纪念馆实物档案管理探究

摘 要：实物档案的管理是纪念馆各项工作的核心，是重中之重。这需要首先做好实物的档案的征集工作，提高广大群众的文物收集意识，积极配合文物征集工作。其次要整合资源，挖掘实物档案背后的故事、并进行收纳与整合。在此基础上做好档案管理人员的配备，制定管理制度对纪念馆实物档案进行科学合理的保存管理。本文就纪念馆实物档案的含义、价值、类型做了简要的分析，列举出实际管理过程中存在的问题及不足之处，并提出相关的解决策略，以期能和同行业人员互通有无，互相学习探讨为提高我国纪念馆实物档案管理的整体水平献计献策。

关键词：纪念馆;实物档案管理;背景故事;现状;问题;策略

1 纪念馆实物档案简介

1.1 纪念馆实物档案的内涵

纪念馆是对人类文化及自然遗存文物进行陈列、展览、欣赏学习与宣传的重要场所。出于陈列展览的需要纪念馆通常需要向社会征集各种各样的展品，以满足纪念馆档案载体的种类多样化，其中以实物档案最为突出。实物档案是通过整理、收集、整合等方式获得的有历史价值的珍贵实物或名人物品。实物档案是纪念馆馆藏的重要组成部分对历史文化的展示和宣传起着非常重要的作用。

1.2 纪念馆实物档案的意义

1）实物档案具有非常丰富的现实意义和历史意义。与文字数据等虚拟的物品来说实物档案更具有直观性、形象性和说服力。实物档案的现场感、形象性、直观性的特征是其他展品无法取代的。齐全完整、内容丰富的实物档案更能够对历史面貌做出更全面真实的反映，满足人们不同的观赏需求、是反映历史面貌的重要的依据和凭证。2）实物档案可以使藏品内容更加丰富，藏品结构更加优化。实物档案是国家的有形财富，具有重要的历史价值和现实意义，丰富多样的实物档案可使藏品内容更加丰富，藏品结构更加优化。3）通过实物档案征集，加强文化宣传交流。实物档案不仅可以以实物的方式展览，还可以以电子图片、三维影像等资料供人们学习交流，了解实物档案的历史背景和故事文化，更加有利于文化的交流和传播。

1.3 纪念馆实物档案的类型

实物档案类型的类型是根据纪念馆的主题而来的，其類型也多种多样各不相同，例如有的纪念馆主要收集遗物（衣物、书稿、信件）等等，这些都属于是实物档案。

2 纪念馆实物档案管理过程中存在的问题

通过实地考察一些纪念馆实物档案的管理情况发现目前的纪念馆实物档案管理存在着一些问题，使其使用寿命不能很好的得到维护，其利用价值也没有很好的被开发和挖掘，以下是作者对这些问题做出的简单的分析。

2.1 过度重视展出的实物，忽略了未列入展览的实物的管理

对于需要公开陈列和展览的实物许多纪念馆都非常重视，管理工作做的也比较细致认真，却忽视了未列入陈列展览的实物。这些实物知识暂时没有需要展览，但也有部分实物有着重要的保存价值，但却因疏于管理而散落在办公室或者个人手中，时间一长很可能因无人维护而遭到破坏或丢失，这是纪念馆实物档案管理的薄弱环节。

2.2 实物档案的征集工作缺乏规范

1）目前大多纪念馆没有设立专门的实物收集制度，没有主动的进行实物收集，致使一些有价值的实物档案流失，对纪念馆来说是一大损失。纪念馆实物档案的齐全与完整也无法获得保障。2）部分档案管理人员收藏意识薄弱，在征集的过程中忽略了收藏的真正目的，致使收集到的实物档案的完整性和真实性没有很好的得到保护。

2.3 对丰富多样的实物档案缺乏分类整合

由于对实物档案管理工作重视不足，部分纪念馆中展览的实物档案既没有专业的档案管理人员又没有标准的档案保存场所，更不具备规范的档案管理制度，导致出现实物档案损坏和丢失的现象。另外由于没有规章制度对实物档案的水准进行界定，导致盲目的收藏。收藏到的实物种类较混乱而且收藏价值较低，降低了收藏的水准，导致纪念馆没有高价值的收藏品，也给实物档案管理增加了负担。

2.4 实物档案管理人员专业素质偏低

通过实地调查笔者发现，有些地方纪念馆的档案管理工作人员素质普遍不高，专业人才相当匮乏，档案管理业务知识缺乏，又无学习积极性，极少同外界交流学习，只是呆板的对实物档案进行基本的管理，无创新无活力，不利于纪念馆实物档案管理事业的发展。另外无专业的维护清洁人员对实物档案进行维护保养，导致其使用寿命缩短。

2.5 部分纪念馆开发利用不足

实物档案的充分开发需要建立在充足的资金、先进的技术以及储备人才的基础上，部分纪念馆在实物档案开发的过程中由于资金不足、缺乏设备和人才而使开发工作受到限制，无力推进。而较多的纪念馆存在“重收藏，轻利用”的现象，致使收集到大量的实物档案但是只是停留在收藏保存上并没有对这些实物档案进行充分的开发和利用，纪念馆只是对实物档案进行展览，方式较单一，使实物档案的作用发挥受限，没有达到应有的推广和传播效果。

3 加强纪念馆实物档案管理的对策

3.1 提升收藏观念，加强对实物档案的重视

要加强对纪念馆实物档案的管理，需要转变原来的薄弱意识，认识到纪念馆实物档案管理的重要性，全面了解实物档案在纪念馆陈列、展览中的重要作用和其他文字所无法替代的地位，加强收藏意识，正确理解收藏的目的和要求，认真进行实物档案收集和管理，为纪念馆提供更具收藏价值和历史意义的实物档案。纪念馆要充分调动档案管理人员的积极性和工作责任心，提高专业素质，积极进行学习交流，在管理方式上不断钻研经验和创新，有计划有步骤的进行实物档案管理工作，确保实物档案的完整性和真实性，为提升实物档案的管理质量提供强大动力和保障。

3.2 建立健全实物档案管理规章制度

无制度不成方圆。规章制度是各项工作有序开展的前提，在制度的约束下才能更好的将规范进行统一。因此纪念馆实物档案的管理要以规章制度的建立健全为前提，规划与实物档案的归档范围并将之不断细化修正，对实物档案的利用准则在制度上加以明确，充分挖掘实物档案的背景故事及历史意义，对实物档案进行充分的利用使其利用价值最大化。通过建立标准和规范明确实物档案的收集范围，使实物档案的安全性与完整性得到最高效率的维护。规章制度要根据纪念馆的实际情况来制定，使制度既有约束力又有可行性。向相关工作人员宣导规章制度，要求严格执行落实相关规章制度，并细化自身职责，使实物档案收集工作规范有序的进行。

3.3 明确收藏范围

收藏的目的是利用这些实物来展示和宣传历史文化和事迹，纪念馆要本着“藏以致用”的原则，结合当地的实际情况，充分理解收藏的目的，在充分了解掌握现有馆藏的基础上对实物档案归档范围进行确定，使之与已有馆藏档案相协调。同时，在收集的过程中注重收集与本馆陈列主题相关的、历史意义深远的、有独特个性和特殊代表意义的实物，形成有收藏特色的纪念馆实物档案。

3.4 强化收集工作

我馆近年来通过各种途径包括新闻媒体、通知文件、工作信函等开展实物档案收集工作取得了可观的成果。极大的丰富了纪念馆文物收藏内容，优化了收藏架构，形成了有特色的纪念馆，党和国家领导及专家对此发表一致好评。简单介绍以下我们的工作方法。首先档案管理人员积极的收集各方面的信息，经常与征集人员及办公室人员做好联络，及时听取工作汇报，对纪念馆各阶段的工作做好整体的把握，总结经验，汇总信息，对实物档案相关信息做好及时的把握和捕捉，主动的将实物档案收集至馆内。注意收集过程中对实物档案的完整性进行妥善的保护，将档案资料分类汇总妥善保管。其次，将馆内收集到实物档案以年为单位向档案室做好报备，并将其送交至档案室保存。如若希望在馆内保留一段时间的，可在收集年内先将实物档案的文字资料送交档案室备查，实物可在馆内继续保留。另外，档案室随时接收个人或部门送交的实物档案，并做好登记及保存管理。对于非馆内赠送的物品，应由接收部门列出物品清单物品交由档案室备案，如无需陈列展览应全部交由档案室保管，不得私自留存。所有实物档案均需有文字说明表示，转移过程中要做好手续交接。

3.5 做好整理分类

对种类繁多的实物档案做好分类管理才能在需要的时候快捷的查找，也便于维护保养工作的顺利开展。在对实物档案进行整理归档时，需要在整体上了解、把握本馆实物档案的特性、种类、数量的基础上，比较分析各实物档案的特性及价值类型，才能更加清晰的归纳划分出具有代表性的实物档案的类别。具体分类方式可分为以三种：一收藏期限划分。收藏期限是根据实物的收藏价值大小来划分的。可分为短期、长期、永久三类，收藏价值越大收藏期限也越长。二根据实物的级别来源对将实物档案进行分类。依此标准，证书类的实物档案可分为国家级、省部级、地市级三类。三是按形态对实物档案进行分类。如证书类、服装类、器具类，等等。将实物编号入册，并附上相应的文字说明，方便检索。

3.6 妥善保管

根据实物的特性对事物进行科学合理的保管以延长其使用年限。按照分类，为实物载体安置合理的保管室陈列室，根据其特性及体积大小合理安置，并加强日常管理和维护工作。特别注意实物档案保存的环境。根据实物档案特性合理控制周围的温湿度及光线强度，使用正确的存放环境来延长实物档案的寿命，避免自然环境对实物档案产生伤害。根据实物档案材质和表现形式的差异来设置针对性的存放库房，改善其存放环境，合理存放。

3.7 制定规范合理利用

藏以致用是实物档案管理的目的。实物档案在纪念馆的利用频率较高的，例如举办一个展览，就需要许多的实物。这就需要管理人员合理利用实物，并对各式各样的实物根据其特性做好管理。由于实物使用多次以后可能会由于挪动，风吹日晒、拍摄等多种原因产生褪色、破损而使实物失去了原有的色彩。可虑到这些因素，对于价值较高或体积大不易挪动的实物可以通过拍摄成照片，制作电子相册，建立照片档案等供使用者利用，以避免或减少对事物造成的伤害。也可将实物的相关信息录入电脑，制作检索目录并打印出来方便查找。而对于体积较大、材质不一的實物，则可以拍摄成照片，建立照片档案，以供利用者利用。

4 小结与展望

实物档案的管理工作是纪念馆各项管理工作中至关重要的部分，合理规范的实物档案管理有助于充分利用实物档案的价值挖掘其文化和历史意义，延长实物档案的使用寿命，提高管理效率，向人们更好的展示实物的价值，有利于纪念馆的长期持续化发展。所以，要从观念上转变意识，加强对纪念馆实物档案的收集和管理工作的重视，为实物档案提供适宜的陈列场所，并进行科学的管理和保护，充分发挥其利用价值，不断强化实物档案管理的管理手段，推动纪念馆更加科学规范合理化的发展。

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作者简介

李文娟（1974-），女，山东菏泽成武，冀鲁豫边区革命纪念馆，大学本科，馆员，研究方向，档案管理。