式。随着社会的日益发展和进步，事业单位的档案管理工作压力不断加大，而且档案管理方式也是多样化的。然而许多事业单位还是采用传统的方式进行档案管理，使事业单位的档案管理工作无法更新。并且有些事业单位的档案管理部门尚未结合自身的实际需求，不断创新档案管理制度，也没有迅速整理重要的档案信息，更加没有将档案的归档以及装订工作真正落实到位。由于受到档案管理条件带来的影响，并没有实现档案管理工作的现代化。并且有些事业单位在档案管理工作中仍旧采用手工管理方式，导致一些宝贵的档案资源不能合理运用，这样就很难充分发挥出档案资源的重要价值。

1.3 档案管理设备过于陈旧

由于档案管理在很长时间里都没有得到相应的重视，因而无论是基础的设施，还是相应的技术设备，都很难得到足够的经费支持。设备维护的次数也非常少，许多设备因缺乏有效的维护，严重损坏，不能使用。此外，一些事业单位的档案管理设备配置不齐全，仅仅能够完成基础的档案归档，给新时期其他档案管理工作的开展形成了不小的阻碍。对于新时期的档案管理工作而言，各项仪器设备属于必备的工作条件，如若得不到及时的更新，必然会影响工作效率。

2 做好事业单位档案管理的方法措施

2.1 以思政教育提振档案管理人员的岗位能动性

在“不忘初心、牢记使命”教育活动的推动下，单位党委应组织档案管理人员对标、对表找自己的工作差距，并在教育活动中向档案管理人员提出工作要求。工作要求应包含这样几个内容：1）应发挥档案管理工作的职能优势，努力助力区域社会保障工作的精准开展;2）应发挥自己的专业优势，为单位更好的服务社会、服务群众做出贡献;3）应发挥党员职工的先锋示范效应，勇于承担档案资源开发与利用的重任。与思政教育工作相配合，基层党支部应聚焦目前的档案管理工作短板，帮助档案管理人员深化岗位意识建设。

2.2 提升档案管理数字化的软硬件性能

第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。

第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。

第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各类终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。

第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。

2.3 改变档案管理传统观念

构建新颖的、与现代社会发展相契合的档案管理机制，从而完成事业单位档案管理信息化构建的工作任务。总的来讲，基于信息化建设环节，首要任务是改变档案管理传统观念，融入信息化思想，增设档案管理制度，从实际入手，结合管理现状加强责任体系，突出信息化管理的严谨性。另一方面，在改变理念的基础上，依照法律条例，加大监管审批力度，加强事业单位档案管理工作效率。

2.4 建立和健全档案管理工作体制

建立和健全档案管理工作体制，是完成档案管理工作的关键，也是重要的环节。对于事业单位档案管理工作中出现的问题，需要科学制定工作标准，明确提出档案管理工作的各项要求，这样可以显著提高档案管理工作效率。首先，事业单位需要充分认识到自身的发展特征，结合自身的实际发展情况，制定符合事业单位发展目标的档案管理体制，进而清楚明确档案管理工作内容和工作方向。就档案管理工作体制来讲，需要合理设置专业管理机构和每个工作岗位的职责。其次，必须要充分体现出档案管理体制的公平性，只有利用制度进行约束才可以具有平等性，才可以使制度对工作人员的一切管理行为进行规范。制度中不仅明确前线人员的工作职责，而且明确事业单位管理者的档案管理工作内容，将责任真正落实到个人，明显提高管理水平。

2.5 推动档案资源的综合利用

档案管理的主要对象是各种档案资源，而很多档案资源的主要价值是无法在当前直接呈现的，因而许多档案都处于长期搁置的状态，得不到有效的利用，这样无疑是对档案资源的浪费。新时期的事业单位档案管理，需要逐步推动档案资源的综合利用，使得档案资源的价值得到充分展现。

3 结束语

综上所述，在新的历史时期，现代档案管理技术的发展为事业单位人事档案管理带来了发展机遇，而如何有效应用现代档案管理技术并规避现代档案管理技术所带来的风险，则是对人事档案管理部门提出的挑战。在此背景下，事业单位人事档案管理部门需要重视转变工作理念并对人事档案管理工作的持续优化路径做出探索，从而为人事档案管理工作更好适应时代发展提供良好保障。

参考文献

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